Cómo se arma el asiento de un comprobante con productos

Cuando confirmás una factura, un remito, una orden de compra o un ajuste de stock, el sistema arma solo el asiento contable. Vos no cargás cuentas: cargás productos, cantidades y precios. Las cuentas ya estaban configuradas antes.

Esta ficha explica de dónde sale cada cuenta y qué renglones aparecen en el asiento, para que cuando algo salga raro sepas dónde mirar.

La idea de fondo

El sistema no tiene una “cuenta de ventas” y listo. Tiene una grilla de imputaciones que se busca por siete datos a la vez:

empresa + comprobante + talonario + familia + subfamilia + rubro
       + situación de IVA del cliente + tipo de canje

Cuando encontrás una fila de esa grilla, no encontrás una cuenta: encontrás quince casilleros — neto, IVA, descuento, IVA del descuento, exento, bonificación, financiación, recargo, bienes de cambio, costo de mercadería vendida y varios más. Cada casillero es el que se va a usar para ese tipo de importe.

Nota

Familia, subfamilia y rubro salen del producto. Situación de IVA sale del cliente o proveedor. El tipo de canje sale de la condición de pago. Por eso la misma factura puede imputar distinto según a quién se la hagas.

Dónde se configura

Menú: Configuracion General → de Comprobantes → Imputaciones Automaticas → Imputaciones Automaticas de Stock

Programa	Qué carga	Cuándo lo usás
sto5310 Imputaciones por Comprobantes	La grilla completa para un comprobante y talonario concretos.	Es la principal. Empezá siempre por acá.
sto5320 Imputaciones por Productos	Excepciones para un producto puntual (o una variedad puntual).	Cuando un producto tiene que ir a otra cuenta que el resto de su familia.
sto5300 Imputaciones Genéricas	Una grilla con nombre que después asociás a varios comprobantes. Tiene ficha propia.	Cuando muchos comprobantes comparten la misma imputación y no querés repetirla.
sto5311 Conceptos aplicados	Imputación de los conceptos varios (fletes, gastos, seguros).	Para los renglones que no son productos.
sto6100 / sto6110 Conceptos por Defecto	Conceptos que se agregan solos al comprobante.	Configuración inicial del circuito.

En sto5310, los dos botones

Cada fila de la grilla tiene dos botones al final:

• CTAS — las cuentas del comprobante: Neto Gravado, IVA, Descuento, IVA Descuento, Exento, Bonificación, Financiación, Recargo.
• COST — las cuentas de costo: B. de Cambio, V. de Precio, R. x Tenencia, C.M.V., Ajuste C.M.V., ContraPartida, D. de Cotiz.

En cada casillero cargás cuatro cosas:

Campo	Qué poner
Cuenta	Obligatorio si querés que ese importe se contabilice. La cuenta contable del plan. Si la dejás vacía, ese tipo de importe simplemente no genera renglón.
UNeg	La unidad de negocio. Si la dejás vacía, se toma la del talonario o la del comprobante.
Conc	El concepto general — es lo que después clasifica el renglón en los subdiarios de IVA (neto gravado, exento, IVA débito…).
C.Costo	El centro de costo. Si lo dejás vacío, el sistema lo deduce (ver más abajo).
S.Cta	Sólo si la cuenta lleva cuenta corriente: a qué entidad se imputa. Vacío = la del comprobante.

Cómo busca el sistema

Esto es lo que más confunde cuando una imputación “no aparece”. La búsqueda es en cascada, de lo más específico a lo más general.

Paso 1 — la grilla del comprobante

Con empresa, comprobante y talonario fijos, prueba dieciséis combinaciones apagando de a uno, y en este orden de prioridad:

1. familia + subfamilia + rubro + sit.IVA + canje
2. familia + subfamilia + rubro + sit.IVA
3. familia + subfamilia + rubro            + canje
4. familia + subfamilia + rubro
...
16. familia (todo lo demás vacío)

La familia nunca se apaga. Se queda con la primera que encuentra.

