Casos resueltos de Compras (1)

Consultas que llegaron a la mesa de ayuda sobre Compras y cómo se resolvieron. Cada caso sale de un ticket real, escrito de forma general y sin datos del cliente.

Nota

Si tu configuración es distinta, el resultado puede cambiar. Ante la duda, consultá a la mesa de ayuda con el caso a mano.

¿Cómo ver las facturas aplicadas a un insumo o producto?

Necesitás consultar un insumo o producto y ver qué facturas tiene aplicadas.

Qué hacer.

1. Ingresá a Compras → Consultas y Reportes → Consultas de Facturas (consfcc).
2. En Tipo seleccioná la opción 3 - Todos.
3. En el ZOOM de Filtros seleccioná el producto.
4. Si no abre el filtro para buscar el producto, salí del programa y volvé a ingresar.

Cómo funciona. Para consultar las facturas aplicadas a un producto, ingresá a la consulta de facturas de Compras, seleccioná el tipo 3 - Todos y filtrá el producto desde el ZOOM. Si el ZOOM no abre, salí del programa y volvé a ingresar.

¿Cómo determina el sistema la cuenta de IVA Crédito Fiscal al ingresar una factura?

Al ingresar una factura, el IVA se imputa automáticamente en una cuenta de IVA Crédito Fiscal distinta a la esperada.

Por qué pasa. La cuenta de IVA asignada depende de la configuración del comprobante de acuerdo a la familia a la que pertenece el producto.

Cómo funciona. La cuenta de IVA a la que se aplica depende de la configuración que tenga la factura de acuerdo a la familia a la que pertenece el producto.

¿Cómo registrar una nota de crédito y una nueva factura por gastos de importación?

Se necesita ingresar una nota de crédito y una nueva factura de un proveedor para corregir una factura previa que cancelaba provisiones de gastos de importación.

Por qué pasa. El procedimiento varía dependiendo de si el costo del período ya fue cerrado o se encuentra abierto.

Qué hacer.

1. Si el costo del período está cerrado: Cargar tanto la nota de crédito como la nueva factura como comprobantes financieros.
2. Si el costo del período no está cerrado: Eliminar la factura que cancela provisiones y pasarla como financiera, cargar la nota de crédito también como financiera y, por último, cargar la nueva factura aplicando a los conceptos de la recepción (factura que cancela provisiones).

Cómo funciona. Cuando el costo del período está cerrado no se pueden modificar las provisiones directamente, por lo que los comprobantes deben ingresarse como financieros. Si el costo no está cerrado, se permite desafectar la factura inicial y aplicar la nueva factura a los conceptos de la recepción.

¿Qué función cumple la opción ‘descripción sobreescribe valores del Estándar’?

Al cambiar las cantidades de productos importados, se muestra en azul la opción ‘descripción sobreescribe valores del Estándar’ SI o NO.

Cómo funciona. Esa señal traslada los valores de Gastos en Origen, Flete y Seguro a los programas de Composición de Costo de Productos Importados y Actualización de Costos de Productos - Simples.

¿Cómo aplicar una factura a una recepción normal y a una consignada?

Se necesita registrar una factura que debe aplicarse tanto a una recepción normal como a una consignada.

Cómo funciona. Para resolver esta situación podés elegir entre dos opciones: 1. Cargar dos facturas distintas para aplicar cada una a su respectiva recepción. 2. Generar una devolución de consignación y luego una nueva recepción normal, lo que te permite aplicar ambas recepciones normales a la misma factura.

¿Dónde se cargan los despachos de importación?

Se necesita ingresar despachos de importación y relacionarlos con una importación.

Por qué pasa. Los despachos de importación requieren cargarse mediante Facturas Financieras para poder asociar el despacho a la importación.

Qué hacer.

1. Ingresá a Compras / Transacciones / Facturas Financieras.
2. Cargá el comprobante y relacioná el despacho con la importación.

