Cobranzas Automáticas

La cobranza automática es la pantalla para cobrar en bloque: traés a la grilla todos los comprobantes pendientes que cumplen un filtro (una ruta, un vendedor, una guía de reparto, una lista de clientes), indicás cuánto cobrás de cada uno, cargás lo que recibiste —cheques, efectivo, depósitos, anticipos— y al confirmar el sistema arma solo los recibos de ingreso: uno por cada cliente.

Programa: fon1202 Menú: Cobranzas → Transacciones → Cobranzas Automaticas

¿Qué es y para qué sirve?

Está pensada para el circuito de reparto y cobranza en calle: el cobrador vuelve con una tanda de cobros de muchos clientes y en una sola carga se imputa todo.

Hace tres cosas de una vez:

• Imputa los comprobantes pendientes que marcaste (baja el saldo de cada cliente).
• Registra los valores que recibiste: cheques de terceros, efectivo, depósitos bancarios y anticipos.
• Genera los recibos de ingreso: un recibo definitivo por cada cliente cobrado, y un recibo de anticipo por cada anticipo cargado.

El comprobante de cobranza que cargás vos no es el recibo que le queda al cliente: es el que agrupa la tanda. Los recibos los emite el sistema, y su número te queda a la vista en la pantalla apenas confirmás.

No se modifica

Una cobranza automática no se puede editar. Si te equivocaste, se borra y se vuelve a hacer. Al borrarla, el sistema también da de baja los recibos que había generado y devuelve el saldo a los comprobantes.

Antes de empezar

Esta pantalla depende bastante de la parametrización. Conviene tener resuelto:

1. El talonario de la cobranza con sus comprobantes relacionados cargados en gen1128 (Configuracion General → de Comprobantes → Configuracion → Comprobantes Asociados a Talonarios), solapa Relaciones / Procesos:

   • Cbte Relacion 1 = el recibo de ingreso definitivo que se va a generar.
   • Cbte Relacion 2 = el recibo de anticipo (sólo si vas a cargar anticipos).

   Los dos talonarios tienen que tener numeración automática.

2. Las imputaciones automáticas del talonario, en gen8604 (Configuracion General → de Comprobantes → Relaciones → Cuentas Contables - automatico): cuenta puente, efectivo, depósito bancario y cheques de terceros. Sin la cuenta puente no se puede grabar.

3. El grupo de comprobantes (gen3700), que define qué comprobantes se pueden cobrar desde acá.

4. Si vas a usar anticipos, el atributo de programa tcc-adelanto cargado en gen1141 (Configuracion General → de Sistema → Atributos → Atributos de Programas), con el tipo de cuenta corriente de adelantos.

La parametrización se controla recién al confirmar

Nada de esto se avisa al entrar a la pantalla: los faltantes aparecen al apretar PROCESAR, cuando ya cargaste toda la cobranza. La mayoría sale como mensaje y te deja corregir, pero algunos —un talonario de recibo sin numeración automática, un tipo de cuenta corriente sin cuenta contable— cortan el programa. Vale la pena revisar los cuatro puntos de arriba antes de la primera cobranza de un talonario nuevo.

Paso a paso

1. Encabezado

Campo	Qué poner
EMP	Empresa.
COMP / TALON / NRO	Tipo de comprobante de cobranza, talonario y número. Si el talonario es automático, el número lo pone el sistema.
FECHA / hora	Fecha de la cobranza. Arranca en la del día.
GRUPO	Obligatorio. Grupo de comprobantes: define qué se puede cobrar. Si lo dejás vacío aparece el dato es obligatorio.
BUSQUEDA => Fecha (desde / hasta)	Obligatorio. Rango de fechas de los comprobantes que vas a traer. Viene propuesto desde el primer día de dos meses atrás hasta la fecha de la cobranza.

