Dar de alta un comprobante nuevo

Poner un comprobante nuevo en funcionamiento son tres altas en tres pantallas distintas, siempre en el mismo orden, más la configuración que va después. Si falta una, el comprobante no aparece cuando lo buscás y el mensaje que ves no siempre dice cuál falta.

Esta ficha es el mapa. El detalle de cada pantalla está en las fichas que se enlazan al pie.

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Los tres niveles

Nivel	Qué define	Alcance	Programa
Tipo de comprobante	qué es — «Factura A», «Remito», «Recibo»	toda la instalación	gen1108
Talonario	cómo se numera — mínimo, máximo, próximo número	por empresa	gen1127
Comprobante asociado a talonario	cómo se comporta — casi todo lo demás	por empresa	gen1128

Los dos primeros son maestros chicos, de cinco o seis campos. El tercero es el grande: ahí están los datos fiscales, el efecto sobre el stock, el signo en cuenta corriente, las señales de facturación, los valores por defecto y las relaciones con otros comprobantes.

El tipo de comprobante no tiene empresa

El código de comprobante es el mismo en todas las empresas de la instalación. Lo que cambia por empresa es el talonario y la asociación. Por eso el paso 1 se hace una sola vez y los pasos 2 y 3 se repiten en cada empresa.

Un talonario puede servir a varios comprobantes

La asociación se carga por la terna empresa + comprobante + talonario, así que el mismo talonario puede colgar de más de un tipo. Sirve para dos casos opuestos: darle numeración propia a cada letra fiscal, o hacer que dos tipos distintos compartan un correlativo único.

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Paso 1 — El tipo, en gen1108

Menú: Configuracion General → de Comprobantes → Configuracion → Comprobantes

Seis campos. Los que importan:

Campo	Qué poner
CODIGO DE COMPROBANTE	Obligatorio. El número con el que se lo va a nombrar en todo el sistema.
Descripción	Obligatoria. El nombre completo, el que se ve en las pantallas.
Abreviatura	Obligatoria. Diez caracteres, la que entra en las columnas de los reportes.
Operación Financiera	Qué representa a efectos de estadística: No Incide, Unidad de Compras, Unidad de Ventas o Unidad de Stock.
Definido	La clase interna del comprobante. Es lo que hace que el sistema lo reconozca como factura, remito o recibo.
Habilitado	Si se puede seguir emitiendo.

El «Definido» no es una etiqueta

Es lo que le dice al sistema qué clase de documento es. Con el «Definido» equivocado el comprobante se carga, se numera y se imprime, pero no mueve lo que tiene que mover: no entra al libro de IVA, no descuenta stock, no aparece en la consulta que debería.

Al pie está el bloque COPIAR, que replica la configuración sobre un código nuevo. El destino tiene que no existir: si existe sale ya hay datos para el com N y no pisa nada.

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Paso 2 — El talonario, en gen1127

Menú: Configuracion General → de Comprobantes → Configuracion → Talonarios

Campo	Qué poner
EMPRESA	Obligatoria.
TALON	Obligatorio. El código del talonario dentro de esa empresa.
Descripción completa	Obligatoria.
Número Admisible Mínimo / Máximo	El rango permitido. Propone 1 y 999.999.999.
PROXIMO NUMERO a Utilizar	El número que va a llevar el próximo comprobante. Propone 1.
Talón Asociado	El talonario cabecera del grupo de numeración compartida. Si lo dejás vacío se completa con el propio código.

Talón Asociado y numeración compartida

Es el campo que más confusión genera y el que más conviene entender antes de tocarlo.

Los talonarios que apuntan al mismo Talón Asociado forman un grupo, y el grupo avanza junto: cada vez que se emite un comprobante con cualquiera de ellos, el próximo número sube en todos. Sirve para que dos o tres talonarios distintos nunca repitan un número entre sí.

Consecuencias prácticas:

• El Próximo Número sólo se puede editar en el talonario cabecera. En los miembros el campo se saltea.
• Al cargar el número en la cabecera, se replica a todos los miembros.
• La grilla TALONES ASOCIADOS de abajo muestra quiénes son los miembros y en qué número está cada uno. Es sólo lectura.
• Un talonario suelto es, técnicamente, cabecera de un grupo de uno. No hay nada que hacer con él.

Tocar el próximo número repite o saltea

Bajarlo hace que se vuelvan a emitir números ya usados. Subirlo deja huecos, que después hay que justificar. Y si el talonario tiene asociados, el cambio se propaga a todos. No se ajusta sin motivo y sin dejarlo anotado.

