Autorización de comprobantes de stock

Un comprobante de stock puede quedar retenido en un estado hasta que se cumplan ciertas validaciones y, si hace falta, alguien lo apruebe. Es lo que hace que una factura con una bonificación grande, o un pedido que supera el límite de crédito, no siga su curso hasta que un responsable lo mire.

El circuito se arma como una cadena de pasos: cada paso tiene un tipo de validación, un estado en el que deja al comprobante, quiénes pueden aprobarlo y —si hace falta— tramos de importe.

Nota

No confundir con la aprobación de notas de crédito y débito: aquél es un pedido previo a emitir el comprobante. Éste trabaja sobre el comprobante ya cargado, moviéndolo entre estados.

El interruptor

Todo esto sólo funciona si el talonario tiene marcado utiliza autorización de stock. Si no lo tiene, el comprobante nace y sigue sin pasar por ningún control.

Cómo se arma la cadena

Programa: gen4030 — AUTORIZACIONES DE COMPROBANTES

Precaución

gen4030 no está en el menú. Se llega por línea de comandos o desde un menú propio de la instalación. Es la pantalla central de todo el circuito.

Se elige empresa, comprobante y talonario, y se carga una fila por paso, en el orden en que se van a ejecutar:

Columna	Qué poner
ESTADO ACTUAL	El estado en el que queda el comprobante cuando llega a este paso.
TIPO DE AUTORIZACION	Qué se valida acá (ver la tabla de tipos más abajo).
AUT/RCHZ	Botón: abre AUTORIZADORES.
VARIABLE	Botón: abre VARIABLES (los tramos de importe).
+DATOS	⚠️ Botón muerto: no hace nada.
ENVIO E-MAIL	Tilde + botón: abre RECIBEN E-MAILS.

AUTORIZADORES

Por cada paso, los grupos de usuarios que pueden aprobarlo, y dos estados:

Campo	Qué poner
Grupo de usuarios	Quién puede aprobar este paso. No se repite.
Estado si autoriza	A qué estado pasa el comprobante al aprobarse.
Estado si rechaza	A qué estado pasa al rechazarse. Sólo admite estados de uso rechazado.

Un paso sin autorizadores lo aprueba cualquiera

Si dejás la lista de grupos vacía, el sistema no bloquea: habilita. Cualquier usuario puede pasar ese paso.

Es al revés de lo que uno esperaría. Si querés que un paso quede frenado, cargá al menos un grupo — aunque sea uno que no tenga usuarios.

VARIABLES — los tramos de importe

Es lo que permite decir “hasta $100.000 lo aprueba el supervisor, de ahí para arriba el gerente”:

Campo	Qué poner
Grupo de usuarios	Quién aprueba dentro de este tramo.
Estado / Estado si autoriza / Estado si rechaza	Los estados propios del tramo, que pisan a los del paso.
Valor desde / Valor hasta	El tramo. El hasta no puede ser menor que el desde.
Moneda	La moneda en la que están expresados los valores.

Los tramos se convierten con la cotización de hoy

Si cargás los tramos en una moneda extranjera, la comparación se hace convirtiendo con la cotización del día en que se autoriza, no con la del comprobante. Un comprobante viejo se evalúa contra tramos valuados a hoy.

Precaución

Los tramos sólo se evalúan cuando la validación calculó un importe. Con los tipos que no calculan importe, alcanza con pertenecer al grupo y el rango se ignora.

RECIBEN E-MAILS

Los grupos de usuarios que reciben aviso de ese paso.

Precaución

La tilde de e-mail y esta lista se cargan, pero no se pudo determinar qué proceso las usa: el motor de autorización no las lee. Verificá en tu instalación si los avisos llegan realmente antes de apoyarte en ellos.

Los tipos de validación

Se dan de alta en gen4020, Tipos de Autorizaciones de Comprobantes (Configuracion General → de Comprobantes → Configuracion → Estados de Comprobantes), donde a cada tipo propio se le asigna uno de estos comportamientos:

Tipo	Qué hace realmente
Sin Validacion	Aprueba solo, siempre. Sirve para pasos que sólo cambian el estado.
Autorizacion General	Siempre va a aprobación humana.
Autorizacion General - Autoaprobacion	Igual, pero si el que aprueba es el mismo que cargó o modificó el comprobante por última vez, se aprueba solo.
Precios Minimos en Listas	Recalcula el precio de lista de cada renglón y compara. Pasa el mayor desvío porcentual al control por tramos.
Limites de credito	Calcula el importe y aplica el control de límite de crédito de ventas.
Comprobante Duplicado Sin Aplicar	Busca en los últimos 365 días comprobantes del mismo tipo y cliente con cantidades pendientes.
Importes de Comprobantes	Calcula el importe del comprobante y lo pasa al control por tramos. Nunca aprueba solo: su trabajo es alimentar el tramo.
Bonificaciones Maximas	⚠️ No valida nada. Ver abajo.
Stock de Inventario	⚠️ No valida nada. Ver abajo.

