Casos resueltos de Compras (2)

Consultas que llegaron a la mesa de ayuda sobre Compras y cómo se resolvieron. Cada caso sale de un ticket real, escrito de forma general y sin datos del cliente.

Nota

Si tu configuración es distinta, el resultado puede cambiar. Ante la duda, consultá a la mesa de ayuda con el caso a mano.

¿Cómo consultar el saldo pendiente y vencimientos de comprobantes de compras en la base de datos?

Se necesita consultar la aplicación, saldo a pagar y fecha de vencimiento de las facturas de compras en la base de datos.

Cómo funciona. Un comprobante puede tener más de un vencimiento. Para consultar esto en la base de datos, se utiliza la tabla de hechos FACT_APLIFIN, la cual contiene el comprobante con su importe y todas sus aplicaciones financieras. Haciendo la sumatoria por codemp_id, codcom_id, codtal_id y numero, se obtiene el pendiente financiero. Si el comprobante posee más de un vencimiento, los registros se diferencian por el campo renglon; la fecha contable está en el campo fecha y la de vencimiento en fecvto. Además, la tabla de hechos fact_pendientes_financiero contiene los comprobantes pendientes de aplicar abiertos por vencimiento.

¿Cómo consultar órdenes de compra y facturas anticipadas pendientes por sector o familia?

Se necesita consultar qué artículos o servicios están pendientes de recepción tras haber generado la orden de compra, filtrando según el sector o la familia de artículos.

Qué hacer.

1. Para consultar órdenes de compra pendientes, ingresá a Compras → Consultas y Reportes → Consultas de Ordenes de Compras (consodc) y ejecutá la consulta modificando el rango de fechas.
2. Para consultar facturas anticipadas, ingresá a Compras → Consultas y Reportes → Consultas de Facturas (consfcc) y en los filtros seleccioná en el campo comprobante la opción 2314 - FACTURA - Anticipada.
3. Otra opción disponible es ir a Compras → Posiciones de Stock y Pendientes (sto3334).
4. Para compras de artículos no productivos, filtrá por Talonario.
5. Para compras de artículos productivos, filtrá por familia de productos.

Cómo funciona. Para compras no productivas se puede filtrar por talonario ya que existen talonarios separados. Para compras productivas no hay talonarios de órdenes de compra separados, por lo que se debe filtrar por familia de productos.

¿Por qué me da error al hacer una orden de compra de un producto?

Al intentar realizar una orden de compra para un producto creado, el sistema no lo permite.

Por qué pasa. El producto es inventariable (tiene una familia diferente a la de productos no inventariables) y se está intentando ingresar una orden de compra no inventariable.

Qué hacer.

1. Ingresá por la opción de orden de compra inventariable en lugar de la no inventariable.

Cómo funciona. Los productos inventariables requieren realizar una orden de compra inventariable. Si el producto tiene una familia distinta a la de no inventariables, el sistema no permitirá procesarlo a través de un circuito no inventariable.

Cómo cargar vencimientos manualmente en una factura de proveedor

Se necesita procesar una factura con vencimientos personalizados o manuales, como una póliza de seguro anual.

Qué hacer.

1. Cargá la factura indicando la condición de pago 499 Cta.Cte. - Proveedores.
2. En el subformulario de Vencimientos (VENCIM), armá los vencimientos en forma manual.

Cómo funciona. Al registrar una factura con la condición de pago 499 Cta.Cte. - Proveedores, el sistema habilita la posibilidad de definir manualmente la grilla de vencimientos desde el subformulario VENCIM.

¿Cómo registrar una factura que contiene únicamente el importe de IVA?

Se necesita ingresar al sistema una factura donde solo se debe registrar y liquidar el importe del IVA.

Por qué pasa. La operación inicial se registró sin IVA y posteriormente se emite un comprobante exclusivo por el impuesto.

Qué hacer.

1. Ingresá el comprobante como factura financiera.
2. Cargá un importe gravado.
3. Cargá el IVA correspondiente.
4. Ingresá un importe no gravado en negativo por el mismo valor del gravado para que el total del comprobante sea solo el importe del IVA.

Cómo funciona. Al registrar una factura financiera, podés compensar el importe gravado cargando un valor no gravado en negativo. De esta forma, el total del comprobante refleja únicamente el monto del IVA.

¿Por qué no trae los datos al querer generar una orden de compra desde un pedido de cotización?

Al intentar generar la orden de compra en gastos a recuperar, el sistema no trae la información.

