Autorización de retiros

Cuando un cliente retira la mercadería en persona (en vez de recibir una entrega), el sistema permite controlar quién está autorizado a retirar y dejar registrado en el comprobante quién se la llevó. Sirve de control y de constancia: solo personas habilitadas retiran, y queda asentado.

Hay dos partes: configurar las personas y la autorización (una vez), y operar el mostrador (cada vez que alguien retira).

Cómo se configura la persona autorizada

Son dos pasos.

1. Cargar a la persona como contacto del cliente

En Contactos (ccg5108) —o desde la ficha del cliente (ccg5105), en el panel Contactos— das de alta a la persona:

Campo	Qué poner
Nombre	El nombre de la persona.
Documento (tipo y número)	Importante. Es lo que después permite verificar quién se presenta.
Autorizado a retirar mercadería	Marcalo para habilitarla a retirar.
Activo	Dejá el contacto activo.

2. Armar la autorización

En Configuración General → de Seguridad → Mantenimiento de Permisos → Autorización de Comprobantes a Contactos (gen9003) creás la autorización del cliente:

Qué define	Detalle
Cliente	La entidad a la que corresponde la autorización.
Vigencia	Desde y hasta cuándo vale (podés dejarla abierta).
Contactos habilitados	Las personas que pueden retirar (cada una con su propia vigencia).
Comprobantes	Sobre qué comprobantes/talonarios aplica el control (por ejemplo, el remito de entrega).

Nota

El control se activa por cliente y por comprobante: solo se pide el dato de quién retira cuando el cliente tiene una autorización activa y vigente que cubre ese comprobante. En el resto de los casos, el campo ni aparece.

Cómo debe operar quien atiende al cliente

Cuando alguien se presenta a retirar:

1. Pedile el documento.
2. Al cargar el comprobante de entrega, cuando llegues al campo “Entrega o Retira”, abrí la ayuda (tecla de ayuda / F1): aparecen las personas autorizadas de ese cliente. Elegí a la que está retirando.
3. Verificá que la persona que tenés adelante coincida con el contacto elegido (por eso importa tener el documento cargado).
4. Si la persona no figura o no está autorizada, no entregues. Primero hay que darla de alta como contacto del cliente, marcarla como autorizada e incluirla en la autorización (con el ok del cliente). No la cargues “para salir del paso”: ese registro es la constancia de quién se llevó la mercadería.

Precaución

Cuando el control está activo para ese cliente y comprobante, el campo es obligatorio: no vas a poder confirmar el comprobante sin elegir a la persona que retira.

Mensajes del sistema

Mensaje	Qué pasó
el dato es obligatorio	El cliente tiene autorización activa para ese comprobante y no elegiste quién retira.
No existe el contacto	El contacto que se intentó cargar no existe. Elegilo con la ayuda (F1).
el contacto es incorrecto	La persona elegida no está entre las autorizadas para ese cliente/comprobante, o su autorización venció.

Problemas frecuentes

No me aparece el campo para cargar quién retira. Ese cliente no tiene una autorización activa que cubra ese comprobante. El campo solo aparece cuando corresponde. Si debería controlarse, revisá la autorización en gen9003 (que esté activa, vigente y que incluya ese comprobante).

La persona vino a retirar pero no está en la lista. No está cargada como contacto autorizado del cliente, o no quedó incluida en la autorización. Hay que darla de alta y autorizarla antes de entregar.

Me dice que el contacto es incorrecto. La persona no está autorizada para ese cliente/comprobante o su autorización está vencida. Revisá la vigencia en gen9003.

Preguntas frecuentes

¿La persona autorizada es lo mismo que el lugar de entrega? No. El lugar de entrega es a dónde va la mercadería; la persona autorizada es quién la retira. Ver Lugar de entrega.

¿Una persona puede retirar de varios clientes? Sí. Es un contacto que puede estar vinculado y autorizado en más de un cliente.

¿Puedo poner una fecha de vencimiento a la autorización? Sí. La autorización, y cada persona dentro de ella, pueden tener vigencia desde/hasta.

Ver también

Ver documentación Técnica

• Lugar de entrega — a dónde se entrega (no confundir con quién retira).
• Maestro de Entidades — dónde se cargan los contactos del cliente.