Cómo funciona. Los despachos de importación se deben cargar desde el comprobante de Facturas Financieras, el cual permite seleccionar y relacionar el número de importación correspondiente.

¿Cómo consultar o sacar un reporte de las facturas de compras ingresadas en un período?

Se necesita sacar un reporte de todas las facturas ingresadas (por ejemplo, Factura Financiera) en un determinado período y no solo las que están pendientes.

Qué hacer.

1. Ingresá a Compras → Consultas y Reportes → Comprobantes de Compras por Entidad (fon4003) o a Contabilidad → Consultas y Reportes → Comprobantes Emitidos (ccg6105).
2. En la pantalla de consulta, acceder al ZOOM de Filtros.
3. Filtrá por el tipo de comprobante correspondiente (por ejemplo, comprobante 2313 Factura Financiera).

Cómo funciona. Para consultar todas las facturas ingresadas en un período determinado, se puede usar la consulta de Comprobantes de Compras por Entidad en el módulo Compras, o Comprobantes Emitidos en Contabilidad, filtrando por el tipo de comprobante específico a través del ZOOM de Filtros.

Por qué no figuran productos al aplicar una nota de crédito de compra antigua

Al intentar cargar y vincular una nota de crédito de compra, el sistema indica que no existen productos para aplicar, a pesar de que la posición de stock muestra disponibilidad.

El sistema muestra: no existen productos para aplicar

Por qué pasa. El sistema busca por defecto comprobantes con una antigüedad máxima de 2 años hacia atrás. Si el comprobante es más antiguo, no aparece en la búsqueda inicial.

Qué hacer.

1. Hacé clic en inicio en el asterisco de aplicación para desplegar la ventana de búsqueda.
2. Modificá el rango de fechas de la búsqueda ampliando el período para incluir comprobantes más antiguos.

Cómo funciona. Al aplicar comprobantes muy antiguos, es necesario ajustar manualmente el rango de fechas de búsqueda, ya que la ventana de aplicación filtra por defecto únicamente hasta 2 años hacia atrás.

¿Por qué un concepto pendiente para aplicar se muestra en otra moneda?

Al intentar generar un comprobante y aplicar un concepto cargado, el movimiento pendiente no se encuentra con la moneda esperada.

Por qué pasa. El movimiento fue registrado en una moneda diferente (por ejemplo, euros) durante la carga de la recepción.

Qué hacer.

1. Verificá los movimientos mostrados para aplicar y comprobar la moneda en la que fue cargada la recepción.

Cómo funciona. El movimiento disponible para aplicar es el correcto, pero el sistema lo muestra en euros porque esa fue la moneda en la que se cargó la recepción original.

¿Por qué el sistema no me deja ingresar una factura de compra por una restricción en la cantidad?

Al intentar ingresar una factura de compra no permite avanzar porque el producto exige ingresar múltiplos de una determinada cantidad.

Por qué pasa. El producto tiene un valor asignado en el campo Lote en Compra dentro de su configuración, lo que obliga a ingresar cantidades que sean múltiplos de ese valor.

Dónde. maestro de Productos, ZOOM de Datos de Inventario

Qué hacer.

1. Ingresá al maestro de Productos.
2. Entrá al ZOOM de Datos de Inventario del producto en cuestión.
3. Ubicá el campo Lote en Compra y dejalo vacío.

Cómo funciona. Cuando un producto tiene definido un valor en Lote en Compra, el sistema solo permite ingresar comprobantes de compra cuya cantidad sea múltiplo de dicho valor. Dejar el campo vacío permite registrar cantidades variables.

¿Cómo se calcula el Stock Potencial y la cantidad A Comprar en la Planificación de Requerimientos?

Duda sobre el cálculo del Stock Potencial y el valor A Comprar.

Cómo funciona. El cálculo del Stock Potencial y la cantidad A Comprar se realiza mediante las siguientes fórmulas: Stock Potencial = Saldo Inicio + Tránsito - Estimado - Aplicación. A Comprar = Seguridad - Stock Potencial - A Comprar (anterior). Si el Stock Potencial es mayor que el stock de seguridad, el resultado de A Comprar es 0.

