Aprobación de notas de crédito y débito

Una nota de crédito no se emite directamente: primero alguien la pide y después alguien la aprueba. Recién en ese segundo paso el sistema genera el comprobante.

Es el mismo circuito para tres cosas distintas, con tres pares de pantallas:

Qué	Solicitar	Aprobar
Nota de crédito de ventas	ccg5158	ccg5159
Nota de débito de ventas	ccg5258	ccg5259
Nota de débito de compras	ccg5178	ccg5179

Menú (ventas): Ventas → Procesos → Autorizaciones → Solicitud de Notas de Credito y → Autorizaciones de Notas de Credito Menú (compras): Compras → Transacciones → Solicitudes de autorizacion → Solicitud de ingreso de notas de debito y Compras → Procesos → Autorizaciones de Notas de debito

Nota

En ventas se autoriza emitir una nota propia. En compras se autoriza ingresar la nota de débito que mandó el proveedor. La mecánica es igual.

Hay además dos pantallas más con el mismo circuito, para anticipos financieros: ccg5161 para solicitar y ccg5160 para aprobar, en Pagos → Anticipos Financieros.

De dónde salen las solicitudes

No todas se cargan a mano. Cada solicitud lleva un origen:

Origen	Quién la creó
Manual	alguien la cargó en ccg5158, ccg5258 o ccg5178
Descuento Financiero	el proceso fon6005
Descuento Comercial	el proceso fon6006
Diferencia de Cotización	el proceso fon6105

Consejo

Si corriste alguno de los procesos de descuentos y recargos de cobranzas y el cliente no ve la nota, es porque quedó acá esperando aprobación.

Las que vienen de los procesos llegan listas para generar: ya traen el comprobante y el talonario resueltos desde su propia parametrización. Las manuales, sólo si el programa está configurado (ver abajo).

Paso 1 — La solicitud

Pantalla SOLICITUD DE AUTORIZACION DE NOTAS DE CREDITO/ANTICIPO (ccg5158).

Campo	Qué poner
EMPRESA	Obligatorio.
ID de autorizacion	El número de la solicitud. Con F1 te lista las existentes, de la más nueva a la más vieja.
Fecha	Se propone la de hoy.
Vencimiento	Se propone fecha + 30 días.
Cuenta	Obligatorio. Tipo de cuenta corriente y cliente.
Motivo	Obligatorio. El motivo de la nota.
Importe	El importe de la nota. Al lado aparece un cartel que dice si es Con Impuestos, Sin Impuestos o No Detalla, según cómo esté configurado el programa.
Moneda
Detalle	Hasta 50 renglones de texto libre. Es lo que va a leer quien aprueba.
Creada Por	Se completa solo con el usuario.
Autorizada / Usuario	Sólo lectura: se completan cuando se aprueba.
Motivo de Rechazo	Sólo lectura: lo carga quien rechaza.
Generado	Sólo lectura: comprobante, talonario y número de la nota, cuando se emitió.
Productos	Botón ZOOM.
Origen	Sólo lectura.

El campo Vencimiento no controla nada

Se carga y se muestra, pero el sistema no lo valida en ningún lado: una solicitud vencida se puede aprobar igual, y la pantalla de aprobación no filtra por esa fecha. Sirve como referencia para el que aprueba, nada más.

Los productos

El botón Productos abre PRODUCTOS AFECTADOS: hasta 500 renglones con producto, variedades e importe, y un total al pie.

Es una decisión, no un dato accesorio:

Precaución

Si cargás productos, la nota se emite con renglones de producto. Si no cargás ninguno, se emite como nota financiera, con los conceptos desagregados por alícuota de IVA y percepciones.

En el circuito de compras no se pueden cargar productos: siempre sale financiera.

Qué pasa al grabar

Cada alta y cada modificación manda un mail a los destinatarios configurados para ese programa, con la acción, el usuario, la fecha, el motivo, el detalle y el ID de referencia.

Nota

El borrado de una solicitud no manda mail, aunque el resto sí. Si borrás una solicitud ya avisada, avisá vos.

Paso 2 — La aprobación

Pantalla AUTORIZACION DE EMISION DE NOTAS DE CREDITO/ANTICIPOS (ccg5159).

Se piden empresa y un rango de fechas (por defecto, de hace 45 días a dentro de 90), y aparece la grilla de solicitudes con: FECHA, ID AUTORIZ, RAZON SOCIAL, MOTIVO, IMPORTE, y tres columnas editables: APROBAR, el botón de rechazo y N.C.