El máximo frena la facturación

Cuando la numeración llega al tope, el programa corta con el talonario ingresado esta completo y se sale. No es un aviso: no se puede seguir. Conviene mirar cuánto falta antes de que pase, no cuando ya frenó.

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Paso 3 — La asociación, en gen1128

Menú: Configuracion General → de Comprobantes → Configuracion → Comprobantes Asociados a Talonarios

Se carga la terna EMPRESA + COMPROBANTE + TALONARIO y se completan los siete paneles. Qué controla cada uno está en Parámetros por comprobante y talonario.

Lo mínimo para que grabe:

• Descripcion de Uso e Impresion, en el panel General. La descripción de uso es la que se ve en todos los F1 de talonario del sistema.
• Sucursal, también en General. Si la sucursal cargada no existe, el programa corta con no se leyo la sucursal y se sale: hay que volver a entrar.
• Signo, Letra y Definido, que son los que le dan sentido contable y fiscal.

El «Definido» aparece dos veces

Uno está en el tipo de comprobante (gen1108) y otro en la asociación (gen1128, panel Fiscales). Al cargar la asociación se propone el del tipo, pero el que manda en el día a día es el de la asociación. Cambiarlo ahí hace que ese talonario se comporte distinto del resto de su tipo, y a veces eso es exactamente lo que se busca.

Al pie hay un bloque COPIAR igual que en las otras dos pantallas, que replica la configuración completa sobre otra terna. Es la forma práctica de dar de alta la letra B a partir de la A, o de replicar un comprobante en otra empresa.

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El orden importa, y el sistema lo controla

En el alta el orden es tipo → talonario → asociación, y en la baja es al revés:

No se puede borrar un talonario que tenga comprobantes asociados. Sale el talonario tiene comprobantes asociados. Primero se borra la asociación en gen1128.

No se puede borrar una asociación que tenga movimientos. Sale el comprobante talonario posee movimientos. Con un solo comprobante emitido alcanza. Cuando lo que se quiere es sacar de circulación, la salida es poner Habilitado en No, no borrar.

Deshabilitar no borra, y está bien

Un comprobante o un talonario deshabilitado deja de ofrecerse en las pantallas de carga, pero todo lo emitido sigue existiendo y se sigue consultando. Es la forma correcta de retirar un comprobante.

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Cómo se numera cada comprobante

El talonario tiene una Tipo de Numeracion (panel General de gen1128), con dos opciones.

Automática

El sistema toma el próximo número del talonario al confirmar y lo avanza en uno, junto con todos los talonarios asociados. El operador no lo escribe.

Manual

El operador escribe el número. Se valida contra el rango del talonario:

Mensaje	Qué pasó
el numero es incorrecto	Se dejó en cero o en negativo.
el numero no esta dentro del rango correspondiente	Está fuera del mínimo o del máximo del talonario.
el comprobante ya existe	Ese número ya se emitió con ese comprobante y talonario.

El «mínimo» sólo actúa en numeración manual

En automática el correlativo arranca del Próximo Número, no del mínimo. El mínimo es un control de tipeo para la carga manual.

Qué pasa al anular

Depende de la señal Rev. Numero Talon del panel General:

• Si está en No, el número no vuelve nunca: siempre queda hueco.
• Si está en Sí, el número vuelve sólo si el comprobante anulado es el último emitido. Anular uno del medio deja hueco igual.

El hueco de numeración no se recupera solo

No hay proceso que rellene un número saltado. Si el hueco tiene que justificarse ante una fiscalización, hay que anotarlo cuando pasa, no descubrirlo en el control anual.

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El comprobante no me aparece — la lista de causas

Es la consulta de soporte más frecuente después de un alta. El sistema controla dos niveles, y el mensaje que ves depende de cuál falló.

Cuando falla el tipo de comprobante

Mensaje	Qué revisar
comprobante no habilitado	El campo Habilitado en gen1108.
comprobante no tiene talonarios asociados habilitados	Falta el paso 3: no hay ninguna asociación cargada para esa empresa. También sale si el programa espera un efecto de stock (entrada o salida) que ningún talonario del comprobante tiene.
el definido es incorrecto	El Definido del tipo no es el que esa pantalla espera.
el super definido es incorrecto	Ídem, pero contra una familia de definidos en vez de uno solo.
comprobante no habilitado por programa	Falta habilitarlo en Relaciones → Por Programas (gen3000).
comprobante no habilitado por usuario / grupo	Falta habilitarlo en Relaciones → Por Usuarios / Grupos (gen1000).

