Casos resueltos de Cobranzas (2)

Consultas que llegaron a la mesa de ayuda sobre Cobranzas y cómo se resolvieron. Cada caso sale de un ticket real, escrito de forma general y sin datos del cliente.

Nota

Si tu configuración es distinta, el resultado puede cambiar. Ante la duda, consultá a la mesa de ayuda con el caso a mano.

¿Se pueden autorizar recibos provisorios de manera masiva?

Hay varios recibos provisorios pendientes y se requiere saber si se pueden autorizar todos juntos.

Qué hacer.

1. Ingresá a cada recibo provisorio uno por uno.
2. Recorré los datos y renglones del recibo.
3. Regrabá el comprobante para finalizar la autorización.

Cómo funciona. Los recibos provisorios no se pueden procesar de manera masiva. Para autorizarlos, debés ingresar individualmente a cada uno, recorrer sus datos y regrabarlo.

¿Cómo registrar la devolución de un cheque propio rechazado por un proveedor?

No se puede seleccionar un cheque propio en el programa de cambio de cheques para registrar que fue rechazado y reemplazado.

Por qué pasa. El circuito para cheques propios devueltos no se realiza por cambio de cheques, sino registrando un recibo de ingreso de cheque devuelto para regenerar la deuda.

Qué hacer.

1. Ingresá a Cobranzas → Transacciones → Recibos de Ingreso - Dev.Cheques (ringdch).
2. Seleccioná el comprobante 3411 RECIBO INGRESO - Cheque Devuelto (Propio) y el talón que corresponda dependiendo de si el movimiento aparece o no en el banco, utilizando la entidad que te devuelve el cheque (proveedor).
3. Con este comprobante se vuelve a generar la deuda con el proveedor.
4. Realizá una orden de pago definitiva aplicando a este comprobante.

Cómo funciona. Para registrar la devolución de un cheque propio rechazado, se debe cargar un comprobante de dev. cheques propios. Esto vuelve a generar la deuda con el proveedor para luego poder cancelarla mediante una nueva orden de pago.

¿Por qué sale en blanco el informe al calcular intereses de una cuenta?

Al calcular los intereses de una cuenta y listar el archivo de control en Excel, el reporte sale en blanco a pesar de que la entidad tiene habilitado el cálculo.

Por qué pasa. Al indicar ‘SI’ en la opción ‘Fusiona Resumen’ durante el proceso, el sistema toma la parametrización del ZOOM de Datos Comerciales (ZOOM de Intereses) de la entidad, la cual está configurada para no calcular intereses.

Qué hacer.

1. Andá a la entidad correspondiente.
2. Ingresá al ZOOM de Datos Comerciales.
3. Accedé al ZOOM de Intereses.
4. Modificá la opción para permitir el cálculo de intereses.

Cómo funciona. Si en el proceso de cálculo de intereses ingresás la señal Fusiona Resumen en SI, el sistema valida la configuración que la entidad posee en el ZOOM de Datos Comerciales, dentro del ZOOM de Intereses. Si allí tiene indicado no calcular, el reporte de control saldrá en blanco.

¿Cómo emitir notas de débito o crédito por diferencia de cambio?

Inconvenientes al cargar manualmente notas de débito o crédito por diferencia de cambio o dudas sobre su impacto en el resumen de cuenta.

Por qué pasa. Los comprobantes 1412 y 1512 son automáticos y no deben cargarse manualmente, mientras que la generación masiva de diferencias de cotización registradas en recibos se realiza desde un proceso específico.

Qué hacer.

1. Para cargar manualmente una nota de débito o crédito por diferencia de cambio que afecte el saldo de la entidad, usá los comprobantes 1413 o 1513.
2. Evitá cargar manualmente los comprobantes 1412 y 1512, ya que se generan automáticamente.
3. En los recibos de ingresos definitivos, el sistema propone la cotización del día. Si no querés cobrar diferencia de cotización, modificá dicha cotización directamente en el recibo.
4. Si cobrás la diferencia en el recibo y necesitás generar la nota correspondiente, ingresá a Cobranzas → Procesos → Generación de Debitos y Creditos → Generación de Diferencia por Cobranzas (fon5048).
5. Ejecutá el proceso para generar automáticamente los comprobantes 1412 o 1512, los cuales no impactarán en el resumen de cuenta porque el movimiento ya quedó registrado en el recibo.

