Orden de Compra de bienes de cambio

Guía para el usuario. Programa: Orden de Compra de Productos.

Menú: Compras → Transacciones → Ordenes de Compra → Orden de Compra de Productos.

¿Qué es y para qué sirve?

Una orden de compra (OC) es el documento con el que le pedís a un proveedor una cantidad de productos —bienes de cambio, es decir, mercadería que después vas a vender o usar— a un precio y una condición de pago acordados.

Sirve para:

• Dejar registrado, formal y numerado, qué le compraste a quién, a qué precio y cómo lo vas a pagar.
• Tener un comprobante contra el cual después controlar el remito de recepción y la factura del proveedor.

Precaución

Cargar la orden no es lo mismo que recibir la mercadería ni que registrar la factura del proveedor. La recepción y la factura son pasos posteriores.

Antes de empezar

Para no frenarte a mitad de camino, conviene tener dado de alta previamente:

1. El proveedor (la “Cuenta”). Si no existe —o si existe pero no está marcado como proveedor— la pantalla no te lo va a aceptar. Ver Carga de Proveedores.
2. Los productos que vas a pedir (el catálogo de artículos).
3. La condición de pago (contado, 30 días, etc.).
4. El talonario correspondiente a las órdenes de compra (lo suele dejar configurado el administrador).
5. El depósito donde esperás recibir la mercadería.

Si te falta alguno, dalo de alta primero en su pantalla correspondiente y volvé.

La pantalla, de un vistazo

La pantalla tiene tres zonas, de arriba hacia abajo:

1. Encabezado — los datos generales de la orden: proveedor, fecha, moneda, depósito, condición de pago, etc.
2. Renglones de productos — la lista de artículos que pedís, con cantidad y precio.
3. Conceptos y totales — bonificaciones o recargos, descuento, IVA y el total final.

Nota

Pasás de un campo a otro con Enter o Tab. Cuando un campo tiene ayuda, aparece un buscador (tecla de ayuda) para elegir de una lista en lugar de tipear el código de memoria.

Paso a paso

1. Encabezado: abrir la orden

Campo	Qué poner
EMP (Empresa)	La empresa con la que operás, si trabajás con varias.
COMP (Tipo de comprobante)	El tipo “Orden de Compra”. Al elegirlo aparece su descripción.
TALON (Talonario)	El talonario de la orden de compra.
NRO (Número)	Lo asigna el sistema según el talonario. Si el talonario es manual, lo cargás vos.
CUENTA (Proveedor)	El proveedor al que le comprás; se elige del maestro (usá el buscador). Muestra la razón social al lado.
RES (Responsable)	Responsable de la operación, si tu empresa lo usa.
LUG (Lugar de entrega)	Dónde te tienen que entregar.

2. Encabezado: fecha, moneda y depósito

Campo	Qué poner
FECHA	Fecha de la orden. Si la dejás vacía, el sistema pone la de hoy. Ver las reglas de fecha más abajo.
MONEDA	La moneda de la operación (pesos, dólares, etc.).
TIPO / Cotización	Tipo de cotización y su valor, si comprás en moneda extranjera.
DEPOS (Depósito)	El depósito donde vas a recibir la mercadería. Podés cambiarlo por renglón.
C.PAGO (Condición de pago)	Obligatorio. Cómo se paga: contado, 30 días, etc.
DETALLE	Obligatorio. Un texto que describe la orden.
DOC.REF	Documento de referencia (por ejemplo, un presupuesto). Opcional.

Nota

Los botones DATOS / ORIG / APLICA / TRANSPORTE / OTROS DATOS abren ventanas complementarias (transporte, datos de origen, etc.). Entrás sólo si necesitás completarlas.

3. Renglones: cargar los productos

Por cada producto que pedís, completás una línea:

Columna	Qué poner
PRODUCTO	El código del artículo (usá el buscador). Muestra la descripción.
DEPOS	Depósito de ese renglón. Viene del encabezado y se puede cambiar.
Cantidad	Cuántas unidades pedís.
Unidad	La unidad de medida del artículo.
LISTA	La lista de precios a usar.
PRECIO UNIT	Precio unitario. Según la configuración, puede traerse solo de la lista.
SUBTOTAL	Lo calcula el sistema (cantidad × precio).