Por qué pasa. Se está intentando ingresar por la opción de orden de compra de no inventariables cuando corresponde ingresar por órdenes de compra de productos.

Qué hacer.

1. Ingresá por la opción de órdenes de compra de productos (orden de compra productiva) en lugar de la de no inventariables para poder aplicar el pedido de cotización.

Cómo funciona. Al aplicar un pedido de cotización, debés ingresar por órdenes de compra de productos (productiva) y no por la opción de no inventariables.

¿Por qué el sistema no calcula diferencia de cambio en los conceptos de varios?

Al registrar una factura aplicando a un aviso de recepción, el sistema calcula la diferencia de cambio para los productos pero no para los conceptos de varios.

Por qué pasa. La diferencia de cambio solo se aplica a los renglones de productos al cruzar los renglones de la recepción con la factura. El sistema no realiza este cálculo sobre renglones de varios o conceptos.

Qué hacer.

1. Si necesitás que no queden diferencias, podés registrar la factura utilizando el mismo tipo de cambio de la recepción.

Cómo funciona. El cálculo de diferencia de cambio está implementado únicamente para los renglones de productos. Los renglones correspondientes a conceptos de varios no generan diferencia de cambio al vincular la factura con la recepción.

¿Por qué el sistema procesa de nuevo un comprobante contabilizado y no toma la fecha de vencimiento?

Al procesar un comprobante no salta error de que ya está contabilizado y no se registra la fecha de vencimiento.

Por qué pasa. El comprobante cargado previamente posee un CUIT o contraparte diferente al nuevo, por lo que no lo reconoce como duplicado. Además, el archivo importado no contiene la columna o dato de fecha de vencimiento.

Cómo funciona. El sistema diferencia los comprobantes según el CUIT o la contraparte asignada. Si un comprobante tiene un CUIT distinto al que ya está registrado, lo vuelve a procesar sin marcarlo como duplicado. Para que la fecha de vencimiento sea tomada durante la importación, ese dato debe estar presente en el archivo de origen.

¿Por qué no se cancela el saldo de la cuenta de mercadería pendiente de recibir al hacer la recepción de una factura anticipada?

Al realizar la recepción de la mercadería de una factura anticipada, no se cancela el saldo de la cuenta de mercadería pendiente de recibir.

Por qué pasa. La recepción fue ingresada como una recepción normal sobre la orden de compra en lugar de cargarse como recepción anticipada para aplicar a la factura.

Qué hacer.

1. Cargá la recepción como anticipada para que aplique a la factura anticipada y revierta el saldo de la cuenta de mercadería pendiente de recibir contra la cuenta de gasto.

Cómo funciona. Si se carga la recepción como normal, el sistema la aplica al pendiente de la orden de compra y no a la factura anticipada, por lo que no se realiza la reversión contable entre la cuenta de mercadería pendiente de recibir y la cuenta de gasto.

¿Cómo cargar una factura de compras si el stock del período ya está cerrado?

El sistema no permite grabar la factura porque ya se realizó el cierre de stock correspondiente a ese período.

Por qué pasa. El período de stock en el que se quiere registrar el comprobante ya fue cerrado.

Qué hacer.

1. Tenés dos opciones para proceder:
2. Opción 1: Borrar el cierre de stock, cargar la factura y volver a correr y cerrar el stock.
3. Opción 2: Cargar la factura con fecha contable del mes siguiente e ingresar la fecha original en el ZOOM de datos originales.

Cómo funciona. El cierre de stock solo contempla comprobantes del mes correspondiente, por lo que no genera problemas con comprobantes o facturación de meses posteriores.

¿Por qué no puedo ingresar la condición de pago en una factura de contado?

No aparece el campo para seleccionar la forma o condición de pago al cargar un comprobante y talón de contado.

Por qué pasa. El comprobante es para la carga de facturas de contado, por lo que no lleva condición de pago ni genera vencimientos al no ir a la cuenta corriente.

Dónde. Compras

Qué hacer.

1. Para ingresar un comprobante con condición de pago, cargá una factura financiera desde el menú de compras.
2. Aplicá la factura financiera mediante una orden de pago.

Cómo funciona. Los comprobantes de contado no utilizan condición de pago porque no tienen vencimientos ni afectan la cuenta corriente. Si necesitás registrar una factura con condición de pago, debés hacerlo mediante una factura financiera en el menú de compras y luego aplicarla a través de una orden de pago.

¿Cómo se calcula el costo de Agencia Marítima en la composición de costo importado?

