Autorización de comprobantes de stock

Un comprobante de stock puede quedar retenido en un estado hasta que se cumplan ciertas validaciones y, si hace falta, alguien lo apruebe. Es lo que hace que una factura con una bonificación grande, o un pedido que supera el límite de crédito, no siga su curso hasta que un responsable lo mire.

El circuito se arma como una cadena de pasos: cada paso tiene un tipo de validación, un estado en el que deja al comprobante, quiénes pueden aprobarlo y —si hace falta— tramos de importe.

Nota

No confundir con la aprobación de notas de crédito y débito: aquél es un pedido previo a emitir el comprobante. Éste trabaja sobre el comprobante ya cargado, moviéndolo entre estados.

El interruptor

Todo esto sólo funciona si el talonario tiene marcado utiliza autorización de stock. Si no lo tiene, el comprobante nace y sigue sin pasar por ningún control.

Cómo se arma la cadena

Programa: gen4030 — AUTORIZACIONES DE COMPROBANTES

Precaución

gen4030 no está en el menú. Se llega por línea de comandos o desde un menú propio de la instalación. Es la pantalla central de todo el circuito.

Se elige empresa, comprobante y talonario, y se carga una fila por paso, en el orden en que se van a ejecutar:

Columna	Qué poner
ESTADO ACTUAL	El estado en el que queda el comprobante cuando llega a este paso.
TIPO DE AUTORIZACION	Qué se valida acá (ver la tabla de tipos más abajo).
AUT/RCHZ	Botón: abre AUTORIZADORES.
VARIABLE	Botón: abre VARIABLES (los tramos de importe).
APLICA	Botón: abre APLICADO POR. Sólo para pasos del tipo Aplicado por Comprobantes.
MAIL GRUPOS CR	Tilde de aviso a los grupos + botón que abre RECIBEN E-MAILS + tilde de aviso al creador (ver más abajo).

Debajo de la grilla, el botón REVERSION abre la lista de grupos que pueden volver la cadena a un paso anterior, y a qué paso (0 es el primero; el último renglón, el de cierre, no se puede elegir).

AUTORIZADORES

Por cada paso, los grupos de usuarios que pueden aprobarlo a mano, y los datos propios del paso:

Campo	Qué poner
Grupo / Usuario	Quién puede aprobar este paso a mano. No se repite.
ESTADO QUE AUTORIZA	A qué estado pasa el comprobante al aprobarse este paso. Si lo dejás vacío, pasa al estado del renglón siguiente.
RECHAZA	A qué estado pasa al rechazarse. Sólo admite estados de uso rechazado.
USUARIO AUTOMATICO	A nombre de quién quedan los pasos que se aprueban solos. Si lo dejás vacío, quedan a nombre del usuario 8888.
DERIVA COMPROBANTE y TALONARIO	Si al aprobar este paso se tiene que generar otro comprobante (por ejemplo, el pedido aprobado que genera el remito). Van los dos o ninguno.

Un paso sin autorizadores no lo aprueba nadie a mano

Si dejás la lista de grupos vacía, nadie puede aprobar ese paso desde la pantalla. Sólo avanza si el tipo de validación lo aprueba solo.

El comprobante derivado

Se genera en el momento en que se aprueba el paso, a nombre del que lo aprobó. Si no se puede generar, no se graba la aprobación. Un rechazo no deriva nada.

VARIABLES — los tramos de importe

Es lo que permite decir “hasta $100.000 lo aprueba el supervisor, de ahí para arriba el gerente”:

Campo	Qué poner
Grupo de usuarios	Quién aprueba dentro de este tramo.
Estado / Estado si autoriza / Estado si rechaza	Los estados propios del tramo, que pisan a los del paso.
Valor desde / Valor hasta	El tramo. El hasta no puede ser menor que el desde.
Moneda	La moneda en la que están expresados los valores.

Los tramos se convierten con la cotización de hoy

Si cargás los tramos en una moneda extranjera, la comparación se hace convirtiendo con la cotización del día en que se autoriza, no con la del comprobante. Un comprobante viejo se evalúa contra tramos valuados a hoy.

Precaución

Los tramos sólo se evalúan cuando la validación calculó un importe. Con los tipos que no calculan importe, alcanza con pertenecer al grupo y el rango se ignora.

