Casos resueltos de Contabilidad (2)

Consultas que llegaron a la mesa de ayuda sobre Contabilidad y cómo se resolvieron. Cada caso sale de un ticket real, escrito de forma general y sin datos del cliente.

Nota

Si tu configuración es distinta, el resultado puede cambiar. Ante la duda, consultá a la mesa de ayuda con el caso a mano.

¿Por qué da error el reporte de Mayores por rango al filtrar por cuentas?

Al generar el reporte de Mayores por rango para ciertas cuentas contables, el sistema tira un error y no permite descargar el reporte.

Por qué pasa. Aunque ingreses el código de imputación de la cuenta contable, el ordenamiento del reporte se realiza por el código largo del plan de cuentas. Si la secuencia del rango ingresado no coincide con el orden del código largo, se genera el error.

Qué hacer.

1. Verificá el código largo de las cuentas contables involucradas en el plan de cuentas.
2. Asegurate de que el rango de cuentas ingresado respete el ordenamiento por código largo.

Cómo funciona. El reporte Mayores por rango ordena la información basándose en el código largo del plan de cuentas. Si una cuenta tiene un código de imputación que no respeta ese ordenamiento dentro del rango seleccionado, el sistema falla.

¿Cómo ingresar filas desde Excel en una minuta contable?

Necesidad de cargar minutas contables con muchas filas sin tener que hacer la carga de forma manual.

Qué hacer.

1. En la pantalla de carga de la minuta contable, presioná las teclas ESC 3.
2. En la ventana emergente que se despliega, pegá las columnas copiadas previamente desde el Excel.

Cómo funciona. Al presionar la combinación de teclas ESC 3 dentro de una minuta contable, el sistema abre una ventana que permite pegar datos en columnas copiados directamente desde una planilla de Excel.

¿Por qué da error al ingresar una Nota de débito por diferencia de cambio para una entidad?

Al intentar ingresar una Nota de débito por diferencia de cambio, aparece un error relacionado a la cuenta corriente de la entidad o a la Cta. Contable.

El sistema muestra: Cta. Contable 415

Por qué pasa. El primer error ocurre porque la entidad no tiene realizada la configuración de la cuenta corriente. El segundo error sucede porque el usuario que intenta generar el comprobante no pertenece al grupo de usuarios configurado para utilizar esas cuentas contables en dicho comprobante.

Qué hacer.

1. Para configurar o revisar la cuenta corriente de la entidad, andá a Contabilidad → Configuración → Cuentas Corrientes (ccg5106).
2. Para revisar qué grupos de usuarios pueden usar esas cuentas en el comprobante, ingresá a Configuración General → de Comprobantes → Relaciones → Cuentas Contables - Usuarios / Grupos (gen8504).
3. Para consultar los usuarios asignados a cada grupo, ingresá a Configuración General → de Seguridad → Mantenimiento de Usuarios → Usuarios (gen8508) por Grupo.

Cómo funciona. Para poder emitir el comprobante, la entidad debe tener configurada su cuenta corriente. Además, el usuario que opera debe pertenecer al grupo habilitado para usar las cuentas contables asociadas a ese tipo de comprobante.

¿Cómo consultar los saldos de cuentas corrientes y cómo funcionan los filtros de moneda?

El usuario necesita obtener la consulta de saldos de cuentas corrientes por mes, en pesos y dólares, diferenciando por tipo de entidad.

Qué hacer.

1. Andá a Contabilidad → Consultas y Reportes → Cuentas Corrientes → Saldos de Cuentas Corriente → Consulta de Saldos de Cuentas Corrientes (ccg3303).
2. Filtrá por tipo de entidad (Asociados y No Asociados).
3. Seleccioná la moneda correspondiente.
4. Presioná la tecla Inicio sobre la entidad deseada si se requiere ver el detalle.

Cómo funciona. En la consulta de saldos de cuentas corrientes exportable a Excel podés ver los importes agrupados por meses. Según la moneda seleccionada, el sistema opera así: Si elegís moneda 1 Pesos, te muestra el saldo de los comprobantes en pesos más los emitidos en dólares pesificados a la cotización original del comprobante. Si elegís moneda 2 Dólar, te va a mostrar solo el saldo de los comprobantes realizados en dólares (no tiene en cuenta los realizados en pesos).