Además, cada tipo tiene una tilde es aprobación manual: si está puesta, el paso exige que alguien lo ejecute desde la pantalla aunque la validación lo hubiera aprobado.

Dos tipos no controlan nada

Bonificaciones Maximas y Stock de Inventario están declarados pero su control está vacío: no miran el comprobante ni calculan ningún importe. El resultado es que el paso siempre va a aprobación humana, y llega al control por tramos con importe cero, así que cualquier tramo que arranque en cero lo cubre.

En la práctica se comportan igual que Autorizacion General, pero con un nombre que promete un control que no existe. Si necesitás controlar bonificaciones máximas, el control efectivo es el mensaje que aparece al cargar el renglón en el comprobante —ver Bonificaciones y recargos—, no este circuito.

La autoaprobación es lo contrario de “cuatro ojos”

Autorizacion General - Autoaprobacion existe para que quien carga el comprobante se lo apruebe solo. Cualquier otro usuario tiene que aprobarlo a mano.

Si lo que buscás es que un segundo par de ojos revise, no uses ese tipo.

Los estados

Se dan de alta en gen5133, Estados de Comprobantes (Configuracion General → de Comprobantes → Configuracion → Estados de Comprobantes).

Cada estado tiene una descripción y un tipo de estado, que es lo que define el ciclo de vida macro:

Iniciado · En proceso · Finalizado · Rechazado · Anulado

Precaución

El circuito sólo corre sobre comprobantes iniciados o en proceso. Uno finalizado, rechazado o anulado ya no se mueve, aunque le queden pasos pendientes.

La cadena necesita un paso de cierre

El estado al que pasa el comprobante después de aprobar un paso se lee del paso siguiente. Eso significa que el último paso de la cadena nunca se ejecuta: no tiene un siguiente de donde sacar el estado.

Hay que cargar siempre un renglón de cierre al final, con el estado final del comprobante, que nadie va a autorizar. El sistema no lo valida ni lo avisa: si falta, el circuito simplemente se queda trabado en el anteúltimo paso.

Cuándo corre el circuito

Tres momentos:

1. Al grabar el comprobante. Automáticamente, cada vez que se graba, el circuito avanza todos los pasos que puedan resolverse solos y se detiene en el primero que necesite una persona.
2. Al abrir la lista de pendientes. Ver el aviso de abajo.
3. Al aprobar o rechazar a mano, desde gen4040.

Abrir la lista cambia datos

La pantalla de autorización, al armar la grilla, ejecuta los pasos automáticos de cada comprobante del rango: registra los movimientos y cambia estados.

No es una consulta inocua. Si sólo querés mirar sin tocar, usá gen4050, la consulta de pendientes — aunque conviene verificar en tu instalación, porque también llama al motor.

Aprobar y rechazar

Programa: gen4040 — AUTORIZACION DE COMPROBANTES Menú: Transacciones Diarias → Autorizacion General de Comprobantes → Autorizacion de Comprobantes

Campo	Qué poner
EMPRESA	Obligatorio.
GRUPO	Grupo de comprobantes, para acotar.
FILTROS	Botón: acota por más criterios (responsable administrativo, estado anterior, etc.).
FECHA DESDE / HASTA	Obligatorio. El rango de fechas de comprobante.

La grilla muestra FECHA, COMPROBANTE, RAZON SOCIAL, ESTADO e IMPORTE, y sólo trae los comprobantes que este usuario puede autorizar: si un comprobante está esperando a otro grupo, no aparece.

Consejo

“No me aparece el comprobante” casi siempre significa una de tres: está esperando a otro grupo, ya pasó todos los pasos, o su fecha cae fuera del rango. No es que se haya perdido.

Con F5 sobre una fila se abre el detalle, donde se carga:

• Detalle: hasta 70 renglones de texto que quedan como auditoría.
• Motivo: el motivo de la decisión, sobre todo si es un rechazo.

