Circuito de compras normales

Recorrido completo de una compra de bienes de cambio: del requerimiento hasta la carga de la factura, con el detalle de cómo se aplican los comprobantes entre sí y cómo se resuelven las devoluciones.

Visión general del flujo

 REQUERIMIENTO ─▶ (PEDIDO DE COTIZACIÓN ─▶ COTIZACIÓN GANADORA) ─▶ ORDEN DE COMPRA
       │                                                                │
       └──────────────────────── aplicación ────────────────────────▶   ▼
                                                              RECEPCIÓN DE PRODUCTOS
                                                                        │  (mueve stock +)
                                                              aplicación ▼
                                                              FACTURA DE COMPRA
                                                                        │
                        ┌───────────────────────────────────────────────┤
                        ▼                                               ▼
        DEVOLUCIÓN A PROVEEDOR (mueve stock −)      NOTA DE CRÉDITO / DÉBITO (ajusta cta. cte.)

Cada eslabón es un comprobante que se “aplica” contra el anterior. Así el sistema sabe qué queda pendiente de recibir, de facturar o de pagar.

Los programas del circuito

Paso	Pantalla	Menú
Requerimiento	Requerimientos	Compras → Transacciones → Requerimientos
Cotización (opcional)	Generación de Pedidos de Cotizaciones	Compras → Transacciones → Cotizaciones
Cotización (opcional)	Valuación de Cotización	Compras → Transacciones → Cotizaciones
Cotización (opcional)	Selección de Cotización Ganadora	Compras → Transacciones → Cotizaciones
Orden de compra	Orden de Compra de Productos	Compras → Transacciones → Ordenes de Compra
Recepción	Recepción de Productos	Inventarios → Transacciones
Factura	Factura - Bienes de Cambio	Compras → Transacciones → Facturas
Autorizar / confirmar	Autorización y Confirmación de Comprobantes	Compras → Procesos
Devolución	Devolución a Proveedor	Inventarios → Transacciones
Notas de débito / crédito	Débitos / Créditos - Bienes de Cambio	Compras → Transacciones → Notas de Debitos y Creditos

Nota

La recepción y la devolución están en el menú de Inventarios, no en Compras. El resto del circuito —requerimiento, orden de compra, factura, notas de crédito y débito— sí está bajo Compras.

Por qué todas las pantallas se parecen

Casi todo el circuito corre sobre el mismo motor interno de comprobantes. Las pantallas no son lógicas distintas: son el mismo programa configurado con otro tipo de comprobante y otro formulario.

Por eso las reglas de aplicación, de fecha, de depósito y de crédito son idénticas en todos los pasos. Lo que cambia es la parametrización del talonario.

Los pasos, uno por uno

1. Requerimiento

Pedido interno de compra: qué se necesita, en qué cantidad y para qué depósito. No mueve stock ni cuenta corriente: sólo abre el circuito y queda pendiente de convertirse en orden de compra.

Se puede generar a mano desde Requerimientos, o automáticamente desde Compras → Procesos → Requerimientos Automáticos. Se cancela con Cancelación de Requerimientos y se revisa con Consultas de Requerimientos.

2. Pedido de cotización (opcional)

Cuando se cotiza a varios proveedores, el circuito pasa por tres pantallas:

1. Generación de pedidos de cotizaciones — se arman los pedidos a partir de los requerimientos.
2. Valuación de cotización — se cargan las respuestas de cada proveedor.
3. Selección de cotización ganadora — se elige la mejor.

El último paso genera la orden de compra al proveedor ganador y deja registrada la relación entre ambos comprobantes.

3. Orden de compra

Compromiso formal con el proveedor: productos, precios y condición de pago. No mueve stock físico; queda pendiente de recibir.

La fecha de entrega y los precios se modifican desde procesos aparte, no reescribiendo la orden. Se cancela o revierte desde Cancelaciones y Reversiones de Comprobantes.

Para el detalle de cada campo de la pantalla, ver Cargar una orden de compra.

4. Recepción de productos

Es la entrada física de la mercadería. Genera un movimiento de stock positivo en el depósito y aplica la orden de compra, consumiendo lo que estaba pendiente de recibir.

A partir de acá, la recepción queda pendiente de facturar. Se cancela con Cancelación de Recepción de Productos y se revisa con Consulta de Recepciones.