Agregás tantas líneas como productos necesites. El TOTAL NETO se va sumando solo.

Consejo

Con la tecla de ayuda sobre el producto podés activar “solo stock” para que el buscador muestre únicamente los artículos que tienen existencia.

4. Conceptos de bonificación o recargo (opcional)

Debajo de los productos hay una segunda lista para bonificaciones o recargos generales: por ejemplo, un flete que suma o un descuento comercial que resta. Elegís el concepto, el % o el importe, y el sistema calcula el subtotal.

5. Descuento, IVA y totales

• DESCUENTO: podés cargar un descuento general en porcentaje.
• IVA / IMPUESTOS: los calcula el sistema según la configuración de IVA del comprobante y de cada renglón.
• SUB-TOTAL / IMPUESTOS / TOTAL: se calculan solos. El TOTAL es lo que cierra la orden.

6. Pie y cierre

• OBS (Observaciones): comentarios libres.
• TRANF (Transferir): marca opcional según el circuito de tu empresa.
• Para confirmar la orden, usá la tecla PROCESAR. El sistema pide confirmación antes de grabar y antes de salir.
• Según cómo esté configurado el comprobante, al confirmar puede ofrecerte imprimir la orden.

Reglas de la fecha

La fecha del comprobante tiene controles automáticos, los mismos de toda la facturación del sistema:

• Si la dejás vacía, se completa con la fecha de hoy.
• No podés poner una fecha futura, salvo que tu empresa tenga habilitado ese permiso. Si no, aparece: la fecha no puede ser mayor a la del dia.
• No podés pasar la fecha “habilitada hasta” de la empresa, es decir el período abierto. Si no, aparece: la fecha no puede ser mayor a <fecha>.
• Con numeración automática, la fecha no puede ser anterior a la del último comprobante ya emitido de ese talonario: la fecha del comprobante … no puede ser inferior a <fecha> ….

Problemas frecuentes

No me toma el proveedor o el producto. No está dado de alta, o lo estás escribiendo mal. Usá el buscador y, si no aparece, cargalo primero en su maestro.

No me deja confirmar. Suele faltar un campo obligatorio: condición de pago, detalle, o el IVA de algún renglón. Revisá que estén completos.

La orden salió con otra fecha. Si dejaste la fecha vacía, quedó con la de hoy.

El precio no es el que esperaba. Revisá la lista de precios elegida en el renglón, y la moneda y cotización del encabezado.

Cargué la orden pero la mercadería no figura en stock. Es lo esperado: la orden de compra es el pedido. El stock se actualiza cuando registrás la recepción o el remito, no con la orden.

Preguntas frecuentes

¿La orden de compra descuenta o suma stock? Es un pedido al proveedor. El ingreso real de stock se hace al recibir la mercadería con el remito de recepción, no al cargar la orden.

¿Puedo cargar varios productos en la misma orden? Sí, uno por renglón. El total se suma solo.

¿Puedo comprar en dólares? Sí. Elegí la moneda y cargá el tipo de cotización y su valor en el encabezado.

¿Puedo poner distintos depósitos por producto? Sí. El depósito del encabezado se propone por defecto y lo podés cambiar en cada renglón.

¿Es obligatorio el número? Normalmente lo pone el sistema según el talonario. Sólo lo cargás si el talonario es manual.

¿Cómo agrego un descuento o un flete? Como concepto de bonificación o recargo en la segunda lista, o como descuento general en los totales.

¿Qué hago si me equivoqué después de grabarla? Se corrige o anula desde los procesos de Compras: modificación de precios o de fecha de entrega, cancelación o reversión de la orden. No se reescribe la orden original.

¿Por qué me pide confirmar dos veces? El sistema pide confirmación al procesar y al salir, para evitar grabar o cerrar por error.

Ver también

• Carga de Proveedores — cómo dar de alta el proveedor que elegís en la Cuenta.
• Condiciones de Pago — las condiciones que aparecen en el campo C.PAGO.