Cómo funciona. Los comprobantes 1412 y 1512 de diferencia de cambio son automáticos y provienen del recibo, por lo que no impactan en el resumen de cuenta dado que el movimiento ya se registró al cobrar. Para comprobantes manuales de diferencia de cambio que afecten la cuenta corriente, se deben utilizar los comprobantes 1413 o 1513.

¿Por qué aparece en la cuenta corriente en dólares un recibo de aplicación en pesos?

Un recibo de aplicación generado en pesos aparece registrado en el resumen de cuenta corriente en dólares.

Por qué pasa. Se aplicó o compensó un saldo en dólares utilizando un comprobante o saldo en pesos.

Cómo funciona. Es el comportamiento correcto del sistema. Al aplicar un comprobante en pesos para cancelar o compensar un saldo en dólares (o entre cuentas corrientes), el recibo se graba también en dólares para poder dar de baja dicho saldo en la cuenta corriente.

¿Cómo evitar o manejar diferencias de cotización al aplicar comprobantes en dólares en un recibo de ingreso?

Al generar un recibo de ingreso para comprobantes en dólares, el sistema asigna o calcula automáticamente la cuenta DIFERENCIA DE COTIZACIÓN A EMITIR A FAVOR.

El sistema muestra: DIFERENCIA DE COTIZACIÓN A EMITIR A FAVOR

Por qué pasa. Por defecto, en la ventana de selección de comprobantes a aplicar, el sistema propone la cotización del día en lugar de la cotización original con la que fue cargado el comprobante.

Qué hacer.

1. En la ventana donde seleccionás los comprobantes a aplicar, cambiá la cotización del comprobante en dólares ingresando la cotización original con la que fue cargado, en lugar de la cotización del día que trae por defecto.
2. Si necesitás registrar la diferencia de cotización directamente en una cuenta contable sin generar notas de débito o crédito, dejá el comprobante aplicado con su cotización original e ingresá a mano la cuenta contable correspondiente.

Cómo funciona. Para que el sistema no calcule diferencia de cotización al cobrar un comprobante en dólares, tenés que asegurarte de ingresar la cotización original del comprobante al aplicarlo. Si buscás registrar la diferencia directamente en una cuenta sin emitir comprobantes de ajuste, aplicás el comprobante con su cotización original e imputás la cuenta manualmente.

¿Cómo registrar el cobro anticipado de un producto sin stock y su posterior devolución o facturación?

Necesidad de registrar un cobro anticipado por un repuesto o producto sin stock y gestionar correctamente la facturación o la devolución del dinero si no se consigue.

Qué hacer.

1. Dale de alta al cliente como nueva entidad si no está registrado.
2. Realizá un recibo de ingreso anticipado por el dinero recibido.
3. Si se consigue el producto: facturar en cuenta corriente y luego hacer un recibo de ingreso definitivo aplicando la factura contra el anticipo.
4. Si no se consigue el producto: realizar una orden de pago definitiva aplicando al anticipo para concretar la devolución.

Cómo funciona. Para evitar maniobras alternativas o emisión incorrecta de notas de crédito cuando un cliente paga por un producto que no está disponible, lo adecuado es registrar un recibo de ingreso anticipado. Si el producto finalmente se consigue, se emite la factura y se aplica el anticipo mediante un recibo definitivo. Si el producto no se consigue y hay que devolver el dinero, se realiza una orden de pago definitiva aplicada directamente al anticipo.

¿Dónde puedo consultar un reporte analítico de saldos de clientes con detalle de comprobantes pendientes?

Se requiere un reporte analítico de saldos de clientes que muestre comprobantes pendientes (facturas, notas de crédito, notas de débito y recibos de anticipo), indicando monto original, moneda, saldo y saldo pesificado.

Dónde. Cobranzas → Consultas y Reportes → Comprobantes Pendientes → Comprobantes Pendientes (ccg3302)

Qué hacer.

1. Ingresá a Cobranzas.
2. Dirigite a Consultas y Reportes.
3. Entrá a Comprobantes Pendientes.
4. Seleccioná Comprobantes Pendientes.

Cómo funciona. Desde la consulta de Comprobantes Pendientes en el módulo Cobranzas podés obtener el detalle de los comprobantes pendientes de cobro para analizar el saldo de los clientes.

¿Por qué el sistema indica que un cheque ya fue ingresado?

Al querer ingresar un cheque en un recibo, el sistema indica que el cheque ya se encuentra cargado.