El botón FILTROS, arriba, permite acotar además por motivo y por rango de importe.

Sólo se ven las pendientes

La grilla muestra únicamente las solicitudes que todavía no fueron aprobadas ni rechazadas. Una vez que la resolvés, desaparece de esta pantalla y no hay forma de volver a verla desde acá: hay que entrar por ccg5158 con el número de ID.

Cómo se opera

• Aprobar: tildar la columna APROBAR.
• Rechazar: destildarla. Se abre solo el recuadro del motivo de rechazo, que es obligatorio: si lo dejás vacío sale El dato es obligatorio.
• N.C.: se propone tildada cuando la solicitud está lista para generar la nota. Si la destildás, la solicitud queda aprobada pero sin comprobante.
• Parado sobre la fecha de una fila, se abre la solicitud completa para leer el detalle antes de decidir.

Al pie, tres contadores que se actualizan solos —TOTAL, APROBAR y GENERA NC— y el campo FECHA NC, que es obligatorio si hay algo para generar.

Con F5 se procesa todo lo tildado.

Aprobar no siempre emite la nota

La columna N.C. sólo se puede tildar si la solicitud tiene cargados el comprobante y el talonario con los que se va a emitir. Si no los tiene, la fila se aprueba igual pero no genera nada, y no aparece ningún aviso.

En las solicitudes manuales eso depende de la configuración del programa (ver abajo). En las que vienen de los procesos automáticos, ya vienen resueltos.

Procesar de a poco

El proceso hace una pausa de un segundo por cada solicitud que resuelve, con la base bloqueada mientras tanto. Aprobar 100 solicitudes de una tarda como mínimo un minuto y medio y traba a los demás usuarios sobre esos registros.

Conviene procesar en tandas chicas, y no en horario pico.

Precaución

Si escribís un motivo de rechazo y después cambiás de opinión y aprobás la fila, el motivo queda grabado igual sobre una autorización aprobada. Si te arrepentiste, borrá el texto antes de procesar.

El comprobante de referencia

Cuando emite la nota, el sistema busca a qué factura asociarla —el dato fiscal de comprobante relacionado— recorriendo hacia atrás las facturas de ese cliente y quedándose con la más reciente cuyo importe sea mayor que el de la nota.

Tres cosas que hay que saber

1. La ventana de búsqueda es de 90 días fijos hacia atrás desde la fecha de la nota. Si la factura que originó la nota es más vieja, no la encuentra.
2. La factura que elige no tiene relación con la operación que motivó la nota: es simplemente la más reciente de importe suficiente.
3. Sólo busca para notas de crédito A y para FCE MiPyME A. Para una nota B, C o de cualquier otra letra, el comprobante relacionado queda vacío.

Si tu operatoria exige el comprobante relacionado correcto, hay que revisarlo antes de presentar.

Quién puede aprobar

El permiso que se controla es el de emitir ese tipo de comprobante en ese talonario, no el de autorizar. Se configura con los permisos por programa y por usuario habituales.

No hay niveles de autorización

A diferencia de otros circuitos del ERP, acá no hay tramos por importe ni por motivo: quien puede aprobar, puede aprobar cualquier importe.

Y una solicitud que se aprueba o se rechaza sin generar la nota no pasa por ningún control de permisos.

Configuración

Los tres atributos del programa de solicitud

Se cargan en gen1141, Atributos de Programas (Configuracion General → de Sistema → Atributos → Atributos de Programas), sobre ccg5158 (y equivalentes en ccg5258 y ccg5178):

Atributo	Qué controla
tipo_importe	Obligatorio. Qué dice el cartel al lado del importe: con_impuestos, sin_impuestos, o cualquier otro valor para “No Detalla”.
codcom	El tipo de comprobante con el que se emitirá la nota.
codtal	El talonario.

Sin tipo_importe la pantalla no abre

Si falta, la solicitud corta con no se leyo el atributo de programa tipo_importe y deshace lo cargado.

Y sin codcom y codtal, la solicitud se puede pedir y aprobar pero nunca genera la nota. Es la causa más común de “aprobé y no salió nada”. Cargalos antes de poner el circuito en producción.

Precaución

El campo Importe se llama, internamente, “importe sin impuestos”. Pero el atributo tipo_importe permite declarar que es con impuestos. Lo que decidas ahí tiene que coincidir con cómo lo cargan los usuarios, porque el sistema no lo valida.