¿Por qué no aparece una orden de compra para autorizar o liberar?

No se visualiza una orden de compra en la pantalla de autorización/liberación.

Por qué pasa. La pantalla de autorización de comprobantes filtra por defecto un rango de 30 días hacia atrás desde la fecha actual. Si la orden de compra tiene una fecha más antigua, no figurará en el listado inicial.

Qué hacer.

1. Cambiá el rango de fechas de comprobantes a autorizar para incluir la fecha de la orden de compra que querés liberar.

Cómo funciona. Por defecto, el sistema muestra únicamente los comprobantes emitidos en los últimos 30 días. Si la orden de compra es de una fecha anterior, tenés que ampliar el rango de fechas para que aparezca en el listado.

¿Cómo salir de la ventana de packing si ingresé mal un código de producto en una orden de compra?

Al ingresar un código de producto equivocado durante la generación de una orden de compra, se abre una ventana para especificar el packing o variedad de la que no se puede salir sin presionar F8, lo cual cancela toda la orden de compra y borra los renglones cargados.

Por qué pasa. El código de producto ingresado es incorrecto, por lo que el sistema abre la instancia de validación de packing o variedad para dicho producto.

Qué hacer.

1. En la ventana de packing, presionar la tecla F1 para seleccionar o ingresar un valor correcto que permita cerrar la pantalla.
2. Una vez cerrada la ventana, suprimir o eliminar el renglón que se ingresó erróneamente.

Cómo funciona. El sistema requiere validar datos correctos para poder avanzar. Para evitar perder toda la carga del comprobante al presionar F8, se debe avanzar la validación colocando un valor correcto con F1, salir de esa pantalla y luego borrar la línea deseada.

¿Por qué no aparecen comprobantes para aplicar al realizar una devolución a proveedor?

Al intentar hacer una devolución a proveedor de mercadería consignada, el sistema no muestra ningún comprobante para aplicar.

Por qué pasa. El rango de fechas configurado en la búsqueda del zoom no abarca la fecha del comprobante a aplicar.

Qué hacer.

1. Ubicarse sobre el zoom del campo APLICA.
2. Presioná la tecla Inicio.
3. Modificá el rango de fechas de búsqueda.

Cómo funciona. Para que el sistema muestre los comprobantes pendientes de aplicar, es necesario ajustar el rango de fechas de búsqueda en el zoom del campo APLICA presionado la tecla Inicio.

Por qué al cargar una factura el IVA se desvía a Ajuste de centavos

Al cargar una factura de insumos afectando una orden de compra, el sistema no reconoce la base gravada y al grabar pasa el importe del IVA a Ajuste de centavos.

Por qué pasa. Se realizaron configuraciones incorrectas de imputaciones contables por comprobantes, habiendo más de un comprobante configurado además de la factura de compras (como notas de crédito, recepciones y remitos), lo que lleva a utilizar la cuenta de redondeos.

Qué hacer.

1. Verificá las configuraciones de imputaciones contables por comprobante.
2. Revisá que no haya más de un comprobante configurado incorrectamente además de la factura de compras (por ejemplo, notas de crédito, recepciones o remitos).

Cómo funciona. Una configuración incorrecta en las imputaciones contables por comprobantes provoca que el sistema utilice la cuenta de redondeos, derivando el importe correspondiente al IVA hacia Ajuste de centavos.

¿Cómo adjuntar y visualizar archivos en comprobantes de compras?

Se requiere adjuntar y almacenar digitalmente imágenes o archivos asociados al registro de un comprobante de compra.

Qué hacer.

1. Ingresá al comprobante al que le querés adjuntar los documentos.
2. Presioná la tecla INICIO y seleccioná la opción Archivos Adjuntos.
3. Presioná la tecla INS para agregar un archivo.
4. Si colocás la señal en SI en la opción de impresión, al imprimir el comprobante se agregará una nueva hoja con este archivo.
5. No hace falta grabar con F5.
6. Para descargar o ver el archivo (opción ZOOM), posicionate en el renglón correspondiente y presioná la tecla INICIO.

