Proyectos de inversión (CAPEX)

Los proyectos de inversión sirven para presupuestar las inversiones de cada año y seguir cuánto se lleva gastado en cada una. Cargás un importe por proyecto, imputás el proyecto en los comprobantes de compra y el sistema te muestra, en cualquier momento, lo presupuestado, lo realizado y lo que queda. Si un proyecto se pasa del presupuesto, puede mandar un aviso por mail.

Todo vive en Contabilidad → Proyectos de Inversión.

El módulo tiene que estar habilitado

Si al entrar a la definición anual o al detalle de proyectos aparece el modulo 1017 no se encontra activo, el módulo no está contratado o no está habilitado en tu instalación. Consultá a soporte.

Las piezas

Pieza	Qué es	Dónde se carga
Plan anual	El marco del año para una empresa: vigencia, moneda y tipo de cotización. Hay uno por empresa y año.	neg1000
Proyecto	Cada inversión: código, detalle, importe presupuestado, responsable.	neg1001
Cuentas del proyecto	Opcional. Qué grupos de cuentas contables se pueden usar con el proyecto.	neg1007
Negocio	Un número que se imputa en los comprobantes igual que un proyecto, pero sin presupuesto.	fon2222

Cada proyecto recibe un número que el sistema asigna solo. Ese número es el que elegís después en los comprobantes, en el campo Proyecto.

El circuito paso a paso

1. Configurar las tablas (opcional)

En Contabilidad → Proyectos de Inversión → Configuración están Operaciones (neg1101), Logistica (neg1102) y Estados (neg1103). Son listas para clasificar los proyectos y los negocios. No son obligatorias y no cambian ningún cálculo: cargalas sólo si las vas a usar para ordenar tu información.

2. Definir el plan del año

En Contabilidad → Proyectos de Inversión → Proyectos → Definicion Anual de Proyectos de Inversión (neg1000) cargás, para cada empresa y año:

• la vigencia (desde y hasta): los comprobantes con fecha fuera de ese rango no van a poder llevar proyectos de este año;
• la moneda y el tipo de cotización en los que se mide el presupuesto;
• si está activo.

3. Cargar cada proyecto

En Contabilidad → Proyectos de Inversión → Proyectos → Detalle de Proyectos (neg1001) das de alta cada inversión: código, detalle, área, importe presupuestado, responsable y, si querés, un grupo de comprobantes, una vigencia propia y los contactos que reciben la alerta.

El detalle de cada campo está en Cargar un proyecto de inversión.

4. Asignar cuentas contables (opcional)

En Contabilidad → Proyectos de Inversión → Proyectos → Asignación de Cuentas Contables (neg1007) podés limitar qué cuentas se pueden usar al cargar un comprobante con ese proyecto. Si no cargás nada, no hay restricción.

5. Imputar el proyecto en los comprobantes

El proyecto se carga en la cabecera del comprobante, en el botón de datos de organización (ZOOM DATOS o DAT, según la pantalla), campo Proyecto, junto con la unidad de negocio, el área y la sucursal.

Al elegirlo, el sistema controla que el proyecto y el plan del año estén activos, que la fecha del comprobante esté dentro de las vigencias y, si el proyecto tiene grupo de comprobantes, que el talonario pertenezca a ese grupo. Si algo no cumple, te muestra el motivo y después el negocio es incorrecto.

En la cadena de compras el proyecto viaja solo

Cuando en una orden de compra, una recepción o una factura aplicás un comprobante anterior, el proyecto del comprobante de origen se copia solo a la cabecera. Y si ya elegiste el proyecto antes de buscar pendientes, sólo te ofrece comprobantes de ese proyecto.

6. Corregir un comprobante que quedó sin proyecto

Si un comprobante se grabó sin proyecto, o con otro, no hace falta anularlo: usá Contabilidad → Proyectos de Inversión → Procesos → Asignación de Proyectos en Comprobantes (neg1003).

7. Seguir el consumo

• Consulta Global de Proyectos de Inversión (neg3003): todos los proyectos del año con presupuesto, realizado y pendiente.
• Consulta de Individual de Proyecto de inversión (neg3001): el detalle de comprobantes de un proyecto.

Las dos están explicadas en Consultar proyectos de inversión.

8. La alerta por mail

Si el proyecto tiene contactos cargados en Alerta, un proceso automático les manda un mail cuando lo realizado supera el presupuesto. No corre desde el menú: lo tiene que dejar programado soporte en tu instalación.

Qué cuenta como realizado

Esto es lo que más conviene entender, porque explica casi todas las diferencias que vas a ver en las consultas.

