Conciliación de la liquidación de tarjetas

Cuando cobrás con tarjeta, lo que tenés es un crédito contra la administradora o el banco. Cada posnet y cada tarjeta están asociados a una entidad del sistema, y los cupones se acumulan contra su cuenta.

Conciliar es cruzar lo que esa liquidación dice que te paga contra los cupones que el sistema tiene pendientes, y dejar asentada la diferencia.

El punto de partida

Tesoreria → Consultas y Reportes → Valores - Cupones - Depositos → Pendientes de Acreditar (fon1149).

Es la lista de cupones ya cobrados que la administradora todavía no pagó. Contra esa lista se coteja el resumen que te mandaron.

El proceso

Tesoreria → Procesos → Cambio de Estados y Rendiciones → Cambio de Estados de Tarjetas → Cambio de Estados de Cupones (fon6677).

Es un comprobante. Le indicás:

Campo	Qué poner
Fecha desde / Fecha hasta	El período que cubre la liquidación.
Posnet / Tarjeta	Para acotar a la terminal o la marca que se está liquidando.
Estado a buscar	En qué estado están hoy los cupones que vas a acreditar.
Estado a cambiar	A cuál pasan.
Cuenta contable, Concepto, Centro de costo	Adónde va la diferencia.
Cuenta corriente y Entidad	Contra quién se registra.

El sistema te trae los cupones que cumplen los filtros, elegís cuáles entran, y al confirmar quedan con el estado nuevo. Cada cupón guarda el comprobante que lo acreditó, así que después siempre se puede reconstruir en qué liquidación entró.

No confundas este proceso con el cierre de lote

El cierre de lote agrupa cupones y les cambia el estado, y nada más. El cambio de estados es el que además puede imputar contra una cuenta, y es por eso el que sirve para conciliar. Los dos están uno al lado del otro en el menú y los nombres no lo dejan claro.

Si no aparecen los cupones que esperabas

Antes de revisar los cupones, revisá el talonario. Qué estados puede tomar el comprobante y a cuáles puede pasarlos está configurado por talonario, no lo elige el usuario.

Un talonario mal configurado no da error, no muestra nada

Si el talonario no tiene habilitado el estado en el que están tus cupones, la pantalla simplemente no te los ofrece. No hay mensaje que lo explique. Antes de buscar el problema en los cupones, confirmá con quien administra la configuración que ese talonario puede leer ese estado y pasar al que necesitás.

La cuenta contable que se propone también sale de esa configuración, no del usuario.

Las diferencias

La liquidación casi nunca coincide con la suma de los cupones: hay comisión, arancel, retenciones e intereses de por medio.

El sistema tiene dos lugares donde eso se registra:

• Los campos de cuenta contable, concepto y centro de costo del propio comprobante de cambio de estado.
• Tesoreria → Transacciones → Debitos y Creditos → Ingreso de ND/NC de Tarjetas (nottarj), para las notas de débito y crédito de la administradora.

Confirmá cuál usa tu empresa antes de la primera conciliación

Los dos caminos existen y la elección depende de cómo esté configurada tu instalación. Hacerlo por el camino equivocado deja la comisión imputada dos veces o ninguna. Preguntá a soporte cuál corresponde antes de cerrar la primera liquidación del mes.

Después de conciliar

Volvé a Pendientes de Acreditar. Los cupones que entraron en la liquidación ya no tienen que estar. Los que quedan son:

• cupones de períodos que la administradora todavía no liquidó, y está bien;
• cupones que la liquidación no incluyó, y eso hay que averiguarlo.

Para el segundo caso, el recorrido de cada cupón está en Tesoreria → Consultas y Reportes → Valores - Cupones - Depositos → Cupones - Terceros → Movimientos de un Cupon de Tarjeta de Tercero (fon1462): muestra por qué estados pasó, cuándo y con qué comprobante.

Problemas frecuentes

La liquidación cierra por menos que mis cupones. Lo primero a descartar es un cupón cargado dos veces al cobrar. Ordená los pendientes por número de cupón y buscá repetidos: si el mismo voucher se cargó como creación en vez de selección, quedaron dos.

Un cupón figura acreditado y el cliente reclama que se lo debitaron de nuevo. Mirá los movimientos de ese cupón. Cada cambio de estado quedó registrado con fecha y comprobante, así que se ve si pasó dos veces por acreditación.

No me deja poner el estado que necesito. El talonario no lo tiene habilitado. Es configuración, no permiso de usuario.

Cerré la liquidación y la diferencia quedó sin imputar. Revisá si el comprobante tenía cargada la cuenta contable. Si el talonario no la propone y no se completó a mano, la diferencia queda sin registrar.

Ver también

• Circuito de cobranzas con tarjeta de crédito — de dónde salen los cupones.
• Cheques propios emitidos a futuro y no debitados — el mismo mecanismo de estados, aplicado a cheques.