Productos sustitutos y reemplazantes

El sistema tiene dos maneras de decir que un producto puede ir en lugar de otro. Cuelgan del mismo menú, pero se cargan en pantallas distintas y cada una se usa en lugares distintos:

	Grupo de sustitutos	Reemplazo
Qué dice	«Estos productos son equivalentes entre sí.»	«Este producto se reemplaza por este otro.»
Sentido	Ninguno: todos valen por todos.	De uno a otro. Si querés los dos sentidos, cargalo dos veces.
Ejemplo	Yerba 1 kg de tres marcas.	El modelo 2024 reemplaza al 2023, que se discontinuó.
Dónde se carga	Productos Sustitutos	Productos Reemplazantes (general o por programa)

Ni los grupos ni los reemplazos son por empresa: valen para todas.

No se sugieren solos al vender

Cargar sustitutos no hace que el sistema ofrezca otro producto cuando falta stock en un pedido o una factura. Se usan en cinco lugares puntuales, que están en Dónde se usan. Antes de cargar, fijate si alguno te sirve, y leé los avisos: en dos de esos lugares, cargar una sola relación cambia el comportamiento para todos los productos.

Paso 1 — Grupos de sustitutos

Inventarios → Configuracion → del Catalogo de Productos → Productos Sustitutos y Reemplazantes → Productos Sustitutos (sto1118).

Campo	Qué poner
CODIGO	Obligatorio. El número del grupo. No se numera solo: elegí uno libre. Con la tecla de ayuda ves los grupos que ya existen.
Descripción	Obligatoria. El nombre del grupo. Es el que aparece en la consulta de stock agrupada por sustitutos, así que conviene que describa lo que tienen en común.

En la grilla, hasta 2.300 productos:

Columna	Qué es
PRODUCTO	El código del producto, con su variante si tiene.
DESCRIPCION	La trae del catálogo.
VARIEDADES	Números internos del producto y de sus variantes. Sirve para distinguir dos variantes con la misma descripción. No se carga.
ACTIVO	Si el producto está activo en el catálogo. Un producto inactivo sigue en el grupo, pero no se acepta al elegir un sustituto con la tecla de ayuda o tipeando el código.

Un producto tiene que estar en un solo grupo

Si el producto ya está en otro grupo, al grabar aparece el producto X ya se encuentra en el grupo N, pero el sistema graba igual y el producto queda en los dos.

Con un solo producto repetido, la consulta de Stock Disponible para la Venta agrupada Por Sustitutos se cierra con el producto X - Y, se encuentra en mas de un grupo de sustitutos, y no se puede usar hasta que lo saques de uno de los dos grupos. Si ves el aviso al grabar, sacá el producto de uno de los grupos antes de seguir.

Grupos que se crean solos

Si en tu instalación la pantalla Variedades de Productos (sto5109) está configurada para crear sustitutos, cada vez que grabás las variantes de un producto el sistema arma un grupo con todas ellas. Ese grupo:

• tiene como número el código interno del producto;
• se borra y se vuelve a crear en cada grabación: lo que le cambies a mano en Productos Sustitutos se pierde la próxima vez que alguien grabe las variantes;
• pisa cualquier grupo que hayas cargado a mano con ese mismo número;
• al borrar una combinación se borra entero, y no vuelve hasta que se grabe otra combinación del producto.

Si usás esta opción, no cargues a mano grupos de números altos: pueden coincidir con el código interno de un producto. La opción se configura en Atributos de Programas (gen1141) y puede estar activa sólo para algunos usuarios. El resto de esa pantalla está en Variedades de productos.

Paso 2 — Reemplazos

Inventarios → Configuracion → del Catalogo de Productos → Productos Sustitutos y Reemplazantes. Son cuatro pantallas para la misma información:

Pantalla	Arrancás por	Cargás en la grilla	Vale en
Productos Reemplazantes (sto5146)	el producto reemplazado	los que lo reemplazan	todo el sistema
Productos Reemplazantes Inverso (sto5156)	el producto reemplazante	los que reemplaza	todo el sistema
… Por Programa (sto5246)	programa + reemplazado	los que lo reemplazan	ese programa
… Por Programa Inverso (sto5256)	programa + reemplazante	los que reemplaza	ese programa

La directa y la inversa son la misma lista vista desde los dos lados: lo que cargás en una aparece en la otra, y si sacás un renglón en una, desaparece de la otra. Usá la que te resulte más cómoda: un producto discontinuado con un sucesor entra mejor por la directa; un producto nuevo que unifica varios códigos viejos, por la inversa.

Campo	Qué poner
PROGRAMA	Sólo en las pantallas por programa. El código del programa donde vale el reemplazo. Hoy los únicos que lo tienen en cuenta son Productos Sustitutos en Facturas Anticipadas (sto9114) y Cambio de Productos (sto5555 a sto5559, cada variante con su código).
Producto de la cabecera	Obligatorio. El reemplazado o el reemplazante, según la pantalla.
CODIGO (grilla)	Obligatorio al menos uno. Si la dejás vacía, avisa Debe ingresar al menos un producto a sustituir. Para dejar un producto sin reemplazos, borrá la ficha entera.
FECHA	No se carga: el sistema pone la fecha del día al agregar el renglón y la conserva después. No es una vigencia: el reemplazo vale desde que lo grabás, sin importar la fecha.

