Casos resueltos de Cobranzas (1)

Consultas que llegaron a la mesa de ayuda sobre Cobranzas y cómo se resolvieron. Cada caso sale de un ticket real, escrito de forma general y sin datos del cliente.

Nota

Si tu configuración es distinta, el resultado puede cambiar. Ante la duda, consultá a la mesa de ayuda con el caso a mano.

¿Cómo imputar contablemente un anticipo en dólares cobrado a un cliente?

Al cargar los dólares cobrados de un cliente a la cuenta de anticipo, el importe sale en positivo o con el asiento invertido al querer visualizar el comprobante definitivo.

Por qué pasa. El asiento contable se encuentra invertido al momento del registro.

Qué hacer.

1. Al ingresar el cobro, registrá el anticipo al haber y la cuenta de banco al debe.
2. Verificá el movimiento teniendo en cuenta que el registro en dólares figura en la cuenta de anticipos, mientras que en la cuenta bancaria ingresa en pesos.

Cómo funciona. Para registrar correctamente la cobranza de un anticipo en dólares, el asiento contable debe tener el anticipo al haber y el banco al debe. El movimiento en dólares se refleja en la cuenta de anticipos, mientras que en la cuenta de banco impacta su equivalente en pesos.

¿Cómo consultar los saldos de cuentas corrientes por rangos de días?

El usuario consulta si es posible ver los saldos de cuentas corrientes de clientes por condición de pago en lugar de días.

Qué hacer.

1. Ingresá a Cobranzas → Consultas y Reportes → Comprobantes Pendientes → Comprobantes Pendientes por Rangos (ccg3301).
2. Modificá la cantidad de días del rango en el informe.
3. Para evitar modificarlo cada vez que ingresás, configurá el rango de días por defecto.

Cómo funciona. La consulta muestra la cantidad de días vencidos o a vencer organizados en rangos por columnas. Podés modificar la cantidad de días de los rangos y configurarlos por defecto para que aparezcan automáticamente.

¿Por qué el sistema calcula un importe de intereses más alto del esperado al aplicar cheques diferidos?

Al aplicar comprobantes con cheques que tienen fecha de cobro futura, el sistema calcula un monto de intereses muy elevado.

Por qué pasa. El cálculo de intereses toma la cantidad de días transcurridos entre la fecha de vencimiento de los comprobantes aplicados y la fecha futura de los cheques recibidos.

Qué hacer.

1. Revisá la fecha de vencimiento de los comprobantes a aplicar.
2. Revisá la fecha de cobro de los cheques con los que se realiza la aplicación.
3. Calculá la cantidad de días transcurridos entre ambas fechas para verificar la proporción de la tasa de interés aplicada.

Cómo funciona. El sistema calcula los intereses considerando el período total transcurrido desde el vencimiento del comprobante hasta la fecha de cobro de los cheques. Si los comprobantes vencieron con mucho tiempo de anterioridad a la fecha de cobro de los cheques diferidos, el interés acumulado por el total de días incrementará el importe resultante.

Cómo calcular automáticamente la aplicación parcial de un recibo en dólares

Al realizar la aplicación parcial de un recibo en dólares, el cálculo automático para llegar al importe abonado en pesos no incluye la diferencia de cambio y su IVA correspondientes.

Qué hacer.

1. Ingresá el importe abonado por el cliente.
2. Al desplegarse la ventana de aplicaciones, en lugar de presionar F9, presioná F5 para realizar el cálculo automático.

Cómo funciona. Al utilizar la tecla F5 en la ventana de aplicaciones del recibo, el sistema realiza el cálculo automático según el importe ingresado.

¿Cómo netear el saldo de deudores por ventas contra una cuenta de resultado?

Se requiere compensar o cancelar un saldo en la cuenta de deudores por ventas imputándolo a una cuenta de resultado.

Qué hacer.

1. Realizá una minuta contable para netear la cuenta de deudores por ventas contra una cuenta de resultado.
2. Realizá el recibo aplicando el saldo inicial contra la minuta.

Cómo funciona. Para cancelar un saldo en deudores por ventas contra una cuenta de resultado, primero se genera una minuta contable y posteriormente se confecciona el recibo imputando el saldo inicial a la minuta creada.

