Alta de usuarios, grupos y permisos

Dar de alta a alguien no termina en la pantalla de usuarios. Un usuario recién creado entra, pero no puede hacer casi nada: no abre los programas controlados, no ve ninguna empresa, ningún depósito, ninguna impresora y no puede emitir ningún comprobante. Todo eso se habilita después, y se habilita por grupo.

Esta ficha recorre el alta completa, en el orden en que conviene hacerla.

La idea: los permisos van al grupo

En Eternum los permisos no se le dan a una persona: se le dan a un grupo, y la persona tiene lo que tienen sus grupos.

• Un grupo es una función: “Facturación”, “Compras”, “Tesorería”, “Supervisor de depósito”. Se arma una vez, con todos sus permisos.
• Cuando entra alguien nuevo, lo sumás a los grupos que corresponden y listo.
• Cada usuario tiene además un grupo propio, con su mismo código, que el sistema crea solo al grabarlo. Sirve para darle a esa persona algo puntual que no tiene su grupo. Por eso las pantallas de permisos piden USUARIO / GRUPO: aceptan las dos cosas.

Armá los grupos antes que los usuarios

Si la empresa ya tiene sus grupos por función, el alta de una persona son cinco minutos. Si cada usuario se configura a mano, a los seis meses nadie sabe por qué alguien tiene acceso a algo.

Los códigos de grupo van por debajo de 1000. Los usuarios arrancan en 1000 en adelante, justamente para no pisarse con los grupos.

Paso a paso

1. Crear el usuario

gen8508 — Configuración General → de Seguridad → Mantenimiento de Usuarios → Usuarios

Campo	Qué poner
CODIGO	Dejalo en 0 y el sistema propone el primer código libre desde 1000.
Nombres y Apellidos	Obligatorio. Se graban con mayúscula inicial. Completo se arma solo.
Usuario	El login. Usá su correo electrónico: es obligatorio para entrar por la plataforma web (ver abajo). No puede repetirse. Se graba siempre en minúsculas, aunque lo escribas con mayúsculas.
Contraseña	Sólo en instalaciones locales. En la nube el campo no se deja cargar.
Blanquear	En la nube, para que el sistema le genere una clave nueva y se la mande por correo. Sólo se puede tildar si el usuario tiene login y está Activo. Arranca siempre desmarcado.
Celular Verificador	Ídem: sólo en instalaciones locales.
Vendedor, Zona, R. Administrativo, R. Tecnico, Comprador	El rol comercial de la persona, si tiene. Con Filtra en Sí, sólo trabaja sobre los clientes de ese vendedor, zona o responsable.
Supervisor	El usuario o grupo que lo supervisa.
Contacto	El contacto de la agenda que corresponde a esta persona, si existe.
Activo	Sí.

Al pasar por Permisos, en el alta se abre solo el recuadro PERMISOS:

Opción	Qué controla
Regraba Comprobantes Aplicados	Deja modificar comprobantes que ya tienen aplicaciones.
Regraba Comprobantes Electronicos	Deja modificar comprobantes ya autorizados electrónicamente.
Ver Movimientos Normales / Control	Qué tipo de movimientos ve. Vienen en Sí; sólo los cambia un administrador habilitado.
Administrador WEB	Lo hace administrador de la instalación en la plataforma web.
Administrador ETERNUM	Saltea casi todos los controles de permisos. Sólo lo puede tildar un administrador habilitado.
En Permisos Predomina el	No tiene efecto: hoy el sistema no lo usa.

Las dos “Regraba” y Administrador ETERNUM duran un día

El sistema las apaga solas la primera vez que la persona entra al día siguiente. Son para destrabar algo puntual, no una configuración permanente. Si alguien “perdió” el permiso de un día para el otro, es eso.

La marca Filtra cambia lo que ve

Con Filtra en Sí, la persona sólo ve sus clientes. Si se activa sin avisarle, reporta que “desaparecieron clientes”. Destildarlo rige recién cuando cierra y vuelve a abrir el programa.

En la nube: el acceso le llega por mail

En las instalaciones en la nube, al grabar aparece Verificando usuario en Firebase y el usuario se da de alta en la plataforma web con su correo. Ahí mismo se le envía el acceso, y en su primer ingreso le aparecen dos tareas de bienvenida (instalar EternumPRO como aplicación y ajustar el tamaño de pantalla).

Si el login no es un correo, no se crea en la plataforma

El sistema avisa El login deberia ser una cuenta de correo electronico pero deja grabar. En la nube, ese usuario no se da de alta en la plataforma y nunca recibe el acceso, sin ningún otro mensaje. Corregí el login y volvé a grabar.