Consejo

Cargá una fila sólo con la familia, con todo lo demás vacío, como red de seguridad. Va a atajar cualquier producto de esa familia que no matchee una fila más específica.

Paso 2 — si no encontró, las genéricas

Si ninguna de las dieciséis dio resultado, busca si el comprobante está asociado a una imputación genérica de sto5300, y repite ahí la misma cascada de dieciséis. Primero busca la asociación para ese comprobante y talonario; si no la hay, para ese comprobante con cualquier talonario.

Paso 3 — el retoque por producto

Encontrada la fila (por cualquiera de los dos caminos), busca en sto5320 si ese producto tiene excepción. Primero con la variedad exacta del renglón, después sin variedad.

Si la encuentra, pisa las cuentas de neto, IVA, descuento, IVA de descuento, exento y bonificación. Las cuentas de costo (bienes de cambio, C.M.V., contrapartida) no se pisan: sto5320 no las tiene.

Precaución

Si cargaste sto5320 para un producto esperando cambiarle la cuenta de bienes de cambio, no va a pasar nada. Esa cuenta sólo sale de sto5310 o de sto5300.

Qué renglones salen

Un renglón gravado

Por cada producto gravado el sistema puede llegar a emitir hasta siete renglones:

Renglón	Cuenta que usa	Cuándo aparece
Neto	Neto Gravado	siempre
Financiación	Financiación	si el renglón tiene interés y la cuenta es distinta de la de neto
Recargo	Recargo	si el renglón tiene recargo y la cuenta es distinta de la de neto
Bonificación	Bonificación	si el precio facturado es menor al de lista
IVA	IVA	si hay alícuota
Descuento	Descuento	si hay descuento global
IVA del descuento	IVA Descuento	si hay descuento y alícuota

La bonificación es la diferencia entre el precio original del renglón y el precio efectivamente facturado. Se contabiliza aparte: el neto va por el precio de lista y la bonificación lo baja. Si no cargaste la cuenta de bonificación, todo queda neteado en el renglón de neto y esa información se pierde para la contabilidad.

Un renglón exento o no gravado

Sale más corto: neto exento, bonificación y descuento, los tres contra la cuenta que corresponda.

Precaución

En los renglones exentos, la bonificación y el descuento se contabilizan con el concepto del exento, no con el suyo propio. En los renglones gravados sí usan su concepto. Si estás cuadrando un subdiario y no te cierran los conceptos de descuento, mirá si el comprobante tenía renglones exentos.

Precios que ya incluyen impuestos

Si el producto y el talonario están configurados como precio con impuestos incluidos, el sistema desagrega antes de imputar: le saca el IVA al precio, y si está configurado como “Incluye IVA y Percepciones”, le saca también las percepciones. Recién con ese neto limpio arma el renglón.

Esto significa que el importe que ves en pantalla y el importe del renglón de neto del asiento no van a coincidir, y está bien que no coincidan.

Los conceptos varios

Los renglones que no son productos (fletes, gastos, seguros) se imputan con la configuración de sto5311, que tiene dos tildes decisivas:

Opción	Qué controla
Traslada al total	El importe suma al total del comprobante y a la base de IVA o de percepciones.
Contabiliza	Si está en No, el concepto no genera ningún renglón contable, aunque tenga cuenta cargada.

El contra-asiento

Todo lo anterior es un solo lado del asiento. El otro lado —el de la cuenta corriente del cliente o del proveedor— se arma con los vencimientos del comprobante: un renglón por cuota, contra la cuenta contable que tiene asignada esa cuenta corriente.

Por eso un comprobante en tres cuotas tiene tres renglones del lado del cliente y uno solo del lado de las ventas.

Cómo cambiar la imputación desde el comprobante

No siempre hace falta tocar la configuración. Dentro del comprobante tenés dos salidas.