¿Cómo devolver cheques depositados a un cliente para cambiarlos sin duplicar montos?

Se ingresaron al sistema cheques depositados que no se pueden depositar o procesar y se necesita revertir el ingreso para que el cliente pueda cambiarlos sin duplicar montos.

Por qué pasa. Los cheques fueron depositados pero no registraron movimiento en la cuenta del banco (sin cambio de estado).

Qué hacer.

1. Cargá un recibo de ingreso de cheque rechazado ingresando a Cobranzas → Transacciones → Recibos de Ingreso - Dev.Cheques (ringdch).
2. Para devolver los cheques al cliente y regenerar la deuda, realizar una nota de débito por devolución de cheques o ingresar a Pagos → Transacciones → Ordenes de Pago - Dev.Cheques de Tercero (opagdch).

Cómo funciona. Al cargar el recibo de ingreso de cheque rechazado, los cheques quedan en estado rechazado por el banco. Posteriormente, mediante la nota de débito por devolución de cheques o la orden de pago de devolución de cheques de terceros, se devuelven los cheques al cliente y se vuelve a generar su deuda.

¿Cómo consultar los comprobantes a vencer a una fecha en el reporte de cobranzas?

Al filtrar el reporte con la opción A vencer y una fecha, el reporte sale en blanco o no trae los comprobantes pendientes anteriores a esa fecha.

Por qué pasa. La opción Tipo 3 - A vencer filtra únicamente los comprobantes que vencen exactamente en la fecha ingresada. Si se necesita ver los comprobantes pendientes acumulados hasta una fecha o dentro de un rango, debe utilizarse Tipo TODOS ajustando el rango de fechas.

Qué hacer.

1. Ingresá al reporte de cobranzas a vencer.
2. Indicá el rango de fechas (desde y hasta) que se desea consultar.
3. En el campo Tipo, seleccionar TODOS.

Cómo funciona. Al seleccionar en Tipo la opción 3 - A vencer e ingresar una fecha, el sistema únicamente muestra los comprobantes pendientes que vencen en ese día puntual. Para obtener todos los comprobantes pendientes acumulados en un rango de fechas o hasta una fecha determinada, hay que seleccionar la opción TODOS en el campo Tipo y ajustar las fechas desde y hasta.

¿Cómo pasar los comprobantes de un cliente que cambió de No Asociado a Asociado?

Una cuenta pasa de la condición de No Asociado a Asociado y se requiere pasar los comprobantes existentes para que figuren en el listado de intereses correspondiente y no calculen intereses como No Asociado.

Qué hacer.

1. Tratá de aplicar todo lo posible en la cuenta corriente.
2. Por cada vencimiento de comprobantes en pesos, generá una minuta.
3. Para los saldos pendientes en dólares, generá una Nota de Crédito (NC) y una Nota de Débito (ND), que pueden ser no fiscales.
4. Inactivá las cuentas corrientes de no asociados relacionadas a la entidad.

Cómo funciona. Para regularizar la situación de una entidad que pasa a ser asociada, tenés que aplicar los comprobantes pendientes que se puedan saldar, trasladar los saldos restantes (en pesos mediante minutas y en dólares mediante NC/ND) y luego inactivar la cuenta corriente anterior de no asociado.

¿Cómo hacer una nota de débito por un cheque rechazado que no se depositó?

Se necesita emitir una nota de débito para devolver un cheque que no tiene fondos y nunca se llegó a depositar.

Qué hacer.

1. Si el cheque está incluido en una boleta de depósito, eliminar la boleta.
2. Realizá la nota de débito de cheque rechazado seleccionando el cheque en cuestión.
3. Utilizá la cuenta contable 90 Valores a depositar en lugar de la 2150 Valores Rechazados.

Cómo funciona. Cuando el cheque no llegó a depositarse, al realizar la nota de débito de cheque rechazado se debe usar la cuenta contable 90 Valores a depositar en lugar de la cuenta habitual de valores rechazados, habiendo eliminado antes la boleta de depósito si existiera.