RECIBEN E-MAILS y aviso al creador

Hay dos avisos por mail, independientes, que se prenden por paso:

• A los que tienen que resolver: con la primera tilde de MAIL GRUPOS CR, cuando el comprobante llega a ese paso (recién cargado o después de aprobar el anterior) les llega un mail a los usuarios de los grupos de RECIBEN E-MAILS.
• Al que cargó el comprobante: con la segunda tilde, cuando el paso se aprueba o se rechaza, a mano o solo, con el resultado, quién y cuándo.

Los avisos de lo que se graba los manda un proceso programado

Los avisos que salen al aprobar o revertir desde las pantallas se mandan en el momento. Los que salen al grabar un comprobante (la llegada al primer paso, los pasos que se aprueban solos) los manda gen4070, que tiene que estar programado para correr cada pocos minutos. Si esos avisos no llegan, lo primero es preguntar si está programado.

APLICADO POR

Sólo en pasos del tipo Aplicado por Comprobantes. Cada renglón es un grupo de comprobantes y el estado que toma el comprobante cuando lo termina de aplicar uno de ese grupo. Por ejemplo: un remito que lo aplica una factura pasa a Facturado, y si lo aplica una devolución, a Cancelado. Sin renglones, vale cualquier comprobante y el estado es el del paso.

Los tipos de validación

Se dan de alta en gen4020, Tipos de Autorizaciones de Comprobantes (Configuracion General → de Comprobantes → Configuracion → Estados de Comprobantes), donde a cada tipo propio se le asigna uno de estos comportamientos:

Tipo	Qué hace realmente
Sin Validacion	Aprueba solo, siempre. Sirve para pasos que sólo cambian el estado.
Autorizacion General	Siempre va a aprobación humana.
Autorizacion General - Autoaprobacion	Igual, pero si el que aprueba es el mismo que cargó o modificó el comprobante por última vez, se aprueba solo.
Precios Minimos en Listas	Recalcula el precio de lista de cada renglón y compara. Pasa el mayor desvío porcentual al control por tramos.
Limites de credito	Calcula el importe y aplica el control de límite de crédito de ventas.
Comprobante Duplicado Sin Aplicar	Busca en los últimos 365 días comprobantes del mismo tipo y cliente con cantidades pendientes.
Importes de Comprobantes	Calcula el importe del comprobante y lo pasa al control por tramos. Nunca aprueba solo: su trabajo es alimentar el tramo.
Bonificaciones Maximas	Compara la bonificación de cada renglón con su bonificación máxima cargada. Si ninguna la supera, aprueba solo. Si alguna la supera, va a aprobación humana. Un renglón sin bonificación máxima que le corresponda no se controla.
Stock de Inventario	Por producto, compara lo pedido con el disponible para venta de todos los depósitos a hoy. Si alcanza, aprueba solo; si falta, va a aprobación humana. Los productos que no llevan inventario no se controlan.
Aplicado por Comprobantes	Aprueba solo cuando el comprobante queda totalmente aplicado. Si después vuelve a tener pendiente (se borró o se anuló lo que lo aplicaba), vuelve solo a este paso. Ver APLICADO POR.

Además, cada tipo tiene una tilde es aprobación manual: si está puesta, el paso exige que alguien lo ejecute desde la pantalla aunque la validación lo hubiera aprobado.

Quién aprueba una bonificación excedida

En un paso de Bonificaciones Maximas, además de estar en el grupo del paso, el que aprueba tiene que tener habilitado un tope de bonificación que cubra la mayor bonificación excedida del comprobante. Los tramos de VARIABLES, en este tipo, se leen como porcentajes de bonificación; en Stock de Inventario, como unidades faltantes.

La autoaprobación es lo contrario de “cuatro ojos”

Autorizacion General - Autoaprobacion existe para que quien carga el comprobante se lo apruebe solo. Cualquier otro usuario tiene que aprobarlo a mano.

Si lo que buscás es que un segundo par de ojos revise, no uses ese tipo.

Los estados

Se dan de alta en gen5133, Estados de Comprobantes (Configuracion General → de Comprobantes → Configuracion → Estados de Comprobantes).