Cuando falla el talonario

Mensaje	Qué revisar
talonario no habilitado	El campo Habilitado de la asociación en gen1128.
talonario control - el usuario no tiene permiso	El talonario está marcado como Es de Control y el usuario no tiene el permiso «Ver Movimientos Control».
talonario normal - el usuario no tiene permiso	Al revés: el talonario es normal y al usuario le falta «Ver Movimientos Normales».
talonario el definido es incorrecto	El Definido del panel Fiscales no es el que la pantalla espera.
talonario el super definido es incorrecto	Ídem, contra una familia de definidos.
talonario el efecto de stock es incorrecto	El Efecto Productos del panel Inventarios / Facturación no coincide con lo que hace esa pantalla (una que saca stock no acepta un talonario de entrada).
talonario no habilitado por programa	Falta el renglón en Relaciones → Por Programas.
talonario no habilitado por usuario / grupo	Falta el permiso en Relaciones → Por Usuarios / Grupos.
talonario con cai vencido	Tiene Usa Tabla con CAI en Sí y no hay CAI vigente para hoy. Se carga en Autorizaciones de Impresion → CAI - AFIP.

Un aviso que no siempre dice la verdad

comprobante no tiene talonarios asociados habilitados habla de talonarios «habilitados», pero el control de ese nivel no mira la señal Habilitado del talonario. Un comprobante cuyo único talonario está deshabilitado pasa este control y falla más adelante, con el mensaje talonario no habilitado. Si te aparece el segundo y no el primero, mirá la señal de la asociación.

En las consultas los permisos no filtran

Las pantallas de consulta se saltean los controles por programa y por usuario, y en el caso de talonario no habilitado muestran el aviso pero dejan seguir. Que un comprobante se vea en una consulta no quiere decir que se pueda emitir.

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Después del alta

Con los tres pasos hechos el comprobante ya se emite. Lo que sigue es configuración, y va en pantallas distintas:

• Todo lo que se parametriza por comprobante y talonario —cuentas corrientes, depósitos, listas de precio, impresoras, alícuotas, estados, regímenes— está en Relaciones → Por Comprobantes (gen2000), que reúne 38 dimensiones en una sola pantalla. Ver Parámetros por comprobante y talonario.
• Con qué otros comprobantes se relaciona —qué puede aplicar, qué lo cancela, qué lo revierte, qué se transfiere— está en Relaciones entre comprobantes.

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Preguntas frecuentes

Di de alta el tipo y el talonario y sigue sin aparecer. Falta el paso 3. El tipo y el talonario por separado no habilitan nada: lo que el sistema busca es la asociación de los dos.

¿Tengo que dar de alta el tipo en cada empresa? No. El tipo es único para toda la instalación. Lo que se repite por empresa es el talonario y la asociación.

Copié un comprobante y el destino no cambió. El bloque COPIAR sólo da de alta. Si el código de destino ya existe, sale ya hay datos para… y no toca nada. Para modificar uno existente hay que entrar en él.

¿Puedo cambiar el «Definido» de un comprobante que ya tiene movimientos? Se puede, y es peligroso. Los comprobantes emitidos quedaron grabados con la clase vieja y no se recalculan; los nuevos salen con la nueva. Las consultas que filtran por clase van a partir el histórico en dos. Si hay que hacerlo, conviene dar de alta un comprobante nuevo y deshabilitar el viejo.

Puse un talonario con Talón Asociado y ahora se me mueven los números de otro. Es lo que hace ese campo: todos los talonarios del grupo avanzan juntos. Si no era la intención, el Talón Asociado tiene que apuntar al propio código del talonario.

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Ver también

Ver documentación Técnica

• Tipos de comprobante y talonarios — el detalle de los pasos 1 y 2, campo por campo.
• Parámetros por comprobante y talonario — el paso 3 y las 38 dimensiones de configuración que vienen después.
• Relaciones entre comprobantes — qué puede aplicar a qué, cancelaciones, reversiones y transferencias.
• Grupos de comprobantes — cómo se juntan varios comprobantes bajo un código, con signo.
• Centros de emisión — el punto de venta fiscal que lleva cada talonario.
• Puntos de venta y centros de emisión — por qué son dos cosas distintas.