Cómo funciona. El sistema permite asociar archivos digitales a los comprobantes de compras. Al presionar INICIO dentro del comprobante y seleccionar Archivos Adjuntos, podés usar la tecla INS para agregar archivos y la tecla INICIO sobre un renglón para realizar ZOOM y descargarlos. No requiere confirmación con F5.

¿Por qué no se abre la ventana de aplicación al ingresar una factura?

Al cargar una factura, no se levanta automáticamente la ventana de aplicación (ZOOM de APLICA) en la cabecera del comprobante.

Por qué pasa. La factura tiene una fecha anterior al rango de fechas que busca el sistema por defecto.

Qué hacer.

1. Ingresá al programa donde cargás habitualmente las recepciones.
2. Al llegar al campo APLICA en la cabecera del comprobante, presioná la tecla Inicio.
3. Modificá el rango de fechas a buscar para que contemple la fecha de la factura.

Cómo funciona. La ventana de aplicación (ZOOM de APLICA) no se abre automáticamente si la fecha del comprobante a aplicar es anterior al rango de búsqueda configurado. Al presionar Inicio en el campo APLICA podés cambiar las fechas para encontrarlo.

¿Por qué una orden de compra trae automáticamente el precio y otra no?

Al ingresar una orden de compra, en determinado talonario el precio se completa automáticamente, mientras que en otros talonarios no se completa nada.

Por qué pasa. El programa o el comprobante tiene configurado un atributo para la carga automática del precio del costo comercial. Si el atributo está en 0 (Falso), no se carga el precio.

Qué hacer.

1. Revisá la configuración del programa o comprobante correspondiente.
2. Verificá la configuración del atributo de carga automática del precio del costo comercial: colocar en 1 (Verdadero) para que cargue el precio automáticamente o en 0 (Falso) para que no lo traiga.

Cómo funciona. Existe un atributo que determina si se carga automáticamente el precio del costo comercial en las órdenes de compra que intervienen en el programa o comprobante. Cuando el atributo está en 1 (Verdadero), el sistema completa el precio de forma automática; cuando está en 0 (Falso), no carga el precio.

¿Cómo registrar gastos de importación si el costo está cerrado?

Aparece un mensaje de alerta al intentar registrar gastos de importación en pedidos que no se cerraron en el mes.

Por qué pasa. El costo ya se encuentra cerrado. Para los productos importados, el costo proviene de una fórmula previamente cargada y no de la suma del precio más los conceptos asignados.

Qué hacer.

1. Registrá el gasto directamente desde una factura financiera.

Cómo funciona. Cuando el costo está cerrado, el gasto debe cargarse de forma directa desde una factura financiera. Los productos importados obtienen su costo a través de una fórmula cargada previamente, en lugar de calcularlo mediante la suma del precio y los conceptos asignados.

Por qué no aparece una factura para aplicar en una orden de pago

Al intentar realizar una orden de pago definitiva, la factura no aparece para aplicar.

Por qué pasa. La factura está pendiente de autorizar. Si un comprobante autorizado se regraba, vuelve al estado pendiente de autorizar.

Qué hacer.

1. Ingresá a Compras → Procesos → Autorización y Confirmación de Comprobantes (autscpr).
2. Seleccioná el grupo 40.000.
3. Dejá solamente lo que se quiere autorizar.
4. Andá hasta el final y presionar F5.

Cómo funciona. Cuando un comprobante se regraba, el estado vuelve atrás y queda pendiente de autorizar nuevamente. Hasta que no se autorice, no figurará disponible para aplicar en la orden de pago.

Ver también

• Casos resueltos de Compras (2) — la hoja siguiente.
• Guías de Compras — procesos, operación y configuración del módulo.
• Mensajes de Error — qué hacer con cada mensaje del sistema.