Maestro de Clientes

ccg5105 — Cobranzas → Configuracion → Entidades

También se llega desde Compras → Configuracion → Entidades: es la misma pantalla.

Esta ficha explica el circuito y las decisiones. Para el detalle de cada campo, pantalla por pantalla, está la ayuda de pantalla ccg5105.

El cliente no existe: existe la entidad

Lo primero que hay que entender, porque cambia cómo se trabaja: el sistema no tiene un maestro de clientes. Tiene un maestro de entidades, único para toda la base, y el “cliente” es uno de los roles que una entidad puede cumplir.

Una misma entidad puede ser a la vez cliente, proveedor, banco, productor, transportista o exportador. No se carga dos veces: se le marcan los roles y el sistema le arma lo que corresponde a cada uno.

Consejo

Antes de dar de alta un cliente nuevo, buscalo por CUIT. Es muy común que ya exista cargado como proveedor o como transportista. Si lo duplicás, terminás con dos cuentas corrientes para la misma persona y ninguna refleja la realidad.

Cómo se identifica

Dos datos la definen: el tipo de entidad y su código.

El tipo no es una etiqueta descriptiva: decide qué cuentas corrientes y qué resúmenes se le generan. Elegirlo mal no se arregla cambiándolo después, porque para entonces ya se generó toda la estructura de cuentas.

El código puede asignarse solo según el tipo, o escribirse a mano.

Qué hace el sistema cuando grabás el alta

Esto es lo que más sorprende la primera vez: al confirmar el alta, el sistema crea solo varias cosas que vos no cargaste.

• Sus cuentas corrientes por empresa, según el tipo de entidad. Ver Entidad y cuenta corriente.
• Sus resúmenes por defecto. Ver El resumen de cuenta corriente.
• Sus lugares de entrega por defecto, si la instalación está configurada así.

Nota

Que aparezcan cuentas y resúmenes que no cargaste es lo esperado, no un error.

También sale una notificación por mail en cada alta, modificación y baja.

Las decisiones que se toman una sola vez

Hay cinco datos que conviene pensar antes de grabar, porque después cuestan caro.

1. La situación de IVA, antes que el documento

La situación de IVA filtra qué tipos de documento tributario podés elegir. Si cargás el documento primero y después corregís la situación, te puede quedar un tipo que ya no corresponde y nadie te avisa.

El CUIT no siempre se valida

El sistema controla el dígito verificador sólo cuando el tipo de documento es CUIT o CUIL. Con cualquier otro tipo, el número entra tal como lo escribas. Un CUIT cargado bajo un tipo de documento equivocado pasa sin control y aparece años después, cuando se rechaza una factura electrónica.

2. La localidad define la provincia

No hay campo de provincia: se deriva de la localidad del domicilio fiscal. Es una decisión de diseño del sistema, no una omisión de la pantalla.

Una localidad mal cargada rompe los impuestos

De la provincia depende qué percepción y qué retención de Ingresos Brutos se le calcula a la entidad. Si la localidad está mal, el impuesto sale mal, y se descubre cuando el cliente rechaza el comprobante.

El barrio se elige entre los de esa localidad: si cambiás la localidad, volvé a elegir el barrio.

3. Una fila de Ingresos Brutos por cada jurisdicción

La situación de IIBB no es un dato único: se carga por provincia. Lo mismo la de municipios, que se carga por localidad.

Si la entidad opera o recibe mercadería en varias provincias y sólo cargaste una, en las demás el sistema no sabe qué situación aplicarle. No hace falta cargar las 26 jurisdicciones: sólo aquellas donde la entidad tenga actividad real. Ver Lugar de entrega.

4. La modalidad de facturación

Define si un pedido se convierte en una factura o en varias. Las opciones van desde un solo comprobante hasta uno por renglón.

Precaución

Uno a uno emite un comprobante por cada renglón del pedido. En un pedido grande son decenas de comprobantes. Confirmalo con el cliente antes de activarlo.

5. El crédito: por entidad o por resumen

Por defecto el límite de crédito se controla contra el total de la entidad. Hay una marca que lo cambia y pasa a controlarse contra cada resumen por separado.

