Esta pantalla administra el maestro de entidades: la ficha única de cada cliente, proveedor o banco. La entidad es una sola para toda la base; desde acá se cargan sus datos y, al darla de alta, el sistema le genera solo sus cuentas corrientes, sus resúmenes y sus lugares de entrega según el tipo de entidad.
Cómo se identifica una entidad
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| TIPO | Obligatorio. El tipo de entidad. Define qué cuentas corrientes y resúmenes se generan. |
| CODIGO DE ENTIDAD | El número de la entidad. En un alta puede asignarse solo, según el tipo. Con la tecla de ayuda buscás una existente: la lista trae sólo las entidades del TIPO que cargaste arriba. Si dejás el tipo vacío, las lista todas. |
Los datos de la cabecera
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Razón Social | Obligatorio. El nombre o razón social. Se escribe siempre en mayúsculas: el campo las fuerza solo. |
| Tipo Entidad | El tipo, repetido. Sirve para reasignar la entidad a otro tipo sin cambiarle el código. |
| Nombre Fantasía | El nombre comercial. También en mayúsculas. |
| Residente | LOCAL o EXTERIOR. Viene en LOCAL. |
| Domicilio Fiscal | Calle, Nro, P. (piso), D. (depto) y TE. (teléfono). |
| Localidad (fiscal) | Obligatorio. De acá sale la provincia: no hay campo de provincia para cargar. |
| Barrio (fiscal) | Se elige de los barrios de esa localidad; si cambiás la localidad, revisá el barrio. |
| C.Postal (fiscal) | Obligatorio. |
| Tipo Domicilio | Urbano o Rural. |
| Domicilio Comercial | El domicilio comercial, si difiere del fiscal. Mismos campos que el fiscal, salvo Tipo Domicilio, que no se repite. |
| Activa | Si la entidad está activa. |
| Fecha y detalle de novedad | La fecha de alta y el motivo del último movimiento. |
| IMP / COP | Impresora y cantidad de copias para imprimir la ficha. Con COP en cero no imprime. |
Los campos de fecha y alta
Arriba a la derecha de los paneles se ven la fecha y hora de creación, que el sistema completa solo y no se editan.
Los paneles
El cuerpo de la pantalla son accesos a paneles de datos. Te parás en cada uno y entrás con la tecla de zoom.
| Panel | Qué se carga ahí |
|---|---|
| Datos Fiscales | Situación impositiva, inscripciones y regímenes. |
| Clasificación | Los nueve ejes por los que se agrupa la entidad. |
| Ordenamiento | Vendedor, zona, ruta, cobrador, transportista, responsables. |
| Datos Comerciales | Lista de precios, condición de pago, modalidad de facturación. |
| Contactos Asociados / Contacto | Contactos de la entidad (CRM). |
| Entregas | Los lugares de entrega de la entidad. |
| Integración Acervus | Datos de cereales, si opera con granos. |
| Complementarios / Atributos | Otros datos y atributos variables. |
| Tipo/Comunicación | Formas de comunicación con la cuenta. |
| Documentos/Identificación | Asociados, responsables y apoderados. |
| Resumenes | Los resúmenes (subdivisiones) de su cuenta corriente. |
| Adjuntos / Novedades / Audit | Documentos, novedades y auditoría. |
Datos Fiscales
El panel más denso. Tiene cuatro bloques.
Situación por impuesto
Cuatro impuestos, todos con la misma forma: la Situación a la izquierda y un acceso a Regímenes a la derecha.
| Bloque | Qué poner en Situación |
|---|---|
| I.V.A. | La situación de IVA de la entidad. Es la más importante: de ella depende qué tipos de documento podés usar en Identificación. |
| GANANCIAS | La situación frente a Ganancias. |
| S.U.S.S. | La situación frente al S.U.S.S. |
| SELLADOS | La situación frente a Sellados. |
Identificación — las inscripciones
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Tipo Doc | Obligatorio. El tipo de documento tributario. La lista depende de la situación de IVA. |
| (número) | El número del documento. Si el tipo es CUIT o CUIL, el sistema valida el dígito verificador; con otros tipos, no. |
| Vencimiento | Fecha de vencimiento de la constancia. |
| Inicio de Actividad | Fecha de inicio de actividades. |
| ID Tributo | La identificación tributaria del exterior, para entidades no residentes. |
| V.A.T. | El número de VAT del exterior. |
Actividad
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Actividad Principal | El código de actividad principal. |
| Actividad Secundaria | La secundaria, si tiene. |
| Tipo Persona | El tipo de persona ante AFIP. |
| Integrantes | Zoom: los participantes, si la entidad es una sociedad de hecho. |
Ingresos Brutos y Municipios
Estos dos no tienen una situación única, porque dependen de la jurisdicción.
| Acceso | Qué se carga |
|---|---|
| Datos (I.I.B.B.) | Una fila por provincia: situación, número de inscripción y número de agente de retención. Entran las 26 jurisdicciones. |
| Convenio | El convenio multilateral CM05 de la entidad. |
| Porcen (I.I.B.B.) | Los porcentajes de IIBB vigentes a hoy. |
| Datos (Municipios) | Una fila por localidad: situación, número de inscripción y de agente. Entran hasta 100. |
| Porcen (Municipios) | Los porcentajes municipales vigentes a hoy. |
Los regímenes
Cada impuesto tiene su acceso a Regímenes, y todos funcionan igual: arriba una excepción global y abajo una grilla de regímenes, hasta 30 renglones.