¿Por qué da error al contabilizar un archivo de gastos de sellado?

Ocurre un error al intentar contabilizar los gastos de sellado a partir de un archivo de datos.

Por qué pasa. El archivo importado contiene inconsistencias entre la descripción del comprobante y su código. Por ejemplo, figura como nota de débito pero el código de comprobante indica 1 (factura).

Qué hacer.

1. Abrí el archivo de datos a contabilizar.
2. Revisá los registros que presentan inconsistencias.
3. Modificá el campo de código de comprobante por el valor correcto (por ejemplo, cambiar a 2 si es una nota de débito).
4. Guardá el archivo e intentar nuevamente la contabilización.

Cómo funciona. Cuando un archivo de gastos contiene una nota de débito pero tiene asignado el código de factura (1), se genera un error de contabilización. Se debe corregir el código asignando el valor correspondiente a nota de débito (2).

¿Cómo obtener un listado de entidades con el nombre de la localidad?

Al exportar el listado desde el maestro de entidades sale el código postal pero no la descripción de la localidad.

Por qué pasa. Al hacer Ctrl+X en el maestro de entidades se exporta directamente la tabla del sistema, la cual contiene el código postal pero no la descripción de la localidad.

Dónde. Contabilidad → Consultas y Reportes → Entidades (ccg6352)

Qué hacer.

1. Ingresá a Contabilidad.
2. Seleccioná Consultas y Reportes.
3. Entrá a Entidades para generar el listado que incluye la descripción de la localidad.

Cómo funciona. Hacer un Ctrl+X en el maestro de entidades baja la tabla cruda del sistema, por lo que no muestra la descripción de la localidad. Para ver este dato se debe sacar el listado desde el menú de informes de Entidades en Contabilidad.

¿Cómo habilitar la moneda dólares para facturarle a un cliente?

No se puede facturar en dólares a un cliente porque la moneda no está habilitada para su entidad.

Por qué pasa. La entidad del cliente no tiene relacionado el tipo de cuenta corriente en dólares.

Qué hacer.

1. Ingresá a Contabilidad → Configuración → Cuentas Corrientes (ccg5106).
2. Relacioná el tipo de cuenta corriente en dólares con el código de entidad del cliente.

Cómo funciona. Para poder facturar en dólares a un cliente, tenés que asociar el tipo de cuenta corriente en dólares con su código de entidad.

¿Por qué algunas cuentas contables no sumarizan en el balance?

Hay cuentas contables que no se incluyen en el total de la cuenta sumarizadora en el balance.

Por qué pasa. La sumarización depende del código de la cuenta contable. La cuenta sumarizadora únicamente agrupa a las cuentas que comparten la misma estructura o prefijo numérico.

Qué hacer.

1. Verificá el código numérico de la cuenta sumarizadora y el de la cuenta imputable.
2. Modificá el código de la cuenta contable para que coincida con la estructura y prefijo de la cuenta sumarizadora deseada.

Cómo funciona. El sistema ordena y suma las cuentas según la codificación numérica de cada una. Una cuenta sumarizadora agrupa exclusivamente a aquellas cuentas cuyo código pertenezca a su mismo nivel y prefijo (por ejemplo, una cuenta 1.1.3.02.000 sólo sumarizará las cuentas con código 1.1.3.02.xxx).

¿Cómo desbloquear un comprobante para modificar la cuenta contable?

Un comprobante se encuentra bloqueado y no permite modificar la cuenta contable.

Por qué pasa. El sistema bloquea comprobantes cuando fueron informados a Rondanet y la respuesta se demora, para evitar que el comprobante sea eliminado antes de recibir la información de retorno.

Qué hacer.

1. Ingresá a Contabilidad → Procesos → Bloqueo de Comprobantes → Desbloqueo de Comprobantes (dblcomp).
2. Seleccioná el comprobante, talón y número a desbloquear.
3. Realizá la modificación de la cuenta contable.
4. Volvé a bloquear el comprobante.