5. Factura de compra

Es el comprobante del proveedor y genera la deuda en cuenta corriente. Al cargarla se aplica la recepción —y opcionalmente la orden de compra—, heredando de ella los datos de cabecera.

Según la parametrización, puede además controlar que los precios coincidan con los de la orden. Se revisa con Consultas de Facturas.

Autorización y confirmación

Transversal a todo el circuito: los comprobantes de compra llevan un estado, y según la configuración pueden requerir autorización o confirmación antes de seguir adelante.

El programa Autorización y Confirmación de Comprobantes cambia ese estado, valida los importes a autorizar y puede enviar avisos por correo.

Aplicaciones entre comprobantes

Esta es la mecánica central del circuito, y conviene entenderla bien porque es la fuente de la mayoría de las dudas.

Hay dos formas de encadenar un comprobante con el anterior:

Aplicación renglón a renglón. El usuario elige explícitamente qué comprobante previo consume cada renglón, y por qué cantidad. Es lo que pasa cuando la recepción aplica la orden de compra, o cuando la factura aplica la recepción. Se maneja desde los subformularios de aplicación por renglón y aplicación por cabecera.

Generación automática. Cuando el talonario está configurado para generar solo el comprobante siguiente —por ejemplo, una recepción que engendra su factura—, la relación queda registrada sin intervención del usuario.

Nota

Que en tu instalación la recepción consuma la orden por aplicación manual o por generación automática depende de cómo esté parametrizado el talonario. Los dos caminos conviven, y ambos dejan registrada la relación entre comprobantes.

Cómo se calcula lo pendiente

Esto explica varios comportamientos que sorprenden: el pendiente no se guarda como un saldo, se calcula cada vez.

pendiente del renglón = cantidad del renglón − todo lo ya aplicado contra él

Mientras algún renglón tenga cantidad mayor a lo aplicado, el comprobante sigue figurando como pendiente.

En el grid de aplicación vas a ver tres columnas por cada renglón del comprobante previo:

Columna	Qué muestra
Total	La cantidad original del renglón.
Pendiente	Total menos lo ya aplicado.
A aplicar	Editable. Viene en 0 y lo completás vos.

Consejo

Con Page-Izq sobre el renglón se autocompleta “a aplicar” con todo el pendiente. Es el atajo para aplicar una recepción completa sin tipear cantidad por cantidad.

Qué hereda la factura al aplicar

Cuando aplicás por cabecera, la factura hereda del comprobante aplicado: condición de pago, lugar de entrega, vendedor, zona, sector, ruta, clase, moneda, cotización, detalle y documento de referencia.

Precaución

Por eso conviene aplicar primero y tocar esos campos después. Si los cargás a mano y después aplicás, la aplicación los pisa.

Mensajes que podés ver al aplicar

Mensaje	Qué significa
la aplicacion es obligatoria	El talonario exige aplicar contra un comprobante previo y no se cargó ninguno.
la aplicacion no puede ser mayor al comprobante	Se intentó aplicar más de lo que quedaba pendiente.
se encontro sobreaplicado el comprobante … pendiente … aplicado …	Control final al grabar: otra sesión aplicó parte mientras tanto.
solo se permite una aplicacion por renglon	Un renglón no puede consumir dos comprobantes distintos.
los signos de comprobante deben ser iguales	Se está aplicando un comprobante de signo opuesto (por ejemplo, una devolución contra una recepción sin el tipo adecuado).
el producto no concuerda con las aplicaciones	El artículo del renglón no es el del comprobante que se quiere aplicar.
no se puede aplicar comprobantes con distintos Codigos de Proyectos	Los dos comprobantes pertenecen a proyectos distintos.
El Deposito es Incorrecto, según la Aplicación Realizada	El depósito del renglón no coincide con el del comprobante aplicado.
la fecha del comprobante no debe ser menor al comprobante aplicado	No se puede fechar un comprobante antes que aquel al que aplica.
La cotización es distinta al comprobante aplicado / Desea modificarla ?	Aviso, no error: el sistema ofrece alinear la cotización.