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Excepción Global % | Un porcentaje de excepción que aplica a todo el impuesto. |
| Valido hasta | Hasta cuándo rige esa excepción global. |
| Regimenes | El régimen. No se puede repetir dentro del mismo impuesto. |
| % Aplica | El porcentaje que se aplica en ese régimen. |
| Excepción (% y fecha) | El porcentaje de excepción del régimen y su vigencia. |
En IVA, I.I.B.B. y Municipales la grilla está partida en dos mitades: PERCEPCIONES y RETENCIONES, cada una con su propio % aplicado y su excepción. En Ganancias, S.U.S.S. y Sellados hay una sola columna, porque esos impuestos sólo se retienen.
Datos Comerciales
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Lista de Precio | La lista de precios por defecto de la entidad. El cuadrito abre las listas alternativas. |
| Condicion de Pago | La condición de pago por defecto. El cuadrito, las condiciones alternativas. |
| Formas de Pago | La forma de pago habitual. El cuadrito, las alternativas. |
| Dias de Gracia | Días de gracia sobre la condición de pago. |
| Operaciones | Zoom: los tipos de operación habilitados para la entidad. |
| Sucursales | Zoom: las sucursales habilitadas. |
| Beneficiario de Pago | A nombre de quién se emite el pago, si no es la razón social. |
| Dias de Pago | Días que se suman para calcular la fecha de pago. |
| Comisiona | Si la entidad genera comisión. |
| Intereses | Zoom: los intereses configurados para la entidad. |
| Modalidad de Facturacion | Cómo se agrupan los comprobantes: Un solo comprobante, Uno por Familia/SubFamilia, Uno por Rubro o Marca o Uno a uno. |
| Prioridad de Entrega | El orden de prioridad en las entregas. Viene en 9999, que es la prioridad más baja. |
Clasificación
Nueve ejes independientes, todos opcionales salvo que tu instalación los haya marcado como obligatorios. Ninguno depende de otro.
| Campo | Para qué |
|---|---|
| Categoría | Corte principal de la entidad. |
| Clasificación | Segundo corte libre. |
| Calificación | Tercer corte libre. |
| Actividad | La actividad comercial de la entidad. |
| Nivel Tecnologico | Nivel tecnológico del cliente. |
| Potencial | Potencial comercial. |
| Organizacion | Tipo de organización. |
| Canales de Ventas | El canal por el que opera. Es el mismo catálogo de canales que usan los productos. |
| Clasif de Comprobante | Clasificación de comprobantes que le corresponde. |
| U. de Negocio | La unidad de negocio. |
Ordenamiento
Define quién atiende a la entidad y por dónde se la reparte.
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Zona de Distribución | La zona de reparto. El cuadrito abre las zonas alternativas. |
| Sector | El sector dentro de la zona. |
| Ruta | La ruta de reparto. |
| Vendedor | El vendedor asignado. El cuadrito, los vendedores alternativos. |
| Cobrador | El cobrador asignado. |
| Comprador | El comprador asignado, para entidades proveedoras. |
| Transportista | El transportista habitual. |
| Resp.Administrativo | El responsable administrativo. |
| Responsable Tecnico | El responsable técnico. |
| Analista de Cuenta | El analista asignado a la cuenta. |
| Consignatario | El consignatario, si corresponde. |
| Comision Vendedores / Zonas / R.Tecnicos | Los grupos de comisión que aplican. |
Entregas
| Campo | Qué controla |
|---|---|
| Utiliza Lugar de Entrega | Si la entidad maneja lugares de entrega. |
| Obliga Lugar de Entrega | Si cargar el lugar de entrega es obligatorio en sus comprobantes. |
| Nuevo | Zoom: da de alta un lugar de entrega. |
Abajo se listan los lugares cargados —hasta 1000, se ven 10— con su código y descripción, la localidad y el vendedor asignado.
Resúmenes
| Campo | Qué controla |
|---|---|
| Limite de Credito x Resumen | Si el límite de crédito se controla por resumen en lugar de por entidad. |
| Nuevo | Zoom: da de alta un resumen. |
Abajo se listan los resúmenes de la entidad —hasta 900, se ven 9— con su código, nombre y dirección.
Qué genera el alta automáticamente
Al dar de alta la entidad, el sistema crea solo, según el tipo:
- Sus cuentas corrientes por empresa (ver Entidad y cuenta corriente).
- Sus resúmenes por defecto (ver El resumen de cuenta corriente (RES)).