Cómo funciona. El bloqueo automático ocurre cuando se demora el envío de información a Rondanet para proteger los comprobantes informados que aún no devolvieron respuesta. Desde el menú de Desbloqueo de Comprobantes podés desbloquear el documento, realizar la modificación requerida y luego volver a bloquearlo.

¿Cómo crear un nuevo resumen para una entidad bancaria?

Necesidad de crear un nuevo resumen para una entidad bancaria.

Qué hacer.

1. Ingresá a contabilidad, configuración, entidades.
2. En el ZOOM de resúmenes, creá el nuevo que necesites.
3. Regrabá con F5 al final de la entidad.
4. Configuralo para cada empresa.
5. Configurá el tipo de cta cte, para la empresa que necesites, y ese resumen.

Cómo funciona. Para agregar un nuevo resumen a una entidad bancaria, tenés que acceder a la configuración de entidades desde el módulo de Contabilidad, crear el resumen en el ZOOM de resúmenes y guardar los cambios con F5. Posteriormente, tenés que configurarlo para cada empresa y asociarlo al tipo de cuenta corriente que corresponda.

¿Cómo consultar facturas de compras por unidad de negocio o zona?

Se necesita consultar un resumen o detalle de las facturas de compras diferenciadas por unidad de negocio o zona.

Qué hacer.

1. Ingresá a Contabilidad, Consultas y Reportes, Comprobantes Emitidos.
2. En la sección de Filtros, seleccioná la unidad de negocio y la zona deseada.
3. Utilizá un grupo de comprobantes de compras.
4. Opcionalmente, podés dejar vacíos los filtros de unidad de negocio y zona y exportar el reporte a Excel.

Cómo funciona. Desde la pantalla de Comprobantes Emitidos podés filtrar por unidad de negocio y zona seleccionando un grupo de comprobantes de compras, o bien dejar los filtros vacíos y sacar la información a Excel.

¿Por qué no coincide el saldo de libre disponibilidad al pasar de un período a otro?

Al consultar la posición de libre disponibilidad, el saldo no pasa correctamente de un mes al siguiente.

Por qué pasa. El sistema toma el saldo de libre disponibilidad desde el saldo a fin de mes de la cuenta contable configurada para tal fin.

Qué hacer.

1. Revisá el mayor de la cuenta contable configurada para la libre disponibilidad de IVA.
2. Verificá el saldo al cierre del mes para validar el importe que toma el sistema.

Cómo funciona. El importe del saldo de libre disponibilidad no se arrastra manualmente, sino que la configuración determina que se obtenga directamente del saldo a fin de mes de la cuenta contable correspondiente.

¿Cómo evitar que se retengan Ganancias e IVA en una orden de pago?

Al confeccionar una orden de pago, el sistema retiene Ganancias e IVA.

Por qué pasa. La entidad y sus facturas no tienen asignado el régimen 999 para Ganancias e IVA.

Qué hacer.

1. Ingresá a Contabilidad - Configuración - Entidades.
2. Agregale a la entidad el régimen 999 en Ganancias e IVA.
3. Modificá las facturas agregándoles dicho régimen.

Cómo funciona. Para que no se apliquen retenciones de Ganancias e IVA en la orden de pago, tenés que asignar el régimen 999 a la entidad en el Maestro de Entidades y luego modificar las facturas involucradas para incorporarles también dicho régimen.

¿Cómo dar de alta una cuenta bancaria u opción de pago para transferencias?

No aparece disponible una cuenta bancaria o entidad al momento de realizar una orden de pago por transferencia.

Por qué pasa. La entidad bancaria no está creada en el maestro de entidades o no está vinculada al tipo de cuenta corriente de bancos.

Qué hacer.

1. Creá la entidad bancaria ingresando a Contabilidad → Configuración → Entidades (ccg5105).
2. Asociá el tipo de cuenta corriente de bancos a la entidad ingresando a Contabilidad → Configuración → Cuentas Corrientes (ccg5106).

Cómo funciona. Para poder seleccionar una opción de pago o cuenta bancaria en las órdenes de pago, primero tenés que dar de alta la entidad y luego relacionarla con el tipo de cuenta corriente de bancos desde la configuración contable.

¿Cómo desbloquear un comprobante para poder modificarlo?