Y ahí se aprueba o se rechaza. Después de procesar, la grilla se limpia y se vuelve a leer, así que el comprobante resuelto desaparece.

Precaución

El rango de fechas se recorre día por día. Un rango de un año hace 730 pasadas sobre la base: en instalaciones grandes conviene consultar por semanas o meses, no por años.

Quién puede aprobar

El permiso del programa habilita a entrar a la pantalla. Lo que decide qué comprobantes ve y cuáles puede aprobar es la configuración de gen4030: los grupos de AUTORIZADORES y, si hay importes en juego, los tramos de VARIABLES.

Precaución

El permiso del programa es genérico: no distingue empresa, comprobante ni talonario. Todo el control fino vive en la cadena de gen4030.

Qué queda registrado

Cada paso ejecutado deja un movimiento con: comprobante, orden del paso, tipo de autorización, estado anterior y estado nuevo, fecha, hora, usuario, si fue manual o automático, y el motivo. Más el detalle de texto que cargó el autorizante.

Es la traza completa de quién movió qué y cuándo, y es también lo que hace que el circuito no repita pasos: si el movimiento de un paso ya existe, ese paso está cumplido.

Cómo poner el circuito en marcha

1. Estados                gen5133   → los estados propios y su tipo
2. Tipos de autorización  gen4020   → nombre + comportamiento + ¿aprobación manual?
3. La cadena              gen4030   → un renglón por paso, EN ORDEN
                                        · estado al llegar
                                        · tipo de autorización
                                        · AUTORIZADORES (¡al menos un grupo!)
                                        · VARIABLES si hay tramos por importe
                                      + un renglón de CIERRE al final
4. Habilitar el talonario           → "utiliza autorización de stock"
5. Operar                 gen4040   → aprobar / rechazar

Problemas frecuentes

El comprobante no aparece en la pantalla de autorización. Tres motivos, en este orden: está esperando a otro grupo de autorizadores; ya recorrió todos los pasos; o su fecha cae fuera del rango consultado.

El comprobante se queda trabado y nadie lo puede aprobar. Muy probablemente falta el renglón de cierre al final de la cadena en gen4030. El último paso no se ejecuta si no tiene un siguiente de donde tomar el estado.

Cualquiera aprueba un paso que debería estar restringido. Ese paso no tiene grupos cargados en AUTORIZADORES. Con la lista vacía, habilita a todos.

Configuré Bonificaciones Máximas y no controla nada. Ese tipo no tiene control implementado. Se comporta como Autorización General.

Los tramos por importe no se respetan. Si el tipo de validación no calcula importe, los tramos no se evalúan: alcanza con pertenecer al grupo. Para que los tramos funcionen, el paso tiene que ser de un tipo que calcule importe — típicamente Importes de Comprobantes.

El programa corta con No esta parametrizado el estado de aprobado para el comprobante. Falta el estado de destino en la cadena: o el renglón siguiente, o el campo de estado si autoriza. El programa aborta, así que revisá gen4030 antes de volver a intentar.

Aprobé y el estado no es el que esperaba. El estado sale del paso siguiente, o del tramo de VARIABLES si aplicó uno. Los estados del tramo pisan a los del paso.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener cadenas distintas por talonario? Sí: la cadena se define por empresa + comprobante + talonario. gen4030 tiene además un bloque para copiarla a otro talonario.

¿Se puede saltear un paso? No desde la operación. La única forma de que un paso no frene es configurarlo como Sin Validacion o dejarlo sin autorizadores, que lo habilita para todos.

¿Cómo hago un control de dos firmas? Dos pasos consecutivos en la cadena, cada uno con su grupo de autorizadores. No uses Autorizacion General - Autoaprobacion, que hace justamente lo contrario.

¿Se puede revertir una autorización? Hay programas de reversión (revscpr, revsvta, revsinv) en los menús de Compras, Ventas e Inventarios, junto a los de autorización y confirmación.

¿Dónde veo el historial de quién aprobó qué? Queda registrado con usuario, fecha, hora, estados y motivo. La consulta de esa traza no está cubierta en esta ficha.

Ver también

• Bonificaciones y recargos en la venta — el control efectivo de bonificaciones máximas, que no está en este circuito.
• Aprobación de notas de crédito y débito — el otro circuito de autorización, sobre solicitudes previas.
• Límites de crédito — lo que valida el tipo Limites de credito.
• Cargar una orden de compra — un comprobante que puede pasar por este circuito.