Sin marcar «Solo contable», suman únicamente los comprobantes de compra con productos:

Comprobante	Qué suma
Requerimiento	Lo que todavía no pasó a una orden de compra
Orden de compra	Lo que todavía no se recibió ni facturó
Nota de recepción	Lo que todavía no se facturó
Factura de compra con productos	Lo facturado

Cada paso suma sólo lo que le queda pendiente, así que una misma compra no se cuenta dos veces: cuando la orden se factura, deja de sumar en la orden y pasa a sumar en la factura. Por eso lo realizado es lo comprometido más lo ejecutado, no sólo lo facturado.

realizado = pendiente de los requerimientos + pendiente de las órdenes
          + pendiente de las recepciones + facturas de compra con productos

Los importes se toman a precio del renglón, con los descuentos y recargos prorrateados, y se pasan a la moneda del proyecto con la cotización del comprobante (si está en esa moneda) o con la cotización del día del tipo elegido en el plan anual.

Con «Solo contable» cuenta todo comprobante con el proyecto, por su asiento:

• si el proyecto no tiene cuentas asignadas en neg1007, los renglones de neto gravado y no gravado de las compras;
• si tiene cuentas asignadas, la idea es tomar las cuentas de esos grupos con MUESTRA en Sí, pero por un defecto del sistema esa selección no funciona bien y la consulta puede traer menos renglones de los esperados. En ese caso, consultá a soporte.

Así entran también las facturas de servicios, los gastos y cualquier comprobante que no tenga productos.

Si un eslabón no lleva el proyecto, la plata desaparece del realizado

Un requerimiento con proyecto que se aplica en una orden sin proyecto deja de sumar en el requerimiento y no suma en la orden. El proyecto parece gastar menos de lo real. Dejá que el proyecto viaje solo al aplicar, y si alguien lo borró a mano, corregilo con neg1003.

Sin cotización del día, el comprobante suma cero

Si el comprobante está en otra moneda que el proyecto y no hay cotización cargada para esa fecha y ese tipo de cotización, su importe entra como 0, sin aviso. Si ves un realizado que no cierra, revisá las cotizaciones de los días de los comprobantes.

Proyectos y negocios

Un proyecto es, por dentro, un negocio con presupuesto. Por eso:

• comparten la numeración: en un mismo año, los números de proyectos y de negocios salen de la misma serie;
• en el campo Proyecto de los comprobantes elegís indistintamente uno u otro;
• un negocio que es proyecto no se puede modificar ni borrar desde Carga de Negocios: aparece el negocio se administra por proyecto, y se maneja desde neg1001.

La diferencia está en qué se controla al imputarlo y en que sólo los proyectos tienen presupuesto y consultas. Ver Negocios y tablas de proyectos.

Problemas frecuentes

Me rechaza el proyecto en un comprobante. Leé el primer mensaje, el que aparece antes de el negocio es incorrecto:

Mensaje	Qué revisar
el codigo de proyecto no esta activo	Activo del proyecto en neg1001.
no se leyo el proyecto	Falta el plan del año en neg1000 (o se borró).
el proyecto no esta activo	Activo del plan anual en neg1000.
el rango de fecha del proyecto es incorrecto	La fecha del comprobante está fuera de la vigencia del plan anual.
el rango de fecha del detalle de proyecto es incorrecto	La fecha está fuera del Desde/Hasta del proyecto.
el comprobante %d - talonario %d no pertenecen al grupo de comprobantes del proyecto	El talonario no está en el Grupo de Comprobantes del proyecto.
no existe el negocio	El número no existe.

Elegí el proyecto y ahora no me acepta una cuenta. El proyecto tiene cuentas asignadas en neg1007 y esa cuenta no está entre ellas, o está en un grupo con USABLE en No. El mensaje es la cuenta no esta habilitada para el proyecto. Ver Grupos de cuentas contables.

El realizado de la consulta es menor de lo que gasté. Tres causas habituales: comprobantes sin proyecto (corregilos con neg1003), gastos sin productos consultados sin Solo contable, o comprobantes en otra moneda sin cotización del día.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener un proyecto que dure más de un año? Cada proyecto pertenece a un plan anual, y el comprobante tiene que caer dentro de la vigencia de ese plan. Si la vigencia del plan cubre varios años, el proyecto se puede seguir usando; las consultas proponen el año calendario como rango de fechas, así que ampliá Desde y Hasta para verlo completo.

¿El presupuesto bloquea las compras cuando se agota? No. El sistema no impide cargar comprobantes de un proyecto excedido: lo muestra en las consultas y, si está configurada, manda la alerta.

¿Puedo cambiar el importe de un proyecto que ya tiene movimientos? Sí. Lo que no se puede es borrarlo: aparece el proyecto posee movimientos.

Ver también

Ver documentación Técnica

• Cargar un proyecto de inversión — el plan, el detalle, las cuentas y la corrección de comprobantes, pantalla por pantalla.
• Consultar proyectos de inversión — la consulta global, la individual y la alerta.
• Negocios y tablas de proyectos — la carga de negocios y las tablas de operaciones, logística y estados.
• Grupos de cuentas contables — el filtro de cuentas por proyecto.
• Circuito de compras normales — cómo se aplican los comprobantes que suman al realizado.