El sistema muestra: el cheque está ingresado

Por qué pasa. El sistema valida la combinación del código de banco, sucursal, localidad, número de cheque y número de cuenta. Si todos estos datos coinciden con un registro previo, el sistema detecta que el cheque ya fue ingresado.

Qué hacer.

1. Ingresá un número de cuenta diferente para diferenciar la combinación de datos al cargar el cheque.

Cómo funciona. El sistema controla que no se repita la combinación de código de banco, sucursal, localidad, número de cheque y número de cuenta. Si la combinación coincide exactamente con un cheque ya registrado, indica que ya existe.

¿Cómo registrar la devolución de un echeq propio entregado a un proveedor?

Se entregaron echeqs propios a un proveedor por una operación cancelada y se requiere registrarlos para que dejen de figurar en el cambio de estado de cheques.

Qué hacer.

1. Ingresá a Cobranzas → Transacciones → Recibos de Ingreso - Dev.Cheques (ringdch).
2. Cargá un recibo de ingreso de devolución de cheque.
3. Seleccioná el comprobante RECIBO INGRESO - Cheque Devuelto (Propio) y el talonario ANULADO - NO APARECE EN RESUMEN BANCARIO.

Cómo funciona. Para que un echeq propio entregado por una operación que no se concretó deje de figurar en la pantalla de cambio de estado de cheques, se debe cargar un recibo de ingreso de devolución de cheque propio desde el módulo de Cobranzas.

¿Afecta al cierre de costos abrir un módulo cerrado para cargar o anular recibos?

Necesidad de cargar, anular o rehacer recibos en un módulo cerrado sin alterar el costeo.

Qué hacer.

1. Si el módulo está cerrado, abrirlo para poder operar.
2. Para anular o revertir el recibo, eliminarlo presionando la tecla F6.
3. Volvé a cargar el recibo según corresponda.

Cómo funciona. Abrir el módulo para cargar o modificar un recibo no afecta el cierre de costos. Si se requiere anular o modificar un recibo existente, se lo puede eliminar presionando F6 y cargarlo nuevamente.

¿Cómo registrar un recibo de cobranza en dólares que cancela facturas con distintos tipos de cambio?

Consulta sobre qué tipo de cambio ingresar al realizar un recibo en dólares que cancela comprobantes con diferentes cotizaciones de origen.

Qué hacer.

1. Al recibir pago con dólar billete o transferencia en dólares, aplicar los comprobantes a su tipo de cambio original para evitar generar diferencia de cotización.
2. Si se cancelan varios comprobantes con distintos tipos de cambio, calcular la cotización a ingresar al momento de cargar los dólares recibidos dividiendo la cantidad de pesos que se cancelan por los dólares recibidos (Cotización = Pesos cancelados / Dólares recibidos).
3. Utilizá el concepto de moneda extranjera correspondiente (por ejemplo, concepto 222).

Cómo funciona. Al cobrar en dólares billete o por transferencia en dólares, los comprobantes aplicados deben mantener su tipo de cambio original para no generar diferencia de cambio. Si se aplican múltiples facturas con diferentes cotizaciones de origen, el tipo de cambio a ingresar en la cobranza se determina dividiendo el monto total en pesos cancelados por la cantidad total de dólares recibidos.

¿Por qué se calcula diferencia de cotización al aplicar comprobantes en dólares?

Al aplicar una Nota de Crédito en dólares a una factura, el sistema calcula una diferencia de cotización.

Por qué pasa. La cotización utilizada para la aplicación es distinta de la cotización original del comprobante. Al llevarse la contabilidad en pesos, el sistema calcula la diferencia de tipo de cambio para ajustar la aplicación en pesos.

Qué hacer.

1. Aplicá el comprobante utilizando la cotización original de la factura.

Cómo funciona. Aunque estés aplicando montos en dólares, la contabilidad se registra en pesos. Cuando aplicás un comprobante con una cotización diferente a la original, el sistema genera la diferencia de tipo de cambio para poder imputar correctamente los valores en pesos.

¿Por qué no me aparecen algunos comprobantes en el reporte de comprobantes pendientes?

Al emitir el reporte de comprobantes pendientes de cobranzas, no se visualizan ciertos comprobantes que sí figuran pendientes en el resumen de cuenta, por lo que el informe no refleja el saldo real.

Por qué pasa. El tipo de comprobante no está incluido dentro del grupo de comprobantes seleccionado para el reporte.

