Organización de entidades

La organización es el eje que se usa para agrupar entidades que responden a un mismo dueño o grupo económico: una cadena y sus sucursales, un holding y sus razones sociales, un cliente con varias empresas.

El catálogo se carga con ccg5118, en Configuracion General → de Entidades → Clasificaciones → Organizacion.

Nota

Es el único de los nueve ejes que no aparece en Ventas → Configuracion → Segmentacion de Clientes. Si lo buscás ahí no lo vas a encontrar: está sólo en Configuracion General.

Cargar una organización

Campo	Qué poner
CODIGO	Obligatorio. Hasta cuatro dígitos, de 1 a 9999. Con F1 ves las organizaciones ya cargadas.
Descripción	Obligatorio. Hasta 50 caracteres.

Con los dos cargados, Procesar da de alta la organización.

Consejo

Poné en la descripción el nombre del grupo tal como se lo conoce comercialmente, no la razón social de la cabecera. La organización se lee en informes donde no está el detalle de qué entidad es cuál, y un nombre reconocible ahorra consultas.

Dónde se usa

Se le asigna a cada cliente desde la pantalla de entidades (ccg5105), panel Clasificaciones.

La organización llega a bastantes más lugares que actividad o potencial, aunque menos que categoría:

• Contabilidad → Consultas y Reportes → Cuentas Corrientes → Saldos de Cuentas Corrientes (ccg3303)
• Contabilidad → Consultas y Reportes → Comprobantes Emitidos (ccg6105)
• Contabilidad → Consultas y Reportes → Entidades (ccg6352)
• Cobranzas → Consultas y Reportes → Comprobantes Pendientes (ccg3302) y por Rangos (ccg3301)
• Pagos → Consultas y Reportes → Comprobantes Pendientes (ccg3312)
• Cobranzas → Consultas y Reportes → Aplicaciones de Movimientos Financieros (ccg3318)
• Ventas → Consultas y Reportes → Ranking de Clientes / Productos (sto8103)
• Inventarios → Consultas y Reportes → Reporte Generico de Comprobantes (sto6200)
• Transacciones Diarias → Consulta de Ventas/Cobranzas/Pagos/Compras (fon4000)

Ese conjunto es el que le da sentido al eje: te permite mirar deuda, pendientes y ventas por grupo económico en vez de entidad por entidad.

Lo que la organización no hace

No controla crédito

Es la confusión más común con este eje. Agrupar clientes bajo una organización no les pone un tope de crédito compartido: cada entidad sigue con su propio límite.

El control de crédito corre contra la entidad, o —si está activada esa marca en la ficha del cliente— contra cada resumen por separado. Nunca contra el grupo.

Si necesitás un tope compartido por grupo económico, hoy no lo resuelve el sistema: hay que controlarlo por procedimiento, o consultar con Master Solutions.

Ver Límites de crédito para cómo funciona el control que sí existe.

No se puede hacer obligatoria

Los otros ocho ejes se pueden marcar como obligatorios, y entonces el sistema no te deja grabar un cliente sin ese dato. La organización no tiene esa opción: siempre es opcional, se configure lo que se configure.

Precaución

Eso significa que un cliente nuevo de un grupo ya cargado se puede grabar sin organización sin que nada avise. Los informes por grupo lo van a mostrar suelto.

Si la organización es importante en tu operación, tiene que estar en el procedimiento de alta de clientes, porque el sistema no la va a exigir.

Modificar

Traés la organización por su código, cambiás la descripción y Procesar. La modificación rehace el registro completo.

No hay aviso si otro la tocó antes

La pantalla no controla si otra persona modificó la misma organización mientras vos la tenías abierta. El último que graba pisa al anterior.

Borrar

Borrar una organización en uso no da ningún aviso

La pantalla no controla si algún cliente la tiene asignada. Se borra y listo.

Los clientes que la tenían quedan apuntando a un código inexistente: los informes por grupo dejan de agruparlos y aparecen sueltos, sin ningún mensaje.

Y no hay herramienta de cambio masivo para la organización: si borrás un código en uso, la corrección es entrar cliente por cliente en ccg5105.

Si un grupo dejó de existir, dejá la organización cargada y no la asignes más. Estos catálogos no tienen marca de activo/inactivo.

No hay reasignación masiva

Los programas de cambio rápido de Configuracion General → de Procesos → Cambios Rapidos en Entidades cubren categorías, clasificaciones, calificaciones, zonas y vendedores. La organización no tiene ninguno.

Consejo

Cuando un grupo económico compra otro, la fusión se hace entrando a cada cliente. Antes de arrancar, sacá el listado por la organización vieja desde Contabilidad → Consultas y Reportes → Entidades para saber cuántos son.

Problemas frecuentes

Un informe por organización me muestra clientes sueltos. O no tienen organización cargada —nadie se la exige al dar de alta— o se borró el código que tenían.

Cargué la organización y el cliente sigue teniendo su límite de crédito propio. Es lo esperado. La organización agrupa para mirar, no para controlar.

No encuentro la pantalla en el menú de Ventas. No está ahí. Es la única de las nueve que vive sólo en Configuracion General → de Entidades → Clasificaciones → Organizacion.

Quiero que la cabecera del grupo aparezca primero en los listados. No hay campo de orden. El catálogo se ordena por código, así que el único control es elegir bien los números.

Preguntas frecuentes

¿La organización es lo mismo que un Grupo de Entidades? No. La organización es un campo de la ficha del cliente que llega a los informes de cuenta corriente y ventas. Un Grupo de Entidades (ccg5126) es una lista armada a mano que no llega a esos informes, pero gobierna el vencimiento de pedidos. En los dos casos el cliente pertenece a uno solo, y se pueden usar los dos a la vez para cosas distintas.

¿Un cliente puede estar en dos organizaciones? No. Es un solo valor por cliente.

¿Sirve para consolidar el saldo de un grupo? Los informes de cuenta corriente permiten abrir por organización, así que en la práctica sí se puede ver el conjunto. Pero es un corte de informe, no un saldo consolidado real: cada entidad mantiene su cuenta corriente.

¿Cuántas organizaciones puedo tener? Hasta 9999, con descripción de hasta 50 caracteres.

Ver también

Ver documentación Técnica

• Cómo se segmentan los clientes — el modelo completo y los otros ocho ejes.
• Límites de crédito — el control que sí existe, y contra qué corre.
• Categorías de entidades — el eje principal.
• Maestro de Clientes — dónde se le asigna la organización a cada cliente.