2. Filtros

Desde el botón Filtros entrás a la ventana Datos para llenado automático de comprobantes. Todo lo que pongas acá acota el barrido:

Campo	Qué filtra
Sector, Zona de Distribución, Ruta	El ordenamiento comercial del comprobante.
Vendedor, Cobrador	El vendedor o cobrador asignado al comprobante.
Guía Comprobante / Guía Talonario / Guía Número	Trae sólo los comprobantes de una guía de reparto puntual.
Ordenado Por	Cómo se ordena la grilla: por Comprobante, por Entidad o por Razón Social. Viene en Entidad.
Clientes	Una lista de hasta 60 clientes. Si cargás alguno, sólo se traen esos.
IMPORTE COBRADO	Cuánto plata trajo el cobrador. Es el tope de lo que vas a poder aplicar. Si lo dejás en cero, no hay tope.

El importe cobrado te ordena el trabajo

Poner el IMPORTE COBRADO real hace que la pantalla te vaya avisando cuánto te falta aplicar (campo S A L D O) y que el autocompletado de cada renglón nunca se pase de esa plata. Es la forma cómoda de trabajar.

Además de lo que cargues, el sistema aplica siempre los grupos de vendedores, zonas, responsables administrativos y responsables técnicos asignados a tu usuario. Por eso dos personas pueden ver listas distintas con el mismo filtro.

3. Traer los comprobantes pendientes

Poné Pendiente en Sí. La pantalla barre los comprobantes del rango de fechas y llena la grilla con todo lo que quedó pendiente y pasa los filtros.

Columna	Qué muestra
NUMERO DE COMPROBANTE	Tipo, talonario y número del comprobante a cobrar.
RAZON SOCIAL	El cliente.
PENDIENTE	Lo que falta cobrar de ese comprobante.
COBRADO	Cuánto cobrás ahora. Lo cargás vos.
CIERRA	Lo marca el sistema cuando lo cobrado iguala al pendiente.

El pendiente se calcula, no está guardado

No hay un campo “saldo” en ningún lado: cada vez que entrás, el sistema resta todo lo que ya se aplicó. Por eso un comprobante ya cancelado no aparece, y por eso el pendiente puede cambiar entre que hacés el barrido y que confirmás.

Si un comprobante que esperabas no aparece, repasá: puede estar fuera del rango de fechas, anulado, ya cancelado, fuera del grupo de comprobantes, o filtrado por zona/ruta/vendedor.

Los canjes quedan afuera

Los comprobantes con condición de pago de canje (canje disponible, canje cosecha en dólares, canje cosecha en kilos) no se cobran desde acá: no entran en el barrido, y si los cargás a mano aparece la condicion de pago no puede ser canje.

También podés agregar renglones a mano, escribiendo comprobante, talonario y número. Si dejás el talonario vacío, el sistema busca solo en qué talonario está ese número.

4. Aplicar lo cobrado

En la columna COBRADO ponés cuánto cobrás de cada renglón.

• Con la tecla de autocompletado el sistema pone el pendiente entero, o lo que falte para llegar al importe cobrado —lo que sea menor— y baja al renglón siguiente. Es la forma rápida de recorrer la grilla.
• Los signos tienen que coincidir: sobre una nota de crédito (pendiente negativo) el cobrado va negativo. Si te equivocás, la pantalla lo da vuelta y te devuelve al campo.
• No se puede aplicar más que el pendiente: la aplicacion no puede ser mayor al comprobante.
• No se puede aplicar más que lo cobrado: Las Aplicaciones NO pueden Superar al Importe Cobrado.

Abajo a la derecha, S A L D O te muestra lo que todavía no aplicaste del importe cobrado.

5. Cargar los valores recibidos

Son cuatro ventanas, cada una con su botón:

Botón	Qué cargás
VALORES	Cheques de terceros.
ANTICIPOS	Anticipos de clientes.
DEPOSITOS	Depósitos bancarios.
EFECTIVO	No tiene ventana: el importe se tipea directo en la pantalla principal.

