Tipos de comprobante y talonarios

Son las dos primeras pantallas del alta de un comprobante. Las dos son cortas —cinco o seis campos— y las dos tienen una trampa que cuesta cara si se pasa por alto: el Definido en una, el Talón Asociado en la otra.

El circuito completo, con el tercer paso y los controles que hacen que el comprobante aparezca, está en Dar de alta un comprobante nuevo.

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Comprobantes — gen1108

Menú: Configuracion General → de Comprobantes → Configuracion → Comprobantes

El maestro de tipos de comprobante: la lista de todo lo que el sistema puede emitir.

Es único para toda la instalación

Esta pantalla no pide empresa. El comprobante 12 es el mismo en todas las empresas. Lo que se carga por empresa es el talonario y la asociación entre los dos.

Campo	Qué poner
CODIGO DE COMPROBANTE	Obligatorio. El número. Es lo que después se escribe en todas las pantallas de carga.
Descripción	Obligatoria. Hasta 70 caracteres. Es el nombre que se ve en los F1 y en los encabezados.
Abreviatura	Obligatoria. Diez caracteres. Es la que entra en las columnas angostas de los reportes y las grillas.
Operación Financiera	Qué representa el comprobante a efectos de estadística: No Incide, Unidad de Compras, Unidad de Ventas o Unidad de Stock.
Definido	La clase interna. Lo que hace que el sistema lo reconozca como factura, remito, recibo, orden de pago. Se elige de una lista.
Habilitado	Si se puede seguir usando para dar de alta comprobantes nuevos.

El «Definido»

Es el campo que decide el comportamiento. Los programas del sistema no miran el código ni el nombre del comprobante: miran el Definido. Una pantalla de factura de ventas ofrece los comprobantes cuyo Definido es de esa familia, y ninguno más.

Con el Definido mal, el comprobante se emite y no hace nada

Se carga, se numera, se imprime. Pero no entra al libro de IVA, no descuenta stock, no aparece en la consulta que corresponde. Y como el documento sí existe, el error se descubre semanas después, cuando alguien cruza totales.

Cambiar el Definido parte el histórico

Los comprobantes ya emitidos quedaron grabados con la clase vieja: no se recalculan. Los nuevos salen con la nueva. Las consultas que filtran por clase van a ver dos mitades. Si de verdad hay que cambiarlo, conviene dar de alta un comprobante nuevo y deshabilitar el viejo.

La lista de Definidos se administra en gen1008 (Configuracion General → de Sistema → Definiciones Internas → Definicion Interna de Comprobantes), pero es un catálogo del sistema, no configuración de cliente:

No inventar Definidos

Agregar un renglón nuevo en gen1008 no le enseña nada al sistema. El comportamiento de cada clase está en el programa, no en la tabla. Un Definido inventado se puede elegir en la pantalla y no lo va a reconocer ninguna función.

Copiar

El bloque COPIAR del pie replica la configuración sobre un código nuevo. El destino tiene que no existir: la propia pantalla lo rechaza, y si llegara a grabar sale ya hay datos para el com N y no pisa nada.

Mensajes

Mensaje	Qué pasó
ya hay datos para el com N	Ese código ya está dado de alta.
no se leyo el comprobante N	El comprobante desapareció entre que lo abriste y lo confirmaste. El programa se sale.
el comprobante ha sido modificado desde otra pantalla, presione <F8> para recargar los datos	Otro usuario lo tocó mientras lo tenías abierto. Recargá con F8 y volvé a hacer el cambio.

Borrar un tipo no avisa si tiene talonarios

Esta pantalla no controla si el comprobante tiene talonarios asociados ni movimientos: borra. Los controles están un nivel más abajo, en el talonario y en la asociación. Para sacar de circulación un comprobante, poné Habilitado en No en vez de borrarlo.

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Talonarios — gen1127

Menú: Configuracion General → de Comprobantes → Configuracion → Talonarios

El maestro de numeraciones. Donde gen1108 define qué es cada comprobante, acá se define de dónde salen los números.

Campo	Qué poner
EMPRESA	Obligatoria.
TALON	Obligatorio. El código del talonario dentro de esa empresa.
Descripción completa	Obligatoria. Hasta 50 caracteres.
Número Admisible Mínimo	El piso del rango. Propone 1.
Máximo	El techo. Propone 999.999.999.
PROXIMO NUMERO a Utilizar	El número que va a llevar el próximo comprobante que se emita. Propone 1.
Talón Asociado	El talonario cabecera del grupo de numeración compartida. Si lo dejás vacío, se completa solo con el código de este mismo talonario.

Debajo, la grilla TALONES ASOCIADOS lista hasta 120 talonarios del grupo con su próximo número, y al pie la cantidad. Es sólo lectura.

El Talón Asociado, en detalle

Es el campo que más consultas genera. Lo que hace es simple y las consecuencias no lo son.

Los talonarios que apuntan al mismo Talón Asociado forman un grupo, y la numeración del grupo avanza en bloque: cada comprobante emitido con cualquiera de ellos sube el próximo número de todos.