- Sus lugares de entrega por defecto, si está configurado para eso.
Roles: cliente, proveedor, banco
Una misma entidad puede cumplir varios roles a la vez (cliente, proveedor, banco, productor, transportista, exportador…). No hace falta cargarla dos veces: se marcan sus roles y el sistema le arma la cuenta corriente que corresponde a cada uno.
Modificar y borrar
Para modificar, traé la entidad, cambiá lo que necesites y Procesar. La modificación rehace la entidad y sus datos asociados.
Para borrar, traé la entidad y usá la tecla de borrado. Una entidad no se puede borrar si tiene comprobantes o lugares de entrega cargados.
Mensajes del sistema
| Mensaje | Qué pasó |
|---|---|
la entidad %ld no existe | Se intentó abrir directo una entidad que no existe. |
ya existe el registro | El código que intentás dar de alta ya está usado. |
la cuit es incorrecta | El CUIT no pasa la validación. |
la entidad ha sido modificada desde otra pantalla, presione <F8> para recargar los datos | Otra sesión modificó la entidad. Recargá con F8 antes de grabar. |
la unidad de negocio de la cuenta corriente y tipo de entidad son distintas | El tipo de cuenta corriente y el tipo de entidad no coinciden en unidad de negocio. |
la entidad posee comprobantes ingresados | No se puede borrar: ya tiene movimientos. |
la entidad posee lugares de entregas | No se puede borrar: primero hay que quitar sus lugares de entrega. |
la categoria es obligatoria (y clasificación, calificación, actividad, vendedor, zona, etc.) | Falta un dato marcado como obligatorio para las entidades. |
la senial de es cliente es obligatoria / es proveedor es obligatoria | Hay que indicar si la entidad es cliente y/o proveedor. |
no se pudo ejecutar la sentencia | Falló la apertura de una pantalla auxiliar (un lugar de entrega, un resumen, una variante). Anotá el texto completo y pasalo a soporte. |
no se leyo la localidad %ld | Al generar los lugares de entrega por defecto no se encontró la localidad del domicilio. Revisá la localidad de la entidad. |
Problemas frecuentes
No me deja grabar y pide una categoría / vendedor / zona. Tu instalación tiene esos datos marcados como obligatorios para las entidades. Completá el que falta en el panel correspondiente (Clasificación u Ordenamiento).
No me deja borrar la entidad. Tiene comprobantes o lugares de entrega. Es a propósito: borrarla dejaría esos movimientos sin titular.
Estoy dando de alta y los accesos de Entregas, Resúmenes y los cuadritos de variantes no hacen nada. Es lo esperado: funcionan sólo sobre una entidad ya grabada. Terminá el alta, grabá, volvé a traer la entidad y ahí sí entrás a esos paneles.
El Tipo Doc no me ofrece el que necesito. La lista se filtra por la situación de IVA. Cargá primero la situación correcta en Datos Fiscales y volvé al campo.
Cambié la localidad y el barrio quedó mal. El barrio se elige entre los de la localidad. Al cambiar la localidad hay que volver a elegirlo.
Cargué la entidad pero no le puedo hacer comprobantes de cuenta corriente. Revisá el tipo de entidad y que exista la cuenta contable del tipo de cuenta corriente. Ver Entidad y cuenta corriente.
El IIBB de un cliente sale distinto de lo esperado. Revisá su situación de Ingresos Brutos en la provincia de entrega, y el lugar de entrega del comprobante.
Preguntas frecuentes
¿La entidad es lo mismo que la cuenta corriente? No. La entidad es el sujeto (quién es); la cuenta corriente es su saldo por empresa y tipo. Una entidad tiene una o varias cuentas corrientes.
¿Tengo que cargar dos veces a alguien que es cliente y proveedor? No. Es una sola entidad con los dos roles marcados.
¿Por qué al dar de alta aparecieron cuentas y resúmenes que no cargué? Los genera el sistema según el tipo de entidad. Es lo esperado.
¿Para qué sirve el cuadrito que aparece al lado de algunos campos? Abre las variantes de ese dato para la entidad: el campo de la izquierda es el valor general y el cuadrito, las excepciones —normalmente por empresa o sucursal—. Están en Datos Comerciales (lista de precios, condición y forma de pago, operaciones, sucursales, intereses) y en Ordenamiento (zona, vendedor, transportista, comprador, responsables).
¿Dónde cargo el límite de crédito? No está en Datos Comerciales. Se maneja aparte y admite dos líneas de crédito independientes. Ver Límites de crédito.
¿Tengo que cargar una fila de Ingresos Brutos por cada provincia del país? No: sólo por las jurisdicciones donde la entidad tenga actividad o reciba mercadería. Las que no cargues quedan sin situación definida.
¿Cuál es la diferencia entre la excepción global y la del régimen? La global alcanza a todo el impuesto; la del renglón, sólo a ese régimen. Si el caso es puntual, usá la del régimen.