Cambiar la cuenta de un renglón

En el renglón del producto, la pantalla INSUMO / CUENTA CONTABLE / CENTRO DE COSTO te deja poner una cuenta, un centro de costo y una entidad distintos para ese renglón.

Precaución

Ese cambio afecta sólo al renglón de neto. El IVA, el descuento y la bonificación de ese mismo producto siguen yendo a las cuentas configuradas. Si necesitás mover todo, hay que corregir la configuración, no el comprobante.

Repartir un renglón entre varios centros de costo

La pantalla PRORRATEO DE CENTROS DE COSTOS POR CUENTA CONTABLE te deja partir el importe de un renglón entre varios centros de costo, por porcentaje o por importe. El pie te muestra la Diferencia contra el total del renglón: mientras no sea cero, no cerraste el reparto.

Cuando cargás prorrateo, el renglón de neto se reemplaza por uno por cada línea del reparto. No se duplica.

El centro de costo, cuando no lo cargaste

Si el casillero no trae centro de costo, el sistema lo va a deducir, y el orden importa:

1. Si la cuenta no lleva cuenta corriente → el centro de costo sin asignar de la empresa.
2. Si la cuenta sí lleva cuenta corriente → el centro de costo por defecto de la empresa, y después intenta reemplazarlo por el de la unidad de negocio, el del área, el de la sucursal y el de la unidad de negocio por sucursal, en ese orden. Cada uno pisa al anterior, y sólo se aplica si esa combinación de cuenta y centro de costo está habilitada.

Lo mismo pasa con la sucursal, que se deduce de la zona, del vendedor, del centro de costo, del talonario y del comprobante, en ese orden.

Habilitaciones que se crean solas

Si el sistema termina usando una combinación de cuenta y centro de costo que no estaba habilitada, la habilita sola y sigue adelante. No te avisa. Con el tiempo aparecen habilitaciones que nadie cargó a mano.

El renglón de redondeo

Antes de cerrar, el sistema suma el asiento. Si no da cero, agrega un renglón por la diferencia contra la cuenta de redondeo de la empresa, con el detalle redondeo.

Hay tres cuentas de redondeo distintas y elige según el tipo de la primera cuenta del asiento: la común, la de cuentas de orden y la de cuentas de control.

Si la diferencia supera los $9, además te avisa con:

cbt 1 2101 1 1234567 - se utilizo la cuenta (41010101) - Redondeos

El aviso no frena nada

El asiento se graba igual. Si te aparece ese mensaje, algo del cálculo no cerró: lo más común es un casillero de la grilla sin cuenta cargada, de manera que un importe entró por un lado del asiento y no salió por el otro. Revisalo antes de seguir facturando con ese talonario.

Cuentas de control: no se mezclan

Un asiento no puede tener a la vez cuentas de control y cuentas normales. Si pasa, el sistema corta con:

No se puede generar un asiento contable GRIS - emp 1 - com 2101 - tal 1 - nro 1234567

Comprobantes en otra moneda

Si el comprobante está en moneda extranjera, el asiento se graba dos veces: una en la moneda del comprobante y otra en moneda legal. No es un error ni una duplicación: son dos juegos paralelos de renglones, y los informes eligen cuál mirar. El cuadre y el renglón de redondeo se calculan sobre los de moneda legal.

Problemas frecuentes

Me dice que el producto no tiene imputación contable. El mensaje es el com 2101 tal 1 fam 10 sfa 3 art 4501 sit 1 pag 1 no posee una imputacion contable, o la ficha de ocho líneas que arranca con no se leyo la imputacion contable para :. Fijate en los números que te muestra: comprobante, talonario, familia, subfamilia, producto, situación de IVA y tipo de canje. Con esos datos entrá a sto5310 y buscá si hay una fila que matchee. Lo más común es que falte la fila genérica de la familia, o que el producto sea de una familia nueva.

