Circuito de autorizaciones de compras
Hay dos circuitos de autorización en Compras, y los dos funcionan igual: alguien solicita, otro resuelve.
| Circuito | Quién solicita | Quién resuelve |
|---|---|---|
| Conceptos en comprobantes | ccg5168 — Transacciones | ccg5169 — Procesos |
| Notas de débito de compras | ccg5178 — Transacciones | ccg5179 — Procesos |
Los tres estados de una solicitud
Sección titulada «Los tres estados de una solicitud»| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | Nadie la resolvió todavía. Es como nace. |
| Aprobada | El autorizante la aceptó. |
| Rechazada | El autorizante la rechazó, con su motivo. |
Las pantallas de aprobación muestran sólo las pendientes: una vez resuelta, la solicitud desaparece de la grilla.
Quién pidió y quién aprobó
Sección titulada «Quién pidió y quién aprobó»Cada solicitud guarda dos usuarios: el que la cargó y el que la resolvió. El segundo se sella automáticamente en el momento de aprobar o rechazar.
La fecha límite
Sección titulada «La fecha límite»Toda solicitud nace con fecha de vencimiento a 30 días de la fecha de carga. Es editable, pero ése es el valor por defecto.
Las pantallas de aprobación arrancan mostrando una ventana de hace 30 días a dentro de 90, ajustable.
El vínculo con el comprobante
Sección titulada «El vínculo con el comprobante»Mientras la solicitud no se usa, sus campos de comprobante están vacíos. Cuando se emite el comprobante, quedan grabados el tipo, el talón y el número.
Qué distingue a cada circuito
Sección titulada «Qué distingue a cada circuito»Conceptos
Sección titulada «Conceptos»La solicitud siempre apunta a un comprobante concreto del proveedor: tipo AFIP, letra, talón, número y fecha son obligatorios. No se pide autorización en abstracto.
Lo que se autoriza es el uso de un concepto que de otro modo no estaría habilitado.
Notas de débito
Sección titulada «Notas de débito»No hay comprobante de origen: la nota se emite por un motivo. Se carga además un detalle de hasta 60 renglones para justificar el pedido.
Y hay una diferencia importante: la pantalla de aprobación emite el comprobante.
La emisión de la nota de débito
Sección titulada «La emisión de la nota de débito»ccg5179 no sólo aprueba: arma la nota de débito completa —cabecera, imputación a la
cuenta corriente del proveedor, IVA y percepciones— y le asigna número del talonario.
Para que funcione hacen falta cuatro cosas:
| Requisito | Si falta |
|---|---|
| Cuentas contables de IVA por alícuota | no se encontro la cuenta contable de iva - alicuota <n> |
| Cuenta de percepciones de IIBB | no se encontro la cuenta contable de percepciones de ingresos brutos |
| Cuenta de percepciones de IVA | no se encontro la cuenta contable de percepciones de iva |
| Talonario de numeración automática | la numeracion del talonario <n> <n> no es automatica |
Notificación por mail
Sección titulada «Notificación por mail»Cada solicitud resuelta —aprobada o rechazada— dispara un mail.
Se resuelve de a una, aunque marques varias
Sección titulada «Se resuelve de a una, aunque marques varias»Las pantallas de aprobación permiten marcar muchas solicitudes en la grilla, pero el sistema las procesa y confirma una por una.
Filtrar antes de resolver
Sección titulada «Filtrar antes de resolver»Las dos pantallas de aprobación tienen un panel de filtros por motivo y por rango de importe, además del rango de fechas de la cabecera.
Rechazar con motivo
Sección titulada «Rechazar con motivo»Al rechazar, se abre un panel de motivos de rechazo: hasta 50 renglones de texto. Queda guardado junto a la solicitud.
Problemas frecuentes
Sección titulada «Problemas frecuentes»Cargué una solicitud y no aparece en la pantalla de aprobación. Revisá el rango de fechas: por defecto muestra de hace 30 días a dentro de 90. Y verificá la empresa.
Marqué aprobar pero no me deja generar la nota de débito. Tres motivos posibles: la solicitud no está aprobada, le falta el tipo de comprobante o el talón, o ya se generó y tiene número.
El proceso corta diciendo que falta una cuenta contable. Faltan las cuentas de IVA o de percepciones en la configuración contable. Es configuración, no algo que se resuelva desde esta pantalla.
La nota salió por más de lo que autoricé. Es lo esperado: se autoriza el neto y se emite con impuestos.
Preguntas frecuentes
Sección titulada «Preguntas frecuentes»¿Se puede borrar una solicitud ya aprobada? Al analizar el sistema no encontramos un control que lo impida. Conviene no hacerlo y consultarlo con soporte.
¿De dónde salen las solicitudes de notas de débito que yo no cargué? Las solicitudes tienen un origen: manual, descuento financiero, descuento comercial o diferencia de cotización. La pantalla de carga produce sólo manuales; los otros tres los genera otro proceso. No pudimos identificar cuál: consultalo con soporte si te aparecen.
¿Cuántas solicitudes puedo ver de una vez? La grilla admite 2300 renglones.
Ver también
Sección titulada «Ver también»Historial de actualizaciones
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