Cambia el nivel del control, no el monto

Con el control por resumen, un mismo cliente puede quedar habilitado en una sucursal y bloqueado en otra. Es lo correcto para cadenas cuyas sucursales se manejan independientes, y es un problema si se activa sin querer en un cliente común.

Los montos de crédito no se cargan en esta pantalla: se manejan aparte y admiten dos líneas independientes. Ver Límites de crédito.

Lo que se carga en otras pantallas

La pantalla de entidades es un centro de acceso: varios datos se cargan desde ella pero viven en pantallas propias.

Dato	Cómo se llega
Lugares de entrega	Desde el panel de Entregas, con Nuevo. La lista del panel no se edita.
Resúmenes	Desde el panel de Resúmenes, con Nuevo. Tampoco se edita en la lista.
Variantes por empresa o sucursal	Los cuadritos al lado de lista de precios, condición de pago, zona, vendedor y varios más.
Límites de crédito	Aparte, ver el link de arriba.

Precaución

Todos esos accesos funcionan sólo sobre una entidad ya grabada. Durante el alta no hacen nada. Terminá el alta, grabá, volvé a traer la entidad y recién ahí entrás.

Los ejes de clasificación

La entidad se agrupa por nueve ejes independientes —categoría, clasificación, calificación, actividad, nivel tecnológico, potencial, organización, canal de ventas y unidad de negocio— más el ordenamiento comercial: vendedor, zona, ruta, cobrador, transportista y responsables.

Ninguno depende de otro y todos son opcionales, salvo que tu instalación los haya marcado como obligatorios. Si al grabar el sistema te pide una categoría o un vendedor, es eso.

Nota

El canal de ventas de la entidad sale del mismo catálogo que el canal de los productos. Ver Cómo se agrupa el catálogo.

Modificar y borrar

Para modificar, traés la entidad, cambiás y confirmás. La modificación rehace la entidad y sus datos asociados, así que los cambios de razón social, CUIT o domicilio bajan solos a todas sus cuentas corrientes y resúmenes.

Consejo

Corregí siempre en la entidad, nunca en cada cuenta corriente por separado.

Una entidad no se puede borrar si tiene comprobantes o lugares de entrega cargados. Es a propósito: borrarla dejaría movimientos sin titular.

Problemas frecuentes

Cargué el cliente pero no le puedo hacer comprobantes de cuenta corriente. Revisá el tipo de entidad y que exista la cuenta contable del tipo de cuenta corriente. Ver Entidad y cuenta corriente.

El IIBB de un cliente sale distinto de lo esperado. Revisá su situación de Ingresos Brutos en la provincia de entrega, y el lugar de entrega del comprobante.

No me deja grabar y pide una categoría, un vendedor o una zona. Tu instalación los tiene marcados como obligatorios. Se completan en los paneles de Clasificación y Ordenamiento.

Tengo el mismo cliente cargado dos veces. Pasa cuando ya existía como proveedor y se lo dio de alta de nuevo como cliente. No hay una fusión automática: hay que decidir cuál queda y migrar los movimientos, y eso conviene consultarlo con soporte antes de tocar nada.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que cargar dos veces a alguien que me compra y me vende? No. Es una sola entidad con los dos roles marcados.

¿Puedo cambiarle el tipo a una entidad ya cargada? Hay un campo para reasignar el tipo, pero tené presente que las cuentas corrientes y los resúmenes ya se generaron con el tipo anterior. No es una operación inocente.

¿Dónde marco que es transportista? Entre los roles de la entidad. Recién ahí aparece disponible para elegirla como transportista en otras entidades.

¿La entidad es lo mismo que la cuenta corriente? No. La entidad es el sujeto; la cuenta corriente es su saldo por empresa y tipo. Una entidad tiene una o varias.

Ver también

• Ayuda de pantalla ccg5105 — el detalle campo por campo de todos los paneles.
• Entidad y cuenta corriente — qué se genera al dar de alta.
• El resumen de cuenta corriente — cómo se subdivide la cuenta.
• Límites de crédito — dónde se cargan los montos.
• Lugar de entrega — su efecto en los impuestos.
• Carga de Proveedores — la misma pantalla, mirada desde Compras.
• Regímenes de Retención y Percepción — cómo se parametrizan los regímenes.