Con Ctrl-X exportás a Excel lo que ves en pantalla.

Si en las pantallas por programa inversas aparece no se leyo la tabla articulo art N, un renglón apunta a un producto que ya no está en el catálogo. Sacalo.

Dónde se usan

Productos Sustitutos en Facturas Anticipadas

Compras → Procesos → Productos Sustitutos en Facturas Anticipadas (sto9114).

Cambia el producto de renglones ya grabados por uno o varios sustitutos. Sirve cuando facturaste algo por adelantado y lo terminás entregando o recibiendo con otro producto.

1. Elegí EMP, el producto ORIGEN y el rango de FECHA (propone el último año).
2. El sistema trae los renglones de ese producto, en dos bloques:
   • C O M P R A S — facturas de compra de órdenes anticipadas;
   • V E N T A S — pedidos directos, facturas anticipadas y sus refacturaciones, remitos directos y de pedido, y devoluciones de remitos no facturados.
3. En el renglón que querés cambiar, entrá a MODIFICAR con HOME y cargá el o los productos sustitutos con su cantidad (hasta 14).
4. Grabá.

Qué productos acepta como sustituto del ORIGEN: los de su mismo grupo, los que lo reemplazan en general y los que lo reemplazan para este programa. Cualquier otro da el producto es incorrecto.

La cantidad tiene que cerrar exacto

El renglón se cambia sólo si los sustitutos suman exactamente lo que tenía el original, tanto en la cantidad cargada como en la de stock y en las unidades alternativas. Si el sustituto tiene otro factor de conversión, las cuentas pueden no cerrar y el renglón no se cambia, sin aviso. Pasarse del total avisa la suma no puede ser superior a ….

Qué renglones no aparecen:

• los de otra variante del producto;
• los que ya tienen algo aplicado encima: por ejemplo, un pedido que ya se remitió en parte;
• los que aplican a más de un comprobante, que se avisan con … tiene mas de una aplicacion por renglon.

El control de costo bloquea

Si el comprobante ya entró en un cierre de costo, el sistema compara el costo de cierre de ese mes del producto original con el de cada sustituto. Si no son iguales, muestra en el anio N mes N el producto X tiene costo … y el producto Y tiene costo … y no graba nada.

Es a propósito: cambiar el producto de un comprobante ya costeado mueve el resultado. Si igual hay que hacerlo, hablá con quien administra el sistema. Hay una opción de configuración para saltear este control.

Qué cambia al grabar:

• el renglón original se reemplaza por uno por cada sustituto; el primero conserva el número de renglón y los demás van al final del comprobante;
• si el renglón aplicaba a otro comprobante (una factura anticipada a su pedido, por ejemplo), la aplicación pasa a los sustitutos: el pendiente del otro comprobante queda cumplido con otro producto.

Unidades alternativas al partir un renglón

Si repartís un renglón entre dos o más sustitutos y el producto maneja unidades alternativas, cada renglón nuevo queda con las unidades alternativas del renglón original completo. Revisalas en el comprobante después de grabar.

Aplicar pendientes de otro producto del grupo

Al aplicar un comprobante a otro (un remito a un pedido, por ejemplo), la ayuda de pendientes puede traer también los pendientes de los productos del mismo grupo de sustitutos. Se activa por par de comprobantes, en Configuracion General → de Comprobantes → Relaciones → Aplicaciones de Inventarios (gen2001), con SUSTITUTO en Con Sustitutos. En Sin Sustitutos, que es lo que viene, sólo trae pendientes del mismo producto.

Usa sólo los grupos, no los reemplazos. Ver Relaciones entre comprobantes.

Transferencias automáticas de tipo Sustituto

Un comprobante puede generar solo otro comprobante de transferencia. Eso se configura en Comprobantes Asociados a Talonarios (gen1128), en Cbte Transf. Uno / Dos / Tres. Si ahí la Relacion es Sustituto, cada renglón del comprobante generado lleva el producto que reemplaza el cargado, según los reemplazos generales.

• Si el producto reemplaza a varios, toma el de fecha de carga más vieja.
• Si no reemplaza a ninguno, avisa No se encontro sustituto para X y el renglón sale con el mismo producto.

Usa sólo los reemplazos generales: ni los grupos ni los reemplazos por programa.

Stock Disponible para la Venta agrupado por sustitutos

Ventas → Stock Disponible para la Venta (sto7777), con TIPO en Por Sustitutos: muestra un renglón por grupo, con la descripción del grupo y la suma del stock, los pendientes y el saldo de todos sus productos. Sirve para ver si hay mercadería equivalente aunque no haya del producto puntual.