Al intentar modificar un comprobante o tipo de cambio en una recepción, el sistema no guarda la modificación.

Por qué pasa. El comprobante se encuentra bloqueado.

Qué hacer.

1. Ingresá a Contabilidad → Procesos → Bloqueo de Comprobantes → Desbloqueo de Comprobantes (dblcomp).
2. Seleccioná el comprobante en particular o un rango de fechas.
3. Procedé a realizar el desbloqueo.

Cómo funciona. Para poder guardar modificaciones en comprobantes o recepciones que se encuentran bloqueados, es necesario desbloquearlos previamente desde la opción de Desbloqueo de Comprobantes.

¿Cómo modificar el detalle de un comprobante que está aplicado?

No se puede modificar ni guardar la información en el detalle de una devolución previamente cargada.

Por qué pasa. El comprobante se encuentra aplicado, por lo que el sistema traba la modificación directa de su detalle.

Dónde. Contabilidad - Transacciones - Modificación de datos de Comprobante - Modificación de Detalle de Comprobante

Qué hacer.

1. Andá a Contabilidad.
2. Ingresá a Transacciones.
3. Seleccioná Modificación de datos de Comprobante.
4. Entrá a Modificación de Detalle de Comprobante.

Cómo funciona. Cuando un comprobante ya está aplicado, el sistema no permite modificar su detalle desde la pantalla habitual. Para poder actualizar esta información, tenés que acceder a la opción de Modificación de Detalle de Comprobante dentro del módulo de Contabilidad.

Cómo se muestran los movimientos en los balances por sucursal y por centro de costo

Duda sobre el criterio que utiliza el sistema para mostrar los datos en los balances por sucursal y por centro de costo.

Cómo funciona. En el balance por sucursal, los movimientos se muestran según la sucursal que tiene asignada el comprobante, sin importar el centro de costos. En cambio, en el balance por centro de costo, la información se muestra de acuerdo al centro de costos configurado en la imputación por comprobante.

¿Cómo crear un asiento modelo para un comprobante?

Se requiere crear un asiento modelo asociado a un comprobante o talón.

Qué hacer.

1. Ingresá al comprobante.
2. En la sección del asiento, presioná la tecla INICIO.
3. Creá el asiento modelo para ese comprobante o talón en la ventana que se abre.

Cómo funciona. Para crear un asiento modelo asociado a un comprobante o talón, hay que presionar la tecla INICIO al momento de estar posicionado en la sección del asiento del comprobante.

¿Cómo consultar los saldos por grupos de centros de costos?

Se consulta sobre la posibilidad de agrupar centros de costos en un nivel previo y cómo consultar sus saldos.

Qué hacer.

1. Para consultar los saldos que tienen los grupos de centros de costos a partir de una cuenta contable, ingresá a: Contabilidad → Consultas y Reportes → Mayores → Mayores por Centros de Costos → Mayor de C.C. por Grupos de Centros de Costos (cnt3301).

Cómo funciona. Los grupos de centros de costos funcionan como un nivel anterior a llegar al centro de costos. En los comprobantes se sigue seleccionando el centro de costos, pero luego se pueden consultar los saldos agrupados por dichos grupos.

¿Cómo consultar el saldo de cuentas corrientes distinguiendo entre cuentas normales y de control?

Se necesita obtener un detalle de los saldos de cuentas corrientes de clientes o proveedores distinguiendo entre cuentas normales y de control.

Qué hacer.

1. Ingresá a Contabilidad → Consultas y Reportes → Cuentas Corrientes → Saldos de Cuentas Corriente.
2. Filtrá por CTA CTE o por grupo de tipos de cuenta corriente para distinguir entre cuentas normales y de control.

Cómo funciona. Para diferenciar el detalle de cuentas corrientes entre normal y control, tenés que utilizar la consulta de saldos de cuenta corriente y aplicar los filtros correspondientes por grupo de tipos de cuenta corriente.

Ver también

• Casos resueltos de Contabilidad (1) — la hoja anterior.
• Casos resueltos de Contabilidad (3) — la hoja siguiente.
• Guías de Contabilidad — procesos, operación y configuración del módulo.
• Mensajes de Error — qué hacer con cada mensaje del sistema.