Circuito de cobranzas con tarjeta de crédito

Cuando cobrás con tarjeta, el sistema no registra plata: registra un cupón. El cupón es un valor de terceros —igual que un cheque que recibís— y lo que tenés es un crédito contra la tarjeta o el banco, no efectivo.

Recién cuando esa administradora te acredita, el cupón se convierte en dinero. Entre una cosa y la otra pasa todo este circuito.

El recorrido

Recibo con tarjeta  →  Cupón  →  Cierre de lote  →  Acreditación
                       (en cartera)                 (ya es plata)

Cargar el cobro

Se hace desde Cobranzas → Transacciones → Recibos de Ingreso - Definitivos (ringdef), y también desde los recibos de Anticipos (ringpro) y de Varios (ringvar).

En el panel de valores tenés dos formas de meter una tarjeta:

Opción	Cuándo se usa
Crear	El cupón se acaba de hacer y lo cargás ahí mismo.
Seleccionar	El cupón ya estaba cargado en el sistema y lo aplicás al recibo.

No cargues dos veces el mismo cupón

Si el cupón ya existe y en vez de seleccionarlo lo volvés a crear, quedan dos cupones por el mismo voucher. Los dos van a figurar pendientes de acreditar y la liquidación de la tarjeta va a cerrar por la mitad.

Qué se carga en el cupón

Estos cinco datos son obligatorios, y no por capricho: son los que después permiten cruzar el cupón contra la liquidación de la tarjeta.

Campo	Qué poner
Posnet	La terminal por la que pasó.
Tarjeta	Visa, Mastercard, la que sea.
Numero de cupon	El del voucher.
Numero de lote	El del voucher.
Codigo de autorizacion	El que devolvió la terminal.

Y además:

Campo	Qué poner
Cuotas	En cuántas se pagó.
Importe total	Lo que se cobró.
Fecha de pago	Cuándo se pasó la tarjeta.
Fecha de acreditación	Cuándo la administradora te va a pagar.
Firmante	Quién firmó el cupón.
Observaciones	Lo que haga falta.

El código de autorización es lo que salva una diferencia

Cuando la liquidación no cierra, el código de autorización es el único dato que identifica el cupón sin ambigüedad. Un lote y un número de cupón se repiten entre terminales; el código de autorización no. Si se carga mal o se deja de relleno, esa diferencia después no se resuelve.

El cupón queda con el estado inicial que tenga configurado el posnet, y guarda de qué recibo salió: siempre podés volver del cupón al comprobante que lo generó.

Los estados del cupón

El cupón va cambiando de estado a lo largo del circuito: en cartera, entregado, pendiente de crédito, acreditado, anulado, incobrable.

Nota

Los nombres de los estados los define cada instalación. Lo que es fijo es para qué sirve cada uno. Si en tu empresa el estado se llama «En trámite» o «Presentado», preguntá a qué uso corresponde antes de suponerlo.

Lo importante para operar: el estado no se edita en el cupón. Se cambia con los procesos de cambio de estado, y cada cambio queda registrado con su fecha, su hora y el comprobante que lo provocó. Por eso siempre se puede reconstruir por dónde pasó un cupón.

Para ver ese recorrido: Tesoreria → Consultas y Reportes → Valores - Cupones - Depositos → Cupones - Terceros → Movimientos de un Cupon de Tarjeta de Tercero (fon1462).

Cerrar el lote

Al cerrar el día, el posnet cierra su lote y ese lote es el que la tarjeta después liquida. En el sistema eso se registra en Tesoreria → Procesos → Cambio de Estados y Rendiciones → Cambio de Estados de Tarjetas → Cierre de Lote de Cupones (fon6666).

Es un comprobante: elegís un rango de fechas, opcionalmente un posnet y una tarjeta, y a qué estado pasan los cupones. El sistema deja registrado qué cupones entraron en ese cierre, uno por uno.

El cierre de lote no filtra por estado de origen

Toma todos los cupones del rango de fechas y de los filtros que pongas, sin importar en qué estado estén. Si el rango se superpone con un cierre anterior, vas a arrastrar cupones ya cerrados. Cerrá por rangos que no se pisen, y si tenés varias terminales, cerrá por posnet.

Consultas

Qué querés ver	Dónde
Todos los cupones	Tesoreria → … → Cupones - Terceros → Cupones de Tarjetas de Terceros (fon1144)
El recorrido de un cupón	… → Movimientos de un Cupon de Tarjeta de Tercero (fon1462)
Lo que la tarjeta te debe	Tesoreria → Consultas y Reportes → Valores - Cupones - Depositos → Pendientes de Acreditar (fon1149)

Pendientes de Acreditar es la consulta con la que se arranca la conciliación: es la lista de cupones que ya cobraste pero que la administradora todavía no te pagó.

Problemas frecuentes

El cupón no aparece en las consultas. Fijate el rango de fechas y el posnet. Y si la consulta tiene filtro por estado, comprobá que efectivamente esté filtrando: en esta familia de consultas hay campos de estado que no se aplican.

Cobré con tarjeta y el cliente sigue debiendo. Es lo esperado hasta que el recibo se confirme. El cupón por sí solo no cancela la deuda: la cancela el recibo que lo contiene.

Pasé la tarjeta dos veces por un error. Anulá el cupón que no corresponde con el proceso de cambio de estado. No lo borres ni lo dejes cargado sin usar: si queda vivo, va a figurar como pendiente de acreditar para siempre.

Ver también

• Conciliación de la liquidación de tarjetas — qué hacer cuando llega la liquidación.
• Cobranzas automáticas — la cobranza masiva de comprobantes.
• Descuentos y recargos de cobranzas — cómo se calculan sobre el cobro.