Los avisos por mail

Los destinatarios de la solicitud se configuran en gen5236, E-Mail por Programas (Configuracion General → de Seguridad → Envio de E-Mails → E-Mail por Programas), donde se elige qué contactos reciben aviso y para qué acciones (alta, modificación, baja).

El aviso de aprobación no usa esa configuración: va del contacto de quien aprobó al contacto de quien solicitó.

Precaución

Tanto quien manda como quien recibe tienen que tener un contacto con e-mail cargado. Si falta, el proceso corta con el contacto 1234 no tiene un email asignado.

Además, el sistema muestra un cartel se envio e-mail a ... por cada destinatario, y hay que apretar una tecla en cada uno. Con muchos destinatarios se vuelve molesto.

El detalle del mail sale mal

Hay un problema en el armado del cuerpo: el bloque Detalle y el bloque Rechazo leen de la tabla equivocada, así que el mail puede llegar con el detalle vacío o con un texto que no corresponde a esa solicitud.

Mientras no se corrija, no te guíes por el detalle del mail: entrá a ccg5158 con el ID de referencia, que sí sale correcto en el mensaje.

El circuito completo

1. Configurar             gen1141   → tipo_importe, codcom, codtal
                          gen5236   → destinatarios de los avisos
2. Solicitar              ccg5158   (o lo genera fon6005 / fon6006 / fon6105)
      → cuenta, motivo, importe, detalle, productos (opcional)
      → sale el mail de solicitud
3. Aprobar                ccg5159
      → tildar APROBAR, o destildar y cargar el motivo del rechazo
      → tildar N.C. si se quiere emitir
      → cargar FECHA NC
      → F5
      → sale el mail de aprobación
4. La nota queda emitida y su número se ve en la solicitud, campo "Generado"

Problemas frecuentes

Aprobé la solicitud y no salió ninguna nota. La columna N.C. no estaba tildada, o no se podía tildar porque la solicitud no tenía comprobante y talonario. Revisá los atributos codcom y codtal del programa de solicitud en gen1141.

No encuentro una solicitud que sé que existe. La pantalla de aprobación muestra sólo las pendientes. Si ya se aprobó o rechazó, entrá por ccg5158 con el número de ID.

Está fuera del rango de fechas. El filtro por defecto es de hace 45 días a dentro de 90, sobre la fecha de la solicitud. Ampliá el rango.

No me deja rechazar. El motivo de rechazo es obligatorio: El dato es obligatorio.

Me pide la FECHA NC. Hay filas con N.C. tildada. O cargás la fecha, o destildás las que no vayas a emitir.

El proceso tarda muchísimo. Es la pausa de un segundo por solicitud. Procesá en tandas de diez o quince.

La nota salió sin comprobante relacionado. Sólo se busca para notas A y FCE MiPyME A, y dentro de los últimos 90 días. Para las demás letras queda vacío.

Dice no se leyo el atributo de programa tipo_importe. Falta la configuración del programa de solicitud. Se carga en gen1141.

Dice el contacto 1234 no tiene un email asignado. El usuario que solicita, el que aprueba o algún destinatario no tiene contacto con mail. Revisá los contactos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo aprobar sin emitir la nota? Sí: dejás APROBAR tildado y N.C. sin tildar. Queda aprobada y sin comprobante. Sirve para dar el visto bueno y emitir después.

¿Puedo emitir la nota después, en otro momento? Una vez que la solicitud tiene el campo autoriza cargado, desaparece de la pantalla de aprobación. No hay forma de volver a generarla desde ahí.

¿La nota sale con productos o sin productos? Con productos si la solicitud tiene productos cargados; si no, financiera.

¿Se puede poner un tope de importe por usuario? No. Quien tiene permiso para emitir el comprobante puede aprobar cualquier importe.

¿Qué pasa si borro una solicitud ya avisada por mail? Se borra sin mandar aviso de baja.

¿Los anticipos financieros usan el mismo circuito? Sí, con dos pantallas propias (ccg5161 y ccg5160) en Pagos → Anticipos Financieros. Cambia sólo el tipo de cuenta corriente sobre el que trabajan.

Ver también

• Descuentos y recargos de cobranzas — los tres procesos que crean solicitudes automáticamente.
• Bonificaciones y recargos en la venta — lo que ajusta el precio antes, en la factura.
• Entidad y cuenta corriente — cómo impacta la nota en la cuenta del cliente.
• Cómo se arma el asiento de un comprobante con productos — la contabilización de la nota que sale de acá.