Entidad y cuenta corriente

Son dos cosas distintas que la pantalla muestra casi siempre juntas, y por eso se mezclan. Entenderlas por separado evita la mayoría de los problemas de cuenta corriente mal armada.

• La entidad es quién es: el cliente, el proveedor, el banco. Una ficha única, con su razón social, su CUIT y su domicilio.
• La cuenta corriente es cuánto le debemos o nos debe: el saldo, en una empresa concreta y bajo un tipo determinado.

La regla que conviene grabarse:

Una entidad, varias cuentas corrientes

La misma entidad puede tener muchas cuentas corrientes: una por cada empresa y por cada tipo de cuenta (cliente, proveedor, anticipos…). La entidad es una sola; las cuentas corrientes, tantas como roles y empresas tenga.

La entidad

La entidad es la ficha única del sujeto. Se carga una sola vez para toda la base, desde ccg5105, en Cobranzas → Configuración → Entidades (o Compras → Configuración → Entidades).

Ahí va todo lo que define a la persona o empresa, independientemente de con quién opere:

• Razón social, nombre de fantasía, CUIT, tipo de documento.
• Domicilio fiscal y postal.
• Situación impositiva (IVA, ganancias, etc.) y exenciones.
• Límites de crédito.
• Qué roles cumple: la misma entidad puede estar marcada a la vez como cliente, proveedor, banco, productor, transportista, exportador… No hace falta cargarla dos veces para que sea cliente y proveedor.

Un dato clave de la entidad es su tipo de entidad: es lo que, al darla de alta, dispara la creación automática de sus cuentas corrientes.

La cuenta corriente

La cuenta corriente es la relación de saldo. Queda identificada por tres cosas juntas:

Empresa  +  Tipo de cuenta corriente  +  Entidad

• Empresa: como el sistema es multiempresa, cada empresa lleva su propia cuenta corriente de la misma entidad.
• Tipo de cuenta corriente: es el rol contable. Define si esa cuenta se comporta como Clientes, Proveedores, Bancos, Anticipos de Clientes, etc., y en qué moneda. Los tipos se configuran en gen1106, en Configuración General → de Empresas → Tipos de Cuentas Corrientes.
• Entidad: contra qué sujeto es el saldo.

La cuenta corriente no se carga a mano una por una: el sistema la genera sola cuando das de alta la entidad, según el tipo de entidad. Sobre esa cuenta se van acumulando después los comprobantes que forman el saldo.

Consejo

Los datos de identidad que ves en la cuenta corriente (razón social, CUIT, domicilio) son un reflejo de la entidad. Si tenés que corregir el CUIT o el nombre, corregilo en la entidad: desde ahí baja a todas sus cuentas corrientes. Cambiarlo en un solo lado no es el camino.

El enganche con el plan de cuentas

Acá se cierra el círculo con la contabilidad. El tipo de cuenta corriente es el mismo dato que declarás en el Plan de Cuentas: una cuenta contable dice “yo soy la cuenta de control de la cuenta corriente de tipo Clientes”, y a partir de ahí las cuentas corrientes de ese tipo saben contra qué cuenta contable imputar.

Por eso el sistema sólo genera la cuenta corriente de un tipo si existe una cuenta contable que declare ese tipo. Si diste de alta una entidad y no le aparecieron las cuentas corrientes esperadas, casi siempre falta ese enganche en el plan de cuentas.

Cómo se relacionan, de un vistazo

	Entidad	Cuenta corriente
Qué responde	¿Quién es?	¿Cuánto y de quién es el saldo?
Cuántas hay	Una sola, para toda la base	Una por empresa y por tipo
Qué guarda	Identidad fiscal, roles, crédito	Saldo, datos comerciales, imputación contable
Dónde se toca	ccg5105 (Entidades)	Se genera desde la entidad; el tipo, en gen1106

Problemas frecuentes

Cargué la entidad pero no puedo hacerle comprobantes de cuenta corriente. Suele faltar la cuenta corriente del tipo que necesitás. Se genera desde el tipo de entidad, y sólo si hay una cuenta contable con ese tipo declarado en el plan de cuentas. Revisá el tipo de entidad y el plan de cuentas.

La misma persona me quedó cargada dos veces, como cliente y como proveedor. No hacía falta: la entidad admite los dos roles a la vez. Lo correcto es una sola entidad con los roles de cliente y proveedor marcados, y sus dos cuentas corrientes colgando de ella.

Le cambié el CUIT en la cuenta corriente y en otra empresa sigue el viejo. El CUIT es un dato de la entidad, no de cada cuenta corriente. Corregilo en la entidad para que baje parejo a todas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener una entidad sin cuenta corriente? Sí. La entidad existe por sí sola. Las cuentas corrientes aparecen según el tipo de entidad y la existencia de la cuenta contable correspondiente.

¿Por qué la misma entidad tiene varios saldos? Porque tiene una cuenta corriente por cada empresa y por cada tipo. El saldo “de clientes” y el “de anticipos” son cuentas corrientes distintas de la misma entidad.

¿El tipo de cuenta corriente es lo mismo que el tipo de entidad? No. El tipo de entidad describe qué clase de sujeto es y qué cuentas corrientes le corresponden; el tipo de cuenta corriente es el rol contable de cada saldo.

Ver también

Ver documentación Técnica

• El resumen de cuenta corriente (RES) — cómo se subdivide cada cuenta corriente.
• Cargar cuentas del Plan de Cuentas — dónde se declara el tipo de cuenta corriente del lado contable.
• Cierre de Ejercicio — el circuito contable donde estos saldos terminan impactando.