Cada estado tiene una descripción y un tipo de estado, que es lo que define el ciclo de vida macro:

Iniciado · En proceso · Finalizado · Rechazado · Anulado

Precaución

El circuito no corre sobre comprobantes rechazados o anulados: ya no se mueven, aunque les queden pasos pendientes. Un comprobante finalizado sí puede seguir avanzando, si tiene pasos después (por ejemplo, un remito entregado que pasa a facturado).

La cadena necesita un paso de cierre

Si el paso no tiene ESTADO QUE AUTORIZA, el estado al que pasa el comprobante después de aprobarlo se lee del paso siguiente. Y en cualquier caso el sistema recorre la cadena mirando el renglón siguiente. Eso significa que el último paso de la cadena nunca se ejecuta: no tiene un siguiente de donde sacar el estado.

Hay que cargar siempre un renglón de cierre al final, con el estado final del comprobante, que nadie va a autorizar. El sistema no lo valida ni lo avisa: si falta, el circuito simplemente se queda trabado en el anteúltimo paso.

Cuándo corre el circuito

Tres momentos:

1. Al grabar el comprobante. Automáticamente, cada vez que se graba, el circuito avanza todos los pasos que puedan resolverse solos y se detiene en el primero que necesite una persona.
2. Al abrir la lista de pendientes. Ver el aviso de abajo.
3. Al aprobar o rechazar a mano, desde gen4040.

Abrir la lista cambia datos

La pantalla de autorización, al armar la grilla, ejecuta los pasos automáticos de cada comprobante del rango: registra los movimientos y cambia estados.

No es una consulta inocua. Si sólo querés mirar sin tocar, usá gen4050, la consulta de pendientes — aunque conviene verificar en tu instalación, porque también llama al motor.

Aprobar y rechazar

Programa: gen4040 — AUTORIZACION DE COMPROBANTES Menú: Transacciones Diarias → Autorizacion General de Comprobantes → Autorizacion de Comprobantes

Campo	Qué poner
EMPRESA	Obligatorio.
GRUPO	Grupo de comprobantes, para acotar.
FILTROS	Botón: acota por más criterios (responsable administrativo, estado actual, número de carga de la Guia de reparto, Usuario Creador, etc.).
FECHA DESDE / HASTA	Obligatorio. El rango de fechas de comprobante.

La grilla muestra FECHA, COMPROBANTE, RAZON SOCIAL, ESTADO e IMPORTE, y sólo trae los comprobantes que este usuario puede autorizar: si un comprobante está esperando a otro grupo, no aparece.

Consejo

“No me aparece el comprobante” casi siempre significa una de tres: está esperando a otro grupo, ya pasó todos los pasos, o su fecha cae fuera del rango. No es que se haya perdido.

Con F5 sobre una fila se abre el detalle, donde se carga:

• Detalle: hasta 70 renglones de texto que quedan como auditoría.
• Motivo: el motivo de la decisión, sobre todo si es un rechazo.

Y ahí se aprueba o se rechaza. Después de procesar, la grilla se limpia y se vuelve a leer, así que el comprobante resuelto desaparece.

Precaución

El rango de fechas se recorre día por día. Un rango de un año hace 730 pasadas sobre la base: en instalaciones grandes conviene consultar por semanas o meses, no por años.

Quién puede aprobar

El permiso del programa habilita a entrar a la pantalla. Lo que decide qué comprobantes ve y cuáles puede aprobar es la configuración de gen4030: los grupos de AUTORIZADORES y, si hay importes en juego, los tramos de VARIABLES.

Precaución

El permiso del programa es genérico: no distingue empresa, comprobante ni talonario. Todo el control fino vive en la cadena de gen4030.

Qué queda registrado

Cada paso ejecutado deja un movimiento con: comprobante, orden del paso, tipo de autorización, estado anterior y estado nuevo, fecha, hora, usuario, si fue manual o automático, el motivo y, si el paso derivó, el comprobante generado. Más el detalle de texto que cargó el autorizante.

El usuario es el que aprobó a mano; en la autoaprobación, el que cargó el comprobante; y en los pasos que se aprueban solos, el USUARIO AUTOMATICO del paso (o el 8888). Además se guarda una historia completa con cada aprobación, rechazo y reversión, aunque el paso después se deshaga.

Es la traza completa de quién movió qué y cuándo, y es también lo que hace que el circuito no repita pasos: si el movimiento de un paso ya existe, ese paso está cumplido.