Dudas sobre cómo se calcula el importe de Agencia Marítima y sobre qué monto se aplica el porcentaje adicional.

Cómo funciona. El cálculo de Agencia Marítima se obtiene de la suma de Gastos de Origen, Flete y Gastos Forwarder, más un 5% aplicado sobre la suma de esos tres conceptos. Si el flete está en euros, se hace la conversión a dólares según las cotizaciones.

¿Cómo parametrizar la composición de un producto importado con distintas condiciones de entrega?

Se necesita saber qué condición de entrega definir como estándar al parametrizar la composición de un producto importado que se le compra a distintos proveedores.

Cómo funciona. Al definir el estándar de un producto en el sistema, tenés que tomar como base la mejor forma de comprarlo, respetando cantidad, plazo de entrega y precio. Si la mayoría de las compras se hacen bajo una condición determinada, usá esa condición como estándar. Si las compras se dividen en partes iguales entre distintas condiciones, conviene elegir como estándar la opción más barata, siempre que cumpla con los plazos y volúmenes requeridos.

¿Cómo eliminar una devolución por error y qué efectos tiene en el stock y las facturas?

Se registró una devolución por error que generó remito y se aplicó a una factura.

Qué hacer.

1. Para eliminar la devolución, presionar F6.

Cómo funciona. Al eliminar la devolución mediante F6, el stock vuelve al depósito y se libera la aplicación de stock sobre la factura. El pago de la factura (aplicación financiera) es independiente de la devolución (aplicación de stock), por lo que el pago puede realizarse de todas formas.

¿Por qué el sistema no permite modificar una factura de importación aplicada por recepciones?

No se puede modificar una factura de importación.

Por qué pasa. El comprobante ya fue aplicado por recepciones.

Dónde. Maestro de usuarios

Qué hacer.

1. Andá al maestro de usuarios.
2. Habilitá el permiso para regrabar comprobantes aplicados.

Cómo funciona. El sistema impide modificar comprobantes que ya fueron aplicados por recepciones. Para poder modificar o regrabar este tipo de comprobantes, el usuario debe contar con el permiso correspondiente habilitado en el maestro de usuarios.

¿Por qué no puedo descargar una orden de compra?

No se puede descargar una orden de compra.

Por qué pasa. A la orden de compra le falta la segunda autorización (aprobación económica).

Qué hacer.

1. Verificá que la orden de compra cuente con la segunda autorización (aprobación económica) realizada por un usuario autorizado.

Cómo funciona. No es posible descargar la orden de compra si todavía tiene pendiente la segunda autorización (aprobación económica).

¿Cómo registrar devoluciones a proveedores sin retorno o por reposición por deficiencias?

Dudas sobre el circuito documental y contable para realizar devoluciones de mercadería a un proveedor internacional.

Qué hacer.

1. Para devoluciones sin retorno (donde se le factura la mercadería defectuosa al proveedor): realizar un pedido de venta, el remito y la factura de venta.
2. Para reposición por deficiencias: cargar un remito de devolución al proveedor (comprobante 7228, talonario 7291) aplicando a la recepción. Esto da de baja el inventario y libera la factura para volver a aplicarla con la próxima recepción.

Cómo funciona. En el caso de reposición por deficiencias, emitir el remito de devolución al proveedor da de baja el stock y destraba la factura original para que pueda vincularse al nuevo ingreso de mercadería reacondicionada.

¿Cómo realizar una Liquidación por Cuenta y Orden (NLP)?

El usuario necesita conocer los pasos para realizar una liquidación por cuenta y orden, si puede agrupar facturas, por qué el margen da negativo y si puede emitirla con fecha anterior.

Qué hacer.

1. Ingresá a Compras → Cuenta y Orden → Liquidaciones por Cuenta y Orden, en la liquidación por cuenta y orden normal que corresponda (por cantidad o por peso).
2. Seleccioná las facturas que corresponden a la liquidación.

Cómo funciona. Podés realizar una liquidación agrupando varias facturas siempre que pertenezcan a la misma entidad a la que se le emite la liquidación. Podés modificar porcentaje, cantidad y precio según corresponda. Si el margen de ganancia da negativo, significa que el costo es mayor al precio de venta. No podés emitir la liquidación con fecha de meses anteriores porque debe ser autorizada por ARCA y no lo permitirá.

Ver también

• Casos resueltos de Compras (1) — la hoja anterior.
• Guías de Compras — procesos, operación y configuración del módulo.
• Mensajes de Error — qué hacer con cada mensaje del sistema.