Para qué sirve: que dos o tres talonarios distintos nunca repitan un número entre sí. Es el caso de la numeración correlativa única entre comprobantes que fiscalmente son distintos pero comparten una serie.

Cómo se comporta la pantalla:

• El Próximo Número sólo se puede editar en el talonario cabecera (el que se apunta a sí mismo). En los miembros el campo se saltea: el cursor pasa de largo.
• Cuando lo cargás en la cabecera, se copia a todos los miembros.
• La grilla de abajo es la foto del grupo. Si aparecen talonarios que no esperabas, es que alguien los apuntó a este.
• Un talonario suelto es cabecera de un grupo de uno. No hay nada especial que hacer con él.

Tocar el Próximo Número repite o saltea, y se propaga

Bajarlo hace que se vuelvan a emitir números ya usados, con dos comprobantes distintos con el mismo número. Subirlo deja huecos. Y si el talonario tiene asociados, el cambio les llega a todos. No se ajusta sin motivo y sin dejar asentado quién y por qué.

Cuando llega al Máximo, la facturación se frena en seco

No hay aviso previo ni pantalla de confirmación: el programa corta con el talonario ingresado esta completo y se sale. El operador queda sin poder emitir. Revisar cuánto falta es tarea de mantenimiento, no de urgencia.

Numeración manual

Si la asociación del comprobante está en numeración Manual, el operador escribe el número y ahí sí actúa el Mínimo:

Mensaje	Qué pasó
el numero es incorrecto	Se dejó en cero o en negativo.
el numero no esta dentro del rango correspondiente	Está fuera del Mínimo o del Máximo.
el comprobante ya existe	Ese número ya se emitió con ese comprobante y talonario.

En numeración automática el Mínimo no interviene

El correlativo arranca del Próximo Número, no del Mínimo. El Mínimo es un control de tipeo para la carga manual.

Copiar

El bloque COPIAR replica el talonario a otra empresa (o a otro código de la misma). El destino no puede existir.

El talonario copiado no hereda el grupo

Aunque el original tenga un Talón Asociado, la copia nace apuntándose a sí misma. Es a propósito, para que copiar un talonario no lo meta sin querer en el grupo de numeración del original. Si querés que la copia también comparta numeración, hay que cargarle el Talón Asociado después.

Baja

Mensaje	Qué pasó
el talonario tiene comprobantes asociados	No se puede borrar: hay comprobantes enganchados a esta numeración. Primero se borra la asociación en gen1128.
no se leyo el talonario N N	El talonario desapareció entre que lo abriste y lo confirmaste. El programa se sale.
el talonario ha sido modificado desde otra pantalla, presione <F8> para recargar los datos	Otro usuario lo tocó. Recargá con F8.
se borro el talonario (N) de la empresa (N)	Alguien borró el talonario mientras otro usuario estaba emitiendo con él. El programa se sale.

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Problemas frecuentes

Cargué el comprobante y el talonario y el comprobante no aparece. Faltan los dos unidos. El tipo y el talonario por separado no habilitan nada: lo que el sistema busca es la asociación, que se carga en gen1128. Está explicado en Dar de alta un comprobante nuevo.

Se repitieron números de factura. Casi siempre es alguien que bajó el Próximo Número para “arreglar” un salto. Mirá también si el talonario tiene Talón Asociado: puede haber sido un cambio en otro talonario del grupo.

No puedo escribir el Próximo Número, el cursor pasa de largo. Ese talonario es miembro de un grupo. El número se edita en la cabecera, que es el talonario que figura en Talón Asociado.

Aparecieron talonarios que no cargué en la grilla de asociados. Alguien los apuntó a este talonario. Desde acá no se sacan: hay que entrar en cada uno y cambiarle el Talón Asociado.

No me deja borrar el talonario. Tiene comprobantes asociados. El orden de baja es al revés del de alta: asociación, después talonario, después tipo.

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Preguntas frecuentes

¿Un talonario por punto de venta? Es lo habitual, porque la numeración fiscal corre por punto de venta. El punto de venta en sí es otra cosa: se carga en Centros de emisión y se selecciona en la asociación.

¿Puedo usar el mismo talonario para dos comprobantes distintos? Sí. La asociación se carga por empresa + comprobante + talonario, así que dos tipos pueden compartir la misma numeración. Los números salen intercalados entre los dos, que suele ser exactamente lo que se busca.

¿Y si quiero lo contrario, que no compartan pero corran parejos? Eso es el Talón Asociado: talonarios distintos, números distintos, pero que avanzan juntos y nunca se pisan.

Anulé un comprobante, ¿vuelve el número? Sólo si era el último emitido y la asociación tiene la señal Rev. Numero Talon en Sí. En cualquier otro caso queda hueco.

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Ver también

Ver documentación Técnica

• Dar de alta un comprobante nuevo — el circuito completo, con el tercer paso.
• Parámetros por comprobante y talonario — todo lo que se configura después de la asociación.
• Relaciones entre comprobantes — qué comprobante puede aplicar, cancelar o revertir a cuál.
• Grupos de comprobantes — cómo se agrupan varios comprobantes con signo.
• Centros de emisión — el punto de venta fiscal.