Cómo poner el circuito en marcha

1. Estados                gen5133   → los estados propios y su tipo
2. Tipos de autorización  gen4020   → nombre + comportamiento + ¿aprobación manual?
3. La cadena              gen4030   → un renglón por paso, EN ORDEN
                                        · estado al llegar
                                        · tipo de autorización
                                        · AUTORIZADORES (sin grupo, nadie lo aprueba a mano)
                                        · VARIABLES si hay tramos por importe
                                      + un renglón de CIERRE al final
4. Habilitar el talonario           → "utiliza autorización de stock"
5. Operar                 gen4040   → aprobar / rechazar

Problemas frecuentes

El comprobante no aparece en la pantalla de autorización. Tres motivos, en este orden: está esperando a otro grupo de autorizadores; ya recorrió todos los pasos; o su fecha cae fuera del rango consultado.

El comprobante se queda trabado y nadie lo puede aprobar. Muy probablemente falta el renglón de cierre al final de la cadena en gen4030. El último paso no se ejecuta si no tiene un siguiente de donde tomar el estado.

Nadie puede aprobar un paso. Ese paso no tiene grupos cargados en AUTORIZADORES (o en VARIABLES). Sin grupos, no lo aprueba nadie a mano.

Estoy en el grupo y el comprobante igual no me aparece. Si el paso tiene tramos en VARIABLES y el importe cae en un tramo de otro grupo, decide el tramo. En Bonificaciones Maximas además te tiene que alcanzar tu tope de bonificación.

No me deja revertir: el comprobante esta aplicado por el … Al comprobante (o al que se derivó de él) ya lo aplicó otro. Primero hay que deshacer esa aplicación.

Los tramos por importe no se respetan. Si el tipo de validación no calcula importe, los tramos no se evalúan: alcanza con pertenecer al grupo. Para que los tramos funcionen, el paso tiene que ser de un tipo que calcule importe — típicamente Importes de Comprobantes.

El programa corta con No esta parametrizado el estado de aprobado para el comprobante. Falta el estado de destino en la cadena: o el renglón siguiente, o el campo de estado si autoriza. El programa aborta, así que revisá gen4030 antes de volver a intentar.

Aprobé y el estado no es el que esperaba. El estado sale del ESTADO QUE AUTORIZA del paso; si está vacío, del paso siguiente. Si te habilitó un tramo de VARIABLES con estado propio, manda el del tramo. En Aplicado por Comprobantes, el del grupo de APLICADO POR.

El aviso por mail de un comprobante recién cargado no llega. Esos avisos los manda gen4070. Verificá que esté programado.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener cadenas distintas por talonario? Sí: la cadena se define por empresa + comprobante + talonario. gen4030 tiene además un bloque para copiarla a otro talonario.

¿Se puede saltear un paso? No desde la operación. La única forma de que un paso no frene es configurarlo como Sin Validacion o dejarlo sin autorizadores, que lo habilita para todos.

¿Cómo hago un control de dos firmas? Dos pasos consecutivos en la cadena, cada uno con su grupo de autorizadores. No uses Autorizacion General - Autoaprobacion, que hace justamente lo contrario.

¿Se puede revertir una autorización? Sí, con gen4060, REVERSION DE COMPROBANTES AUTORIZADOS, que tampoco está en el menú. Elegís empresa, filtros y fechas; marcás REVERT en los comprobantes, con F1 en PASO elegís a qué paso vuelve cada uno (sólo los que tu grupo tiene habilitados en el botón REVERSION de gen4030) y con F5 revertís. Si el paso había derivado un comprobante, se anula. Al terminar avisa Revertidos: N - Con error: N.

Los programas de reversión de B1 (revscpr, revsvta, revsinv), en los menús de Compras, Ventas e Inventarios, siguen siendo los de la otra configuración (la de autscpr).

¿Dónde veo el historial de quién aprobó qué? Queda registrado con usuario, fecha, hora, estados y motivo. La consulta de esa traza no está cubierta en esta ficha.

Ver también

• Bonificaciones y recargos en la venta — las bonificaciones máximas que controla el tipo Bonificaciones Maximas.
• Aprobación de notas de crédito y débito — el otro circuito de autorización, sobre solicitudes previas.
• Límites de crédito — lo que valida el tipo Limites de credito.
• Cargar una orden de compra — un comprobante que puede pasar por este circuito.