¿Por qué aparece un cartel al intentar generar pagarés si el importe final es positivo?

Al intentar generar pagarés aparece un cartel que no lo permite, a pesar de que el importe final acumulado es positivo.

Por qué pasa. Los pagarés se generan agrupando por cliente, fecha de vencimiento, moneda y tipo de cotización. Si en una fecha de vencimiento específica solo hay comprobantes que generan un saldo negativo (como una nota de crédito), el sistema no permite generar el pagaré en negativo para esa fecha.

Qué hacer.

1. Verificá los comprobantes agrupados por cliente, fecha de vencimiento, moneda y tipo de cotización.
2. Asegurate de que el saldo agrupado para cada fecha de vencimiento no sea negativo.

Cómo funciona. Los pagarés se generan agrupando cliente, fecha de vencimiento, moneda y tipo de cotización de la moneda. Si para una fecha de vencimiento dada tenés únicamente comprobantes con saldo a favor (por ejemplo, una nota de crédito) que hacen que el importe a esa fecha sea negativo, el sistema no te va a permitir generar el pagaré.

¿Cómo hacer para que no aparezcan dos movimientos que se anulan en el resumen de cuenta?

En el resumen de cuenta figuran dos movimientos iguales que se anulan entre sí y se requiere que no formen saldo.

Por qué pasa. Los comprobantes están registrados en un tipo de cuenta corriente que suma al saldo de la entidad.

Qué hacer.

1. Pasá los comprobantes al tipo de cuenta corriente 48 Asociados sin Saldo.

Cómo funciona. Al pasar los comprobantes al tipo de cuenta corriente 48 Asociados sin Saldo (relacionada a la cuenta contable 136 Asociados Varios), dicha cuenta corriente no forma saldo de entidad.

¿Por qué el Resumen de Cuenta Contable muestra una factura dividida en renglones?

Al consultar el Resumen de Cuenta pendiente de tipo Contable, una factura en cuotas aparece desglosada en varios renglones como si fuera de tipo Financiero.

Por qué pasa. El informe tipo Contable divide el comprobante en renglones porque el asiento contable está estructurado de esa forma, utilizando la fecha de confección de la factura. Además, si una cuota ya fue aplicada a un recibo, no figura en la consulta de pendientes.

Cómo funciona. El Resumen de Cuenta en modo Contable muestra la factura dividida en renglones si su asiento contable está desglosado así. A diferencia del informe Financiero, utiliza la fecha de confección de la factura. Si alguna de las cuotas o renglones ya está aplicada a un pago o recibo, no va a figurar en el resumen de pendientes.

¿Por qué se genera un saldo a favor al modificar el importe de un recibo ya aplicado?

Error o diferencia en las aplicaciones de comprobantes asociadas a un recibo.

Por qué pasa. Se modificó un recibo utilizando permisos de regrabar comprobantes aplicados y se le redujo el importe, generando un saldo a favor por la diferencia.

Cómo funciona. Si modificás un recibo previamente aplicado utilizando permisos de regrabar comprobantes aplicados y le reducís el importe total, el saldo resultante queda a favor en el recibo.

¿Qué representa la columna D3 en el reporte de plazo medio de cobranza?

El usuario consulta cómo interpretar los datos que ve en el reporte de plazo medio de cobranza.

Cómo funciona. La columna D3 sirve si solo querés ver la diferencia entre la fecha de vencimiento de la factura y la fecha en que se hizo el recibo, independientemente del medio de pago con el que se haya realizado.

¿Por qué no se cargan correctamente las columnas al importar un archivo de retenciones?

Al realizar la carga automática de retenciones, las columnas de la tabla no se completan correctamente.

Por qué pasa. El campo importe en el archivo que se intenta importar contiene separadores de miles (puntos).

Qué hacer.

1. Si se cargaron registros incorrectos, eliminalos presionando F6.
2. Abrí el archivo a importar y quitale el formato de separador de miles al campo importe.
3. Volvé a realizar la carga automática del archivo.

Cómo funciona. Para que la carga automática de retenciones funcione de forma correcta, el importe en el archivo a importar no debe contener puntos como separadores de miles.