Valores de terceros. En la cabecera de la ventana elegís el comprobante y talonario del cheque (tiene que tener numeración automática) y el tipo de valor. Después, un renglón por cheque: banco, sucursal, localidad, número, entidad que lo entrega, CUIT, número de cuenta, estado, fecha de emisión, fecha de acreditación e importe. Lo que valida:

Mensaje	Qué pasó
el numero de cheque ya fue ingresado	Ese cheque (banco + sucursal + localidad + número + cuenta) ya está cargado.
el importe debe ser mayor a cero	El importe del cheque no puede ser cero ni negativo.
la fecha de acreditacion no puede ser menor la fecha de emision	Se invirtieron las fechas.
la fecha de acreditacion no puede ser superior a 360 dias	Cheque a más de un año.
la cuit es incorrecta	El CUIT no pasa el dígito verificador.

El número de cheque se completa solo a 8 dígitos con ceros adelante, y el CUIT se reformatea con guiones si lo escribís de corrido.

Anticipos. Un renglón por cliente: código, resumen e importe. Arriba del total, A Aplicar te muestra lo que quedó sin aplicar de la cobranza y Diferencia, lo que falta cubrir con anticipos.

Depósitos. Un renglón por depósito: fecha de acreditación, cuenta bancaria, resumen e importe. Ojo que acá el CODIGO no es un cliente: es la cuenta bancaria donde entró la plata, y sale de la cuenta contable configurada para depósitos.

6. Que cierre, y confirmar

Abajo a la izquierda, DIFERENCIA es la cuenta que tiene que dar cero:

DIFERENCIA = Importe cobrado − (Cheques + Efectivo + Depósitos)

Es decir: la plata que declaraste haber recibido tiene que estar respaldada por los valores que cargaste.

Al confirmar, el sistema controla las tres cuentas y no te deja seguir si alguna falla:

Mensaje	Qué revisar
la partida doble no cierra	La DIFERENCIA no está en cero: falta cargar valores, o cargaste de más.
no se ingreso la cobranza	No aplicaste nada a ningún comprobante.
Los Anticipos Deben Sumar …	Los anticipos tienen que cubrir exactamente lo que quedó sin aplicar.

PROCESAR sólo funciona desde el último campo

La tecla de confirmación (F5) graba únicamente cuando el cursor está en el último campo de la pantalla, COP. Desde cualquier otro campo se comporta como un ENTER común y no pasa nada. Si estás parado ahí y apretás ENTER, el sistema te lo recuerda con Presione << F5 >> para grabar.

Con PROCESAR confirmás. El sistema pide confirmación y después:

• Genera un recibo de ingreso definitivo por cada cliente de la grilla, con su número de talonario, e imputa contra los vencimientos de cada comprobante en orden de vencimiento, del más viejo al más nuevo.
• Genera un recibo de anticipo por cada renglón de anticipos.
• Da de alta los cheques de terceros con su estado.
• Vuelve a mostrar la grilla, ahora con los números de recibo generados.

7. Impresión

Los campos IMP (impresora) y COP (copias) están abajo a la derecha. Si ponés copias antes de confirmar, se imprime automáticamente al grabar. Para reimprimir una cobranza ya grabada, traela por su número y volvé a poner un número en COP.

El comprobante sale en PDF con el título Cobranza Automática y detalla los comprobantes cobrados, los recibos generados, los cheques y los totales por medio de pago.

Problemas frecuentes

Puse Pendiente en Sí y no trajo nada. El barrido descartó todo. Las causas más comunes: el rango de fechas es muy corto, el GRUPO de comprobantes no incluye a esos comprobantes, quedó cargado un filtro de zona/ruta/vendedor/cobrador de una cobranza anterior, o esos comprobantes ya están cancelados.

Puse Pendiente en Sí y no hizo nada, la grilla ya tenía renglones. El barrido sólo corre con la grilla vacía. Si ya hay renglones cargados, la marca se apaga sola y no pasa nada. Salí sin grabar y volvé a entrar.

Al grabar me dice que los datos se modificaron desde otra pantalla. Otra sesión grabó ese mismo comprobante mientras vos lo tenías abierto. El mensaje es los datos han sido modificados desde otra pantalla, presione <F8> para recargar los datos. Recargá con F8 —se pierde lo que hayas tipeado— y rehacé el cambio. Abrir un comprobante ya no lo reserva: el control corre recién al grabar.