El comprobante no me deja grabar y dice NO POSEE UNA IMPUTACION CONTABLE. Es el mismo problema pero en un comprobante de inventario, y ahí no es un aviso: deshace todo lo cargado. Cargá la imputación y volvé a empezar el comprobante.

Dice NO SE LEYO IMPUTACION CONTABLE DEL CONCEPTO 15 PARA EL COMPROBANTE 2101 1. Falta la configuración del concepto en sto5311 para ese comprobante y talonario. También deshace lo cargado.

Dice la cuenta contable es nula. La fila de la grilla existe, pero el casillero que hacía falta está vacío. El mensaje trae comprobante, talonario y número; el casillero lo deducís por lo que tenía el renglón: si el renglón tenía descuento, mirá Descuento; si tenía bonificación, Bonificación; y así.

Dice no se encontro la configuracion de bienes de cambio o contrapartida. Es un comprobante de inventario y están vacíos los dos casilleros del botón COST: B. de Cambio y ContraPartida. Con uno de los dos alcanza.

Dice se excedio las alicuotas de iva. El comprobante tiene más de cinco alícuotas de IVA distintas. Es un límite del cálculo: hay que partir el comprobante.

Dice La empresa no tiene c.costo sin asignar o c.costo por defecto. Falta configuración en el maestro de la empresa. Son dos campos distintos y hacen falta los dos.

El asiento salió, pero con una diferencia grande en redondeo. Casi siempre es un casillero sin cuenta. Compará: si el comprobante tiene IVA y no hay renglón de IVA en el asiento, faltaba la cuenta de IVA. Si el total del comprobante y el total del lado del cliente no coinciden, mirá los conceptos varios que tengan Contabiliza en No.

Preguntas frecuentes

¿Puedo ver el asiento que generó un comprobante? Sí, con cnt2301, Listado de Asientos Contables, en Contabilidad → Consultas y Reportes → Mayores.

Si corrijo la configuración, ¿se arreglan los comprobantes ya cargados? No. La imputación se resuelve en el momento de grabar y queda escrita en el asiento. Los comprobantes viejos quedan como estaban. Para corregirlos hay que volver a grabarlos.

¿Por qué el mismo producto imputa distinto en dos facturas? Porque la búsqueda incluye la situación de IVA del cliente y el tipo de canje de la condición de pago. Cambiando cualquiera de los dos, puede matchear otra fila de la grilla.

En un canje a cosecha el neto me sale como no gravado. ¿Está bien? Sí, es deliberado: para clientes inscriptos, en canje a cosecha en dólares o en kilos, el concepto pasa de neto gravado a no gravado. Ojo, que esa conversión sólo se aplica si el producto tiene fila en sto5320.

¿Un remito genera asiento? Depende del talonario. Si el talonario está configurado con signo “No Incide” sobre la cuenta corriente, no se genera asiento. Si contabiliza inventarios, sí.

¿Qué pasa con las percepciones? Se calculan después de los productos y se imputan con las cuentas de los regímenes, no con las de la grilla de stock. Ingresos brutos se calcula por jurisdicción: podés tener varios renglones de percepción en el mismo asiento.

Ver también

• Imputaciones genéricas de stock — la otra forma de cargar la grilla, una sola vez para muchos comprobantes.
• Plan de cuentas — dónde se dan de alta las cuentas que cargás en los casilleros.
• Unidades de negocio — el campo UNeg de cada casillero.
• Entidad y cuenta corriente — el otro lado del asiento.
• Comprobantes pendientes en moneda extranjera — qué se hace después con los renglones en otra moneda.
• Cargar una orden de compra — un comprobante con productos, paso a paso.
• Circuito de compras normales — dónde encaja cada comprobante.
• Regímenes de retención y percepción — las cuentas de las percepciones.
• Maestro de productos — familia, subfamilia y rubro, que son la clave de búsqueda.