¿Por qué no aparece un cheque rechazado depositado al intentar hacer una orden de pago?

Al intentar realizar una orden de pago por un cheque rechazado depositado y acreditado en el banco, el cheque no aparece disponible en la pantalla.

Por qué pasa. El cheque figura como acreditado en el banco, por lo que previamente requiere ser reingresado al sistema mediante un recibo de ingreso de cheque rechazado.

Qué hacer.

1. Ingresá a Cobranzas → Transacciones → Recibos de Ingreso - Dev.Cheques (ringdch).
2. Generá un recibo de ingreso de cheque rechazado para volver a ingresarlo al sistema, utilizando el comprobante 3410 y talonario 3441 DEPOSITADO BANCO - SI APARECE EN RESUMEN.
3. Realizá la orden de pago.

Cómo funciona. Cuando un cheque rechazado fue acreditado en el banco, antes de poder hacer la orden de pago tenés que hacer un recibo de ingreso de cheque rechazado para que el cheque vuelva a ingresar al sistema.

¿Cómo calcula el sistema los plazos?

Necesidad de entender de qué manera el sistema calcula los plazos.

Cómo funciona. El cálculo se realiza sumando todos los importes que resultan de multiplicar el importe aplicado de la factura por la cantidad de días, y dividiendo el resultado por la suma de los importes aplicados.

¿Por qué no aparece una nota de crédito para aplicar en un recibo?

La nota de crédito figura en el resumen de cuenta pero no aparece disponible para aplicar en la pantalla de recibos.

Por qué pasa. La nota de crédito tiene una configuración especial que hace que aplique financieramente en forma directa a una factura, por lo que no corresponde aplicarla mediante un recibo.

Qué hacer.

1. Verificá en el resumen de cuenta a qué factura aplicó directamente la nota de crédito.

Cómo funciona. Algunas notas de crédito poseen una configuración especial que les permite aplicar financieramente de manera directa a una factura, del mismo modo que lo hace un recibo. Por ese motivo, el comprobante no estará disponible para ser aplicado a través de un recibo.

¿Cómo registrar la devolución de un cheque de terceros depositado que fue rechazado por el banco?

Se depositó un cheque de terceros que fue rechazado por el banco y se necesita revertir la operación y reflejar la devolución en la cuenta corriente del cliente.

Qué hacer.

1. Ingresá a Cobranzas → Transacciones → Recibos de Ingreso - Dev.Cheques (ringdch).
2. Si no ves el movimiento en el resumen bancario, utilizá el talón 3431.
3. En caso de que aparezca acreditado y luego debitado en el resumen bancario, utilizá el talonario 3441.
4. Para reflejar el movimiento en la cuenta corriente del cliente, realizá la devolución del cheque al cliente por Orden de pago de devolución de cheque o por nota de débito.

Cómo funciona. Para revertir la operación de un cheque rechazado se utiliza la opción de Dev.Cheques seleccionando el talonario adecuado según si el movimiento figuró o no en el resumen bancario. Luego, para que la operación quede reflejada en la cuenta corriente del cliente, se le debe devolver el cheque mediante una Orden de pago de devolución de cheque o una nota de débito.

¿Por qué el saldo en cuenta corriente vencido o a vencer en el reporte de exposición crediticia muestra cero o está cambiado?

Al exportar o consultar el reporte de exposición crediticia, el saldo en cuenta corriente vencido muestra valor cero o desfasado respecto a la consulta en pantalla.

Por qué pasa. Se agregaron columnas para diferenciar la parte impositiva de los canjes, modificando la estructura de composición de los saldos.

Cómo funciona. Con la incorporación de nuevas columnas para diferenciar la parte impositiva de los canjes, la información de Saldo en Cuenta Corriente Vencido (B) ahora se forma mediante la suma de dos columnas específicas. De igual manera, el Saldo en Cuenta Corriente a Vencer (C) se calcula sumando dos columnas particulares.

Ver también

• Casos resueltos de Cobranzas (2) — la hoja siguiente.
• Guías de Cobranzas — procesos, operación y configuración del módulo.
• Mensajes de Error — qué hacer con cada mensaje del sistema.