Devoluciones a proveedor

La devolución a proveedor usa el mismo motor que la recepción: es la misma pantalla con un tipo de comprobante distinto. Lo que las diferencia es el signo del comprobante y si mueve stock o no, y eso está definido en la configuración del talonario.

Devolución antes de la factura

El caso simple: mercadería recibida pero todavía no facturada. Es puro ajuste de stock, sin nota de crédito, porque nunca hubo factura.

• La devolución genera un movimiento de stock negativo y se aplica contra el renglón de la recepción original.
• Eso baja el pendiente de esa recepción. Si devolvés todo, el renglón deja de ofrecerse para facturar.
• Se controla con Consulta de Devoluciones, que muestra cuánto queda por devolver de cada recepción.

Devolución después de la factura

Acá interviene una nota de crédito de compras, que se carga desde Débitos / Créditos - Bienes de Cambio.

No hay automatismo

El sistema no genera la nota de crédito sola cuando devolvés algo ya facturado. El operador tiene que elegir el tipo de comprobante correcto y aplicarlo manualmente contra la factura o la recepción.

Si esto no se hace, la mercadería vuelve pero la deuda con el proveedor queda igual.

Nota de crédito financiera vs. restitución de mercadería

Son dos tipos de comprobante distintos, y la diferencia está en la configuración, no en la pantalla:

	¿Mueve stock?	¿Impacta cuenta corriente?
Nota de crédito financiera pura	No	Sí
Devolución física / NC con stock	Sí	Según cómo esté configurada

• Una NC pura ajusta sólo la deuda: no restituye mercadería ni toca el stock.
• Una devolución física descarga stock y queda ligada al comprobante original; además puede tocar cuenta corriente según su configuración.

Precaución

La decisión “¿esto mueve stock o sólo cuenta corriente?” está en el tipo de comprobante que elige el operador. Elegir mal el comprobante es el error más frecuente de todo el circuito.

Deshacer una devolución o una nota de crédito

Revertir o cancelar invierte las cantidades aplicadas, devolviendo el comprobante original a su estado pendiente. El sistema confirma con un mensaje del tipo:

Se genero la Cancelacion - com … - tal … - nro …
Se genero la Reversion - com … - tal … - nro …

Estados del comprobante

Cada comprobante lleva estados y marcas que gobiernan el circuito:

Estado	Qué indica
Estado general	Lo cambia la autorización o confirmación del comprobante.
Estado de stock	En qué situación está respecto del movimiento de mercadería.
Estado financiero	En qué situación está respecto de la cuenta corriente.
Pendiente de stock	Tiene movimientos pendientes de aplicar.
Pendiente financiero	Tiene importes pendientes de aplicar.

Son estas marcas las que permiten a las consultas mostrar qué órdenes están pendientes de recibir y qué recepciones están pendientes de facturar.

Problemas frecuentes

Al recibir o facturar, no aparece la orden o la recepción para aplicar. Ya fue consumida por completo —el pendiente quedó en cero— o el artículo no participa del circuito de aplicación.

No me deja aplicar más cantidad. Se está intentando aplicar más de lo que quedaba pendiente. El mensaje es la aplicacion no puede ser mayor al comprobante.

Al grabar avisa que el comprobante quedó sobreaplicado. Otra sesión aplicó parte del pendiente mientras vos cargabas. Volvé a mirar el pendiente actual y ajustá.

No me deja grabar sin aplicar. El comprobante está configurado con aplicación obligatoria: la aplicacion es obligatoria.

Rechaza por el depósito. El depósito del renglón no coincide con el del comprobante que estás aplicando.

Devolví mercadería ya facturada y la deuda no bajó. Se usó un comprobante de devolución sin impacto financiero. Falta la nota de crédito, que no se genera sola.

Hice una nota de crédito y el stock no cambió. Era una NC financiera pura. Para restituir mercadería hay que usar el comprobante de devolución con impacto en stock.

Devolví de más. Se intentó devolver más de lo que quedaba pendiente de esa recepción.

La cantidad no me la toma. El producto se fracciona de a una cantidad determinada: La cantidad ingresada es incorrecta, el producto se fracciona de a ….

No me deja reimprimir. El comprobante ya fue emitido como fiscal: no se puede reimprimir un comprobante fiscal.

Ver también

• Cargar una orden de compra — el detalle campo por campo de la pantalla.