• Los productos que no están en ningún grupo no aparecen en esta vista.
• Si los productos del grupo usan unidades de stock distintas, elegí la unidad en Filtros. Si no, las cantidades se suman tal cual.
• Si un producto está en dos grupos, la consulta se cierra (ver el aviso del paso 1).

El resto de la consulta está en Stock disponible para la venta.

Cambio de Productos

Inventarios → Procesos → Cambio de Productos - Baja Y Alta de Stock → Cambio de Productos - Normal (sto5555).

Con una sola relación cargada, todo cambio tiene que ser entre sustitutos

Apenas existe un grupo o un reemplazo en todo el sistema —de cualquier producto—, esta pantalla sólo acepta como producto destino un sustituto del producto origen: uno de su mismo grupo o uno que lo reemplace. Para cualquier otro producto avisa el producto es incorrecto, aunque ese producto no tenga ningún sustituto cargado.

Si empezás a cargar sustitutos y en tu empresa se usa el cambio de productos entre productos cualesquiera, avisale antes a quien lo usa.

Vale para las cinco variantes del cambio de productos. Ver Cambio de productos.

Buscar un sustituto con la tecla de ayuda

En los campos que piden un sustituto, la tecla de ayuda abre Catalogo de Productos Sustitutos. Esa lista tiene dos limitaciones:

• Con un solo reemplazo cargado en el sistema, deja de mostrar los grupos. Arma la lista con los reemplazos y sólo usa los grupos si no hay ningún reemplazo cargado.
• Un producto del mismo grupo que además reemplaza a otro producto puede no aparecer.

Tipeando el código directamente funciona: el sistema acepta cualquier producto del grupo o que reemplace al original, aunque no lo veas en la lista.

Modificar y borrar

En todas las pantallas, al grabar una modificación se borra la lista anterior y se graba la que ves: lo que sacaste de la grilla deja de existir.

Borrar elimina el grupo o la lista de reemplazos entera. No controla si se está usando en algún lado. Alta, modificación y baja piden permiso sobre el programa.

Problemas frecuentes

La consulta de Stock Disponible para la Venta se cierra con se encuentra en mas de un grupo de sustitutos. Hay un producto en dos grupos. El mensaje dice cuál: abrí Productos Sustitutos, buscalo y sacalo de uno. Si usás grupos automáticos de variedades, fijate si la variante quedó en el automático y en uno manual.

En Cambio de Productos no me deja elegir el producto destino: el producto es incorrecto. Hay al menos un grupo o reemplazo cargado en el sistema, y el destino no es sustituto del origen. Cargá la relación entre esos dos productos o, si no corresponde, hablá con quien administra el sistema.

La ayuda de sustitutos no muestra un producto que está en el grupo. Probablemente hay reemplazos cargados, y la lista los prioriza sobre los grupos. Tipeá el código: lo acepta igual.

En Productos Sustitutos en Facturas Anticipadas no aparece el comprobante que busco. Revisá que sea de uno de los tipos que trae, que esté dentro de las fechas, que sea de la misma variante y que no tenga nada aplicado encima.

Cargué los sustitutos pero el renglón no cambió. Las cantidades no cierran exacto: seguramente el sustituto tiene otro factor de conversión. Revisá la cantidad en unidades de stock.

Aparece el producto X ya se encuentra en el grupo N al grabar un grupo. Grabó igual. Sacá el producto de uno de los dos grupos, o se va a cerrar la consulta de stock por sustitutos.

Un grupo que armé a mano desapareció o cambió. Si se usan grupos automáticos de variedades, el grupo con el número del código interno de un producto se regenera al grabar sus variedades. Cargá tus grupos con otros números.

Preguntas frecuentes

¿Qué uso, un grupo o un reemplazo? Un grupo cuando los productos son intercambiables entre sí y querés verlos juntos o aplicarlos entre ellos. Un reemplazo cuando uno viene a ocupar el lugar de otro.

¿Para qué sirve la fecha del reemplazo? Registra cuándo se cargó cada renglón. No limita desde cuándo vale.

¿El reemplazo por programa anula al general? No se anulan: donde se usan los dos, alcanza con que el producto esté en cualquiera. Pero en la lista de la tecla de ayuda, si el programa tiene reemplazos propios, se muestran sólo esos.

¿Puedo tener sustitutos distintos por empresa? No. Grupos y reemplazos valen para todas las empresas.

Ver también

Ver documentación Técnica

• Maestro de productos — el catálogo y sus variantes.
• Variedades de productos — la pantalla que arma los grupos automáticos.
• Relaciones entre comprobantes — la opción Con Sustitutos al aplicar y las transferencias automáticas.
• Grupos de Productos Sustitutos (sto1118) — ayuda de la pantalla.
• Productos Reemplazantes (sto5146) y su inversa (sto5156).
• Reemplazantes por Programa (sto5246) y su inversa (sto5256).
• Productos Sustitutos en Facturas Anticipadas (sto9114).
• Stock Disponible para la Venta (sto7777).