Qué hacer.

1. Al emitir el reporte de comprobantes pendientes de cobranzas, revisar los parámetros de filtrado.
2. Asegurate de incluir en el grupo de comprobantes seleccionado los tipos de comprobantes que se desean visualizar.

Cómo funciona. El reporte de comprobantes pendientes solo muestra aquellos documentos cuyos tipos formen parte del grupo de comprobantes seleccionado al momento de ejecutar la consulta. Si un comprobante no está agregado a ese grupo, no aparecerá reflejado en el reporte.

¿Por qué el listado de intereses a generar da diferente al saldo de la cuenta corriente?

El listado de intereses a generar muestra importes con diferencias respecto a la cuenta corriente.

Por qué pasa. Existen tipos de cuentas corrientes usadas que no están incluidas en la configuración del grupo de intereses.

Qué hacer.

1. Andá a Cobranzas → Intereses → Tipos de Cuentas Corrientes de Intereses (ccg5114).
2. Seleccioná el grupo de cuentas corrientes correspondiente.
3. Agregá los tipos de cuentas corrientes que están faltando en la configuración.

Cómo funciona. Si hay tipos de cuentas corrientes asociadas a la cuenta o grupo que no fueron agregados a la configuración de tipos de cuentas corrientes de intereses, el sistema no los toma en cuenta para el cálculo y genera diferencias.

¿Por qué una factura sigue figurando como pendiente si hay una nota de crédito en el estado de cuenta?

Una factura continúa apareciendo en los comprobantes pendientes de aplicación del estado de cuenta a pesar de haber una nota de crédito cargada.

Por qué pasa. La nota de crédito existente ya fue aplicada financieramente a otra factura previa, o bien la factura en cuestión no fue imputada con ningún recibo de ingreso ni nota de crédito disponible.

Cómo funciona. Para que una factura deje de estar pendiente de aplicación es obligatorio vincularla financieramente con un recibo de ingreso o con una nota de crédito. Una nota de crédito que ya está aplicada a otra factura no puede volver a utilizarse para cancelar un nuevo comprobante, ya que se duplicaría el crédito.

¿Por qué el saldo vencido del resumen de cuenta corriente no coincide con el esperado?

El resumen de cuenta corriente muestra un saldo vencido menor o diferente al esperado, aunque el saldo final de la cuenta corriente es correcto.

Por qué pasa. Se aplicaron facturas con fechas de vencimiento posteriores a la fecha del comprobante que las aplica.

Cómo funciona. Aunque el saldo final de la cuenta coincide, el saldo vencido difiere debido a que se aplicaron facturas con vencimientos posteriores a la fecha del comprobante aplicador.

¿Cómo calcular la diferencia de cotización sobre el saldo parcial de una factura?

Se necesita generar la diferencia de cotización más IVA sobre un importe parcial de una factura.

Por qué pasa. El proceso de diferencia de cotización calcula el importe tomando como base el saldo actual de la factura.

Qué hacer.

1. Generá un recibo por el monto pendiente de la factura.
2. Corré el proceso de diferencia de cotización para que el cálculo se realice sobre el saldo remanente de la factura.
3. Borrá el recibo generado en el primer paso.

Cómo funciona. Para que la diferencia de cotización se aplique únicamente sobre una parte de la factura, podés reducir su saldo temporalmente registrando un recibo. Una vez ejecutado el proceso de diferencia de cotización, se debe eliminar dicho recibo.

¿Por qué la pantalla de búsqueda con F1 en un recibo de anticipo cambia según la cuenta?

Al presionar F1 para buscar una entidad en un recibo de anticipo, la pantalla de búsqueda se abre con un formato distinto según la cuenta elegida.

Por qué pasa. La búsqueda con F1 funciona de diferente manera según la cantidad de opciones a mostrar que tiene cada cuenta.

Cómo funciona. El sistema adapta el tipo de búsqueda según la cantidad de registros a mostrar. Para cuentas que cuentan con pocas opciones (por ejemplo, cuentas bancarias o cuentas con menos de 50 registros), al presionar F1 se despliega directamente una lista de opciones para que sea más fácil elegir sin necesidad de escribir el nombre.

Ver también

• Casos resueltos de Cobranzas (1) — la hoja anterior.
• Guías de Cobranzas — procesos, operación y configuración del módulo.
• Mensajes de Error — qué hacer con cada mensaje del sistema.