Apreto ENTER sobre el último campo y me dice Campo de control. Es el campo con el que se dispara el proceso, no un dato para cargar. Para grabar va F5 desde ahí; ENTER no hace nada.

No me deja cargar un comprobante a mano. Puede no existir (El comprobante ingresado no existe), estar completamente cancelado (El comprobante esta completamente cancelado), ser de fecha posterior a la de la cobranza (El comprobante tiene fecha …, posterior a la ingresada), o no pertenecer al grupo de comprobantes (El comprobante es incorrecto, El talonario es incorrecto).

Al confirmar me apareció un mensaje de parametrización. Falta configuración del talonario. Según el texto: no se encontro la parametrizacion para com … tal … uso … es una imputación automática faltante en gen8604; no se encontro el recibo definitivo en la relacion 1 o no se encontro el recibo de anticipos en la relacion 2 es la relación de comprobantes de gen1128; No se cargo atributo de programa (tcc-adelanto) … es el atributo de anticipos. Estos tres te devuelven a la pantalla: corregís la configuración y volvés a confirmar sin perder la carga.

Al confirmar se cerró el programa. Hay faltantes que no se controlan antes y cortan la ejecución: la numeracion debe ser automatica emp … com … tal … es un talonario de recibo o de cheques sin numeración automática, y no hay relacion de tipo cta.cte. con contable es un tipo de cuenta corriente sin cuenta contable asociada. En los dos casos hay que corregir la configuración y rehacer la carga.

Los totales no me cierran y no entiendo cuál mirar. Son dos cuentas distintas: S A L D O es lo cobrado menos lo aplicado a comprobantes (te dice cuánto te falta imputar), y DIFERENCIA es lo cobrado menos los valores cargados (te dice si la plata está respaldada). Las dos tienen que quedar en cero.

Un cliente aparece varias veces en la grilla. Es normal: hay un renglón por comprobante, no por cliente. Al grabar, todos los comprobantes de un mismo cliente se agrupan en un solo recibo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo corregir una cobranza ya grabada? No. Se borra y se rehace. El borrado da de baja también los recibos generados.

¿Qué número de recibo le doy al cliente? El que aparece en la grilla después de confirmar. Cada cliente tiene el suyo, y queda guardado junto al renglón de la cobranza.

¿Cómo decide contra qué vencimiento imputa? Reparte lo cobrado de cada comprobante entre sus vencimientos pendientes en orden de vencimiento, del más viejo al más nuevo, hasta agotar el importe.

¿Qué pasa con las facturas en moneda extranjera? Se imputan en pesos y, además, se registra la aplicación en la moneda original usando la cotización del comprobante.

¿El cobrado puede ser negativo? El de un renglón sí, si el pendiente es negativo (una nota de crédito). La suma de todos, no: La Suma de los Importes Cobrados NO puede se Negativa.

¿Puedo cobrar sólo con anticipos, sin cheques ni efectivo? Sí. Los anticipos se cargan aparte y generan su propio recibo, con el tipo de cuenta corriente de adelantos configurado en el atributo de programa.

¿Los cheques que cargo acá quedan disponibles en tesorería? Sí. Cada cheque se da de alta con su número propio de talonario y con el estado que le pusiste, y desde ahí sigue el circuito normal de valores de terceros.

Ver también

Ver documentación Técnica

• Generación de Recibos Automáticos — la otra generación automática de recibos, la que cancela contra una cuenta fija sin recibir valores.
• Orden de Pago Definitiva — la contracara: cómo se cancela deuda con un proveedor.
• Resumen de Cuenta Corriente — dónde ver el saldo del cliente después de cobrar.
• Entidad y Cuenta Corriente — qué son el código de cuenta y el resumen que pide cada renglón.
• Asignar pedidos a una guía — la guía de reparto por la que se puede filtrar el barrido.
• Cobradores · Vendedores · Zonas de distribución · Rutas de distribución · Sectores de distribución — los filtros del barrido.
• Condiciones de Pago — por qué los canjes quedan afuera.