2. Sumarlo a sus grupos

gen8610 — Configuración General → de Seguridad → Mantenimiento de Usuarios → Grupos Habilitados x Usuarios

Elegís el USUARIO y cargás en la grilla los GRUPO a los que pertenece. Lo mismo se puede hacer desde el grupo, en gen8510 (Usuarios por Grupos), cargando la persona en la lista.

Columna	Qué poner
GRUPO	El grupo. Su grupo propio no aparece en la lista, pero sigue estando.
F. HASTA	Opcional. Hasta cuándo pertenece: para reemplazos, licencias, proyectos.

La fecha hasta vence con el primer ingreso del día siguiente

La pertenencia no se corta a medianoche: se borra cuando el primer usuario del sistema entra el día después de la fecha. Hasta ese momento sigue valiendo.

Si el grupo todavía no existe, se crea en gen8509 (Configuración General → de Seguridad → Mantenimiento de Usuarios → Grupos): código menor a 1000, descripción y Activo.

3. Darle permisos al grupo (o al usuario)

gen1000 — Configuración General → de Seguridad → Mantenimiento de Permisos → Permisos por Usuarios

Elegís el USUARIO / GRUPO y entrás con ZOOM a cada bloque. Cada bloque graba por su cuenta.

Bloque	Qué habilita	Si no cargás nada
Por Programa	Qué pantallas abre y qué puede hacer en cada una: Cons, Alta, Modi, Baja y las operaciones especiales.	No abre ningún programa controlado.
Por Empresa	En qué empresas opera.	No ve ninguna empresa.
Por Comprobantes	Qué comprobantes y talonarios consulta, emite, modifica o borra.	No puede operar ningún comprobante.
Por Deposito / Por Grupo de Deposito	Sobre qué depósitos trabaja.	No ve ningún depósito.
Por Impresora	Qué impresoras usa.	No puede imprimir.
Por Cuentas Contables	Qué cuentas puede imputar.	No puede imputar ninguna cuenta.
Por Sucursal, Por Unidad de Negocio, Por Area de Negocio	El corte organizativo.	No le acepta ninguna.
Por Balanza de Pesajes	Con qué balanzas pesa.	No le acepta ninguna.
Por Grupo de Empresas	Grupos de empresas en las consultas que los piden.	No le acepta ninguno.
Por Tipo de Cta Cte	Qué grupos de tipos de cuenta corriente usa.	No restringe: es el único eje que sin carga deja todo.

Si los grupos ya tienen sus permisos, este paso no hace falta para la persona nueva: alcanza con el paso 2. Usalo sobre su usuario sólo para lo que tenga distinto de su grupo.

COPIAR pisa al de abajo, no al de arriba

En el bloque C O P I A R de esta pantalla, el origen es el usuario o grupo de arriba y el destino es el que cargás en COPIAR. Al confirmar con F5, el destino pierde todos sus permisos y queda con una copia exacta de los del origen. Para copiarle a la persona nueva los permisos de un compañero: arriba el compañero, en COPIAR la persona nueva.

F3 en esta pantalla borra todos los permisos

Dar de baja en gen1000 borra todos los permisos del usuario o grupo de pantalla, en todos los bloques a la vez.

4. Lo que no está en gen1000

Según el puesto, puede hacer falta además:

Si la persona…	Dónde
Factura al público desde una caja	pvusuario — Ventas → Configuración → Puntos de Ventas → Puntos de Ventas por Usuarios. Sin punto de venta no entra a facturar.
Necesita cargar en un período cerrado	cnt5112 — Configuración General → de Seguridad → Apertura / Cierre de Módulos por Usuarios.
Da de alta o modifica clientes y proveedores	ccg1136 — Configuración General → de Entidades → Permisos por Tipos de Entidades.
Da de alta o modifica productos	sto1136 — Configuración General → de Inventarios → Permisos por Tipos de Productos.

5. Verificar antes de avisarle

gen8012 — Configuración General → de Seguridad → Mantenimiento de Usuarios → Consulta de Permisos Por Usuario / Comprobante

Elegís empresa y usuario, ponés los filtros en Con Permiso y ves qué comprobantes puede dar de alta, modificar y borrar. Es la forma rápida de confirmar que el alta quedó completa. Al revés, quién puede operar un comprobante, está en gen8013.

Cómo se combinan los permisos de varios grupos

• Programas: se suman. Alcanza con que un grupo tenga el tilde.
• Comprobantes: gana la fila más específica. Lo cargado para un talonario pisa lo cargado para el comprobante, y eso pisa lo cargado para la empresa. Y lo cargado en el usuario pisa lo de sus grupos.
• Depósitos, cuentas contables, sucursales, balanzas: alcanza un grupo que lo habilite, pero un grupo que lo tenga en No lo bloquea, aunque otro lo tenga en Sí.

Un permiso de más no se nota hasta que se usa

Nadie reclama por tener acceso de sobra. Cuando copiás de otro usuario, revisá los ejes delicados: comprobantes, cuentas contables y empresas.

Dar de baja a una persona

No se borra: se desactiva. Poné Activo en No en gen8508. Al abrir cualquier programa le aparece el usuario N - ... no esta activo, y en la nube además pierde el acceso a la instalación.

Borrar el usuario no es equivalente: sus permisos y grupos quedan cargados sin dueño (y los hereda cualquiera que se cree después con el mismo código), y en la nube no le saca el acceso a la plataforma.

Mensajes del sistema

Mensaje	Qué pasó
el login ya existe para el usuario N	Ese login lo tiene otro usuario.
El login deberia ser una cuenta de correo electronico	Aviso: deja grabar, pero en la nube no se crea en la plataforma.
el usuario N no esta definido en el sistema	El usuario no existe (o se borró).
el usuario N - ... no esta activo	Está desactivado.
no tiene acceso al programa ... !!!	Ninguno de sus grupos tiene Cons en ese programa. Cierra el programa.
operacion ALTA no permitida sobre el programa ...	Sus grupos tienen Cons pero no Alta (o Modi, Baja) en ese programa.
no tiene acceso al comprobante N N N !!!	No tiene Cons en ese comprobante y talonario.
La empresa es incorrecta	La empresa no está habilitada para ninguno de sus grupos.
el deposito no esta habilitado por usuario	Ningún grupo tiene el depósito, o alguno lo tiene en No.
la impresora no esta habilitada por usuario	Ningún grupo tiene esa impresora.
la cuenta no esta habilitada para el usuario	Ningún grupo tiene la cuenta, o alguno la tiene en No.
el usuario / grupo a copiar no debe ser nulo	En gen1000, F5 sólo copia: falta el destino.
el origen no puede ser igual al destino	En gen1000, el de arriba y el de COPIAR son el mismo.
El usuario N - ... ya tiene grupos asociados	En gen8610, el usuario de COPIAR ya tiene grupos: no se le copió nada.

Problemas frecuentes

El usuario nuevo entra pero no le abre ningún programa. No pertenece a ningún grupo con permisos sobre programas, o sus grupos no tienen Cons. Revisá el paso 2 y, en el grupo, el bloque Por Programa de gen1000.

Le abre la pantalla pero la empresa le dice La empresa es incorrecta. Falta el bloque Por Empresa para alguno de sus grupos.

En el comprobante no le aparecen los depósitos (o las impresoras). Sin carga, esos ejes no muestran nada. Habilitalos en Por Deposito y Por Impresora.

Copié los permisos de un compañero y el compañero quedó sin nada (o con los del nuevo). Se cargó al revés: en gen1000 el de arriba es el origen y el de COPIAR el destino. Volvé a copiar desde quien tenga los permisos correctos.

Le di el permiso y sigue sin dejarlo. Cerrá y volvé a abrir el programa. Si sigue, fijate si otro de sus grupos lo tiene en No (pasa con depósitos y cuentas), o si en comprobantes hay una carga más específica que la tuya.

En la nube nunca le llegó el acceso. Revisá que el login sea un correo válido y volvé a grabar el usuario.

Se olvidó la clave (en la nube). Abrí el usuario, tildá Blanquear y grabá. El sistema le genera una clave nueva y se la manda al correo del login. Si el tilde no se deja marcar, al usuario le falta el login o no está Activo.

Ayer podía modificar comprobantes aplicados y hoy no. Las marcas Regraba y Administrador ETERNUM se apagan solas al día siguiente. Hay que volver a tildarlas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo darle un permiso a una persona sin tocar su grupo? Sí: en gen1000 elegí su usuario en lugar del grupo. Usalo para excepciones; si se repite, armá un grupo.

¿Cómo doy de alta a alguien igual que otro? Sumalo a los mismos grupos en gen8610. Si el otro tiene además permisos propios, copialos en gen1000 con el otro arriba y la persona nueva en COPIAR.

¿Puedo hacer que alguien pertenezca a un grupo sólo por un tiempo? Sí, con F. HASTA en gen8610 o gen8510.

¿Dónde veo a qué tiene acceso una persona? Sus grupos en gen8610; sus comprobantes en gen8012.

Ver también

Ver documentación Técnica

• Permisos de depósitos por usuario — el eje de depósitos en detalle.
• Depósitos por comprobante — lo que el comprobante restringe además del usuario.
• Usuarios, Grupos de Usuarios, Grupos Habilitados por Usuarios, Permisos por Usuarios y Grupos — la ayuda de cada pantalla.
• Programas del Sistema y Permisos por Programas — los permisos vistos desde el programa.
• Menúes personalizados — qué ve cada usuario en el menú, que no es lo mismo que lo que puede hacer.
• Puntos de Ventas por Usuarios — la caja de Facturación al Público.