Generación de Recibos Automáticos

Este proceso cancela en bloque los comprobantes pendientes de un rango de fechas y emite un recibo de ingreso por cada cliente, sin que nadie tipee importes. No entra plata: la contrapartida de todos los recibos es una única cuenta contable definida en la configuración.

Programa: fon2200 Menú: Cobranzas → Procesos → Recepción de Cobranza → Generación de Recibos Automáticos

¿Qué es y para qué sirve?

El caso típico es la facturación a empleados: se le factura al personal (consumo interno, almacén, adelantos) y ese saldo no se cobra por caja, se descuenta por recibo de sueldo. En vez de cargar un recibo por empleado, este proceso los emite todos de una y deja el saldo cancelado contra la cuenta de cobranza que corresponda.

Sirve para cualquier circuito con la misma forma: muchas cuentas pendientes que se cancelan todas juntas contra una sola cuenta, sin valores de por medio.

No es lo mismo que Cobranzas Automáticas

Las dos pantallas emiten recibos solas y las dos escriben COBRANZA AUTOMATICA en el comprobante, pero no son variantes de lo mismo:

• En Cobranzas Automáticas recibís valores (cheques, efectivo, depósitos) y decidís cuánto cobrás de cada comprobante.
• Acá no recibís nada y no decidís nada: se cancela todo el pendiente que quedó listado, contra una cuenta fija.

No se puede deshacer desde acá

Cobranzas Automáticas guarda su propia cabecera y por eso se puede borrar, con los recibos que generó. Este proceso no deja rastro propio: lo único que queda son los recibos. Si te equivocaste de rango de fechas o de grupo, hay que anular recibo por recibo por el circuito normal. Mirá bien la lista antes de procesar.

Antes de empezar

La pantalla depende de cinco parámetros que se cargan una sola vez en gen1141 (Configuracion General → de Sistema → Atributos → Atributos de Programas), para el programa fon2200:

Atributo	Qué define
DEFcodcom	El tipo de comprobante del recibo que se va a emitir.
DEFcodtal	El talonario de ese recibo. Tiene que tener numeración automática.
DEFcodimp	La cuenta de cobranza: la contrapartida contra la que se cancela todo.
DEFcodcon	El concepto contable de esa contrapartida.
DEFgrutcc	El grupo de tipos de cuenta corriente que entra al barrido. Se arma en gen1116 (Configuracion General → de Empresas → Grupos → Grupos de Tipos de Cta.Cte.).

Sin los cinco atributos la pantalla no abre

Si falta cualquiera de los cinco, el programa corta antes de mostrar nada con No se leyo el atributo de programa - fon2200 - …. No es un problema de la pantalla: es configuración que hay que cargar en gen1141.

Paso a paso

1. Encabezado

Campo	Qué poner
EMP	Empresa.
GRUPO	Obligatorio. Grupo de comprobantes: define qué comprobantes entran al barrido. Si lo dejás vacío aparece el dato es obligatorio.
Fecha (desde / hasta)	Rango de fechas de comprobante. Viene propuesto de 60 días atrás hasta hoy.

Al completar el rango, la pantalla sale a buscar y llena la lista sola.

2. Revisar la lista

Columna	Qué muestra
FECHA	Fecha del comprobante.
COMPROBANTE	Descripción, letra, talonario y número tal como figuran impresos.
CODIGO / RAZON SOCIAL	Tipo de cuenta corriente, código y nombre del cliente.
PENDIENTE	Lo que falta cancelar de ese vencimiento, en pesos.

Abajo a la derecha está el total pendiente de todo lo listado.

La lista es de sólo lectura

No se puede cambiar ningún importe ni elegir cuánto se cancela de cada renglón: entra todo el pendiente de todo lo que quedó listado. Si querés sacar algo, la forma es acotar el rango de fechas o cambiar el grupo de comprobantes y volver a buscar.

Parado sobre la fecha de un renglón, con la tecla de ZOOM abrís el comprobante para verlo completo.

Algo importante sobre lo que no vas a ver en la lista:

• Se listan vencimientos, no comprobantes: una factura en tres cuotas aparece como tres renglones.
• Sólo entran los renglones que forman cuenta corriente y son aplicables financieramente, y sólo los tipos de cuenta corriente del grupo configurado.
• Un comprobante ya cancelado no aparece: el pendiente se recalcula en el momento, no está guardado en ningún lado.

3. Fecha de proceso e impresoras

Campo	Qué poner
FECHA DE PROCESO	La fecha con la que se emiten los recibos. Viene la del día.
RECIBOS + CP	Impresora y cantidad de copias de cada recibo generado. Con CP en cero no se imprime ninguno.
LISTADO + CP	Impresora y copias del listado de control.

Sacá el listado antes de procesar

El listado imprime lo que está en pantalla, no lo que se generó. Sacarlo antes de confirmar te deja el papel con exactamente lo que vas a cancelar, que es lo que después sirve para revisar. Sale titulado Generación de cobranza de facturación de empleados.

4. Procesar

La confirmación es con PROCESAR (F5), y sólo funciona desde el último campo de la pantalla, el CP del listado. Desde cualquier otro campo la tecla se comporta como un ENTER común. Si estás parado ahí y apretás ENTER, el sistema te avisa con Presione << F5 >> para grabar.

Qué hace al confirmar, cliente por cliente:

1. Suma todo lo pendiente de ese cliente.
2. Si el neto le da a favor del cliente, lo saltea: no emite recibo y no aplica ninguno de sus comprobantes.
3. Si no, emite un recibo con la fecha de proceso, que aplica contra todos los vencimientos listados de ese cliente.
4. La diferencia va a la cuenta de cobranza configurada.
5. Si pusiste copias en RECIBOS, lo imprime.

Cada cliente es una operación independiente

Los recibos se graban de a uno. Si el proceso se corta a la mitad —por un error de configuración, por ejemplo— los recibos ya emitidos quedan hechos. No es todo o nada.

No aprietes PROCESAR dos veces

La pantalla no se limpia ni se marca después de procesar, y no vuelve a recalcular los pendientes. Si confirmás de nuevo sin volver a buscar, se genera una segunda tanda de recibos sobre saldos que ya cancelaste. Después de procesar, salí de la pantalla o volvé a hacer la búsqueda.

Problemas frecuentes

No abre la pantalla: dice que no leyó un atributo de programa. Falta uno de los cinco parámetros de fon2200 en gen1141. El mensaje te dice cuál. Hasta que estén los cinco, el programa no arranca.

Busqué y no trajo nada. Repasá el rango de fechas —son fechas de comprobante—, el GRUPO de comprobantes, y sobre todo el grupo de tipos de cuenta corriente configurado en DEFgrutcc: si ese grupo no incluye el tipo de cuenta de tus comprobantes, no entra nada.

Falta un cliente que sé que debe. Puede estar quedando afuera porque su neto da a favor de él: si tiene más notas de crédito que facturas en el rango, el proceso lo saltea entero y no le aplica nada. Ampliá o acotá el rango para que el neto quede deudor.

Se cortó el proceso con la numeracion del talonario … no es automatica. El talonario configurado en DEFcodtal no tiene numeración automática. Hay que corregirlo en la configuración del talonario y volver a correr el proceso: los recibos que se hayan emitido antes del corte ya están hechos.

Se cortó con no se leyo la cta contable para el tipo de cta cte …. Ese tipo de cuenta corriente no tiene cuenta contable asociada. Se resuelve en la configuración de tipos de cuenta corriente.

Se cortó con no se encontro un concepto con el uso … (aplicacion). No hay ningún concepto dado de alta con uso de aplicación. Es configuración general, se carga una vez.

El listado tiene columnas que no me cierran. Las columnas Talon y Numero del listado muestran el talonario y el número tal como están impresos en el comprobante original, que no siempre coinciden con los internos del sistema.

Preguntas frecuentes

¿Puedo elegir a qué clientes les genero recibo? No desde la pantalla. Lo que entra al proceso es todo lo que quedó listado; se acota con el rango de fechas, el grupo de comprobantes y —una sola vez, en la configuración— con el grupo de tipos de cuenta corriente.

¿Puedo cancelar sólo una parte de un vencimiento? No. Este proceso cancela el pendiente completo de cada renglón. Para cancelaciones parciales está Cobranzas Automáticas o el recibo de ingreso cargado a mano.

¿Qué pasa si un cliente queda en cero? Igual se emite el recibo, y sirve como comprobante de compensación entre sus comprobantes, sin movimiento contra la cuenta de cobranza.

¿Y si hay comprobantes en moneda extranjera? Se cancelan en pesos y además se registra la aplicación en la moneda original. La cotización que queda en el recibo es el promedio ponderado de las de los comprobantes aplicados.

¿Cómo anulo un recibo generado por error? Por el circuito normal de anulación de recibos de ingreso, uno por uno. Este proceso no tiene baja.

¿Puedo correrlo dos veces el mismo día? Sí, siempre que vuelvas a hacer la búsqueda entremedio: lo que ya se canceló deja de aparecer. Lo que no hay que hacer es apretar PROCESAR dos veces sobre la misma lista.

Ver también

Ver documentación Técnica

• Cobranzas Automáticas — la otra generación automática de recibos, la que sí recibe valores.
• Entidad y Cuenta Corriente — qué son el tipo de cuenta corriente y el código que agrupan los recibos.
• Resumen de Cuenta Corriente — dónde verificar que el saldo quedó cancelado.
• Plan de Cuentas — de dónde sale la